Cos'è un chargeback?
E’ la procedura bancaria che consente a chi ha effettuato un acquisto mediante carta di credito di contestare la transazione e stornare l’addebito di una somma.
Quali sono i motivi del chargeback?
La maggior parte dei chargeback avviene perché è passato del tempo dalla transazione e il titolare della carta non ricorda o non riconosce l'addebito. Altri casi possono essere dovuti allo smarrimento della carta, furto della carta ecc.
Come evitare un chargeback?
Grazie alla nuova normativa europea PSD2 entrata in vigore dal 01/01/2021, i rischi di chargeback si sono ridotti considerevolmente. Tuttavia per ridurre al minimo il rischio di chargeback ecco alcuni importanti passi da seguire:
La cosa più importante è rispettare le condizioni di prenotazione, non effettuare addebiti che non siano stati accordati con il viaggiatore e rispettare la politica di cancellazione e rimborso.
Se hai necessità di effettuare un addebito manuale utilizzando il BDP plus, è consigliabile farlo sempre con 3D Secure. In questo modo il pagamento avviene in sicurezza.
Le causali dell'addebito devono essere chiare, in modo che il viaggiatore non abbia dubbi e riconosca la transazione.
Nel caso in cui si faccia un addebito extra a quello inizialmente concordato con il viaggiatore (per notti extra, per qualche tipo di servizio aggiunto come culla, escursione, ecc.), deve essere molto ben specificato e spiegato al cliente via email in modo di avere tutto per iscritto nel caso in cui ci sia un reclamo successivo.
Si consiglia di conservare la documentazione della prenotazione:
- Voucher di Check in firmato dal titolare della carta.
- Scontrino degli addebiti firmati dal titolare della carta
- Schedina alloggiati inviata alla polizia
- E-mail o messaggi scambiati con il titolare della carta in cui si fa riferimento all'autorizzazione dell'addebito.
- Documento d'identità dell'ospite principale
Verificare sempre, al momento del check-in o prima, che il titolare della carta corrisponda al nome del viaggiatore nella prenotazione.
Ricordati di essere sempre trasparente con i tuoi viaggiatori in modo che abbiano tutte le informazioni a loro disposizione: fagli sapere via email quando viene effettuato un addebito e che AvaiBook sarà il gateway di pagamento utilizzato da te per gestire le prenotazioni, risolvi tutti i loro dubbi.
In questo modo, sia nei casi di malintesi che nei casi di chargeback, potremo dimostrare con prove tangibili che l'addebito è legale.
Seguendo queste pratiche e mostrandoti efficiente e corretto coi tuoi ospiti scoraggerai eventuali malintenzionati.
Come si contesta un chargeback?
AvaiBook si occuperà di contestare eventuali richieste di chargeback mediante la documentazione che abbiamo menzionato precedentemente e che ci dovrai inviare affinché il nostro dipartimento Backoffice possa occuparsene.
È importante tenere presente che AvaiBook non può rifiutare un chargeback. La procedura è contestarlo fornendo le prove del fatto che l'addebito è legale. Mediante la documentazione che ci fornirai dimostreremo che l'ospite ha usufruito dei servizi che gli sono stati addebitati e che il chergeback non è fondato.
Cosa succede se il titolare della carta non corrisponde all'ospite?
Questo punto è il più complicato da gestire quando si contesta un chargeback, perché bisogna dimostrare che il titolare della carta ha autorizzato l'addebito e ha accettato il pagamento e le condizioni della struttura, ma che il viaggiatore è un'altra persona (esempio: regali tra membri della famiglia, coppie, viaggi aziendali...).
Se sai in anticipo che l'ospite non è il titolare della carta, si consiglia di scriverlo nelle e-mail o nei messaggi scambiati. Un'altra opzione più formale è quella di inviare un documento di autorizzazione che il titolare della carta deve compilare e firmare.
Per esempio:
Il sottoscritto XXXX con cata di identità XXXX titolare della carta XXXX autorizzo l'addebito di XXX€ da parte di AVAIBOOK ONLINE SL (gateway di pagamento dell'alloggio XXXX) per la prenotazione del soggiorno di vacanza per il periodo tra XX/XX/20XX e XX/XX/20XX.
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