Si tienes una cuenta Líder o PRO en AvaiBook no sólo podrás tu trabajar en ella, si no que podrás darle acceso a tus colaboradores, trabajadores y clientes (propietarios). Puedes crear accesos restringidos con diferentes perfiles. De esta manera serán más autónomos y podrán consultar o realizar acciones sin que tengan que preguntarte.
Tipos de accesos y sus características:
👦 Propietario:
Este usuario tiene acceso a las secciones que tú habilites. Estas son: Calendario (bloquear y desbloquear períodos que ellos mismos como clientes hayan modificado), Reservas y/o Estadísticas. Solo puede ver la información referente a sus alojamientos, y nunca puede modificar la información a excepción del calendario).
👷Empleado:
Este usuario tiene habilitadas todas las secciones de AvaiBook, menos tus datos personales y de facturación. Tendrá acceso al uso de cualquier servicio contratado, pero no podrá realizar ninguna contratación de servicios ni acción que implique un gasto.
💻Técnico:
Este usuario tiene acceso a todo el menú de “Motor de reservas”, donde se encuentran las herramientas necesarias para integrar el motor de reservas en la web.
💰Contable:
Este usuario tiene habilitadas las secciones de "BDP", "Movimientos", "Facturas" y "Recibos", donde encontrará toda la información necesaria para gestionar la contabilidad de los alojamientos.
🚪Check in / out
Este usuario tendrá acceso al menú "Check in / out" para visualizar el calendario de sus tareas asignadas. No podrá modificarlas, pero sí marcarlas como pendientes o realizadas y escribir notas. También tendrá acceso a un resumen de la reserva sobre la que tendrá que trabajar.
¿Cómo creo perfiles de usuarios?
Tendrás que acceder desde el menú Mi cuenta -> Mis usuarios. Allí podrás escoger el que más se ajuste a tus necesidades. AvaiBook enviará un correo automático con una contraseña a cada uno de tus usuarios para que puedan acceder a su cuenta y trabajar contigo.
Lo primero que debes hacer es elegir qué tipo de usuario quieres dar de alta.
Crear un acceso de Propietario
El primer paso es crear el perfil del Propietario desde Mi cuenta > Mis propietarios.
Haz clic en Crear propietario.
Te llevará a una pantalla con tres apartados: Datos del propietario (1) en donde tendrás que asociarle los alojamientos que le correspondan, Datos de facturación (2) y Datos de pago y comisiones (3). Rellena todos los apartados que planteamos. Sobre todo, no te olvides de incluir los obligatorios, acompañados del asterisco.
💾 Recuerda guardar la información pestaña por pestaña
Después podrás darle acceso desde la sección Mis usuarios:
Selecciona el tipo de acceso Propietario (1) tendrás que escoger el cliente (2) escoger el tipo de acceso que quieres darle (3), lo siguiente es insertar su e-mail (4) y para finalizar pulsar el botón Crear (5). El propietario recibirá un email con la contraseña para acceder a AvaiBook. Deberá acceder desde la web https://www.avaibook.com/
Crear un Empleado, Técnico, Contable
Selecciona el tipo de acceso empleado, técnico o contable o check in/check out (1) tendrás que asignarle un nombre (2) e insertar su e-mail (3), para finalizar pulsa el botón Crear (4)
Crear un Empleado de check in/out
El primer paso es crear un perfil para este tipo de acceso en la sección
Planning> Check in / out > Gestionar personal:
Pulsa Crear empleado:
Te pediremos su nombre, su dirección de correo electrónico en caso de que quieras enviarle e-mails, el cargo (recepción o limpieza) y el alojamiento al que deberá acudir. También tendrás la opción de seleccionar: "Avisar" y "Auto asignar". A continuación explicaremos cada una de estas opciones.
Auto asignar: activa la asignación automática del las tareas al empleado. En el caso de seleccionar "Limpieza" y "Auto asignar", esta programación te obligará a que indiques cuándo quieres que la realice. Por ejemplo, si yo acostumbro a que la limpieza se realice dos horas después del Check-out de los viajeros, seleccionaré lo que aparece a continuación:
Avisar: Si seleccionas esta opción, el empleado recibirá cada mañana, a las 7 am, un correo electrónico con las tareas que tiene asignadas para los próximos tres días. Si no quieres que se realice de manera automática, recuerda que puedes enviar los correos manualmente desde la pantalla principal de Check in / out.
Puedes compartir un iCal con tus trabajadores para que vean sus tareas a modo de calendario. Una vez creado el empleado copia el enlace como mostramos en foto:
De esta manera, se generará un enlace que podrás compartir con tus empleados vía correo, SMS, o cualquier otro canal que consideres.
En este video te explicamos el paso a paso:
¿Qué verán mis usuarios si acceden a AvaiBook?
Acceso Propietario
✔️ El usuario "propietario" cuenta con varios tipos de acceso. Puedes seleccionar alguno o todos:
Calendario (bloquear y desbloquear periodos que solo los que él mismo haya bloqueado)
Reservas
Estadísticas
Comisiones: Si le diste acceso a reservas, podrás seleccionar que además pueda ver el importe de la comisión que marcaste como "comisión de la agencia" dentro de la ficha del cliente.
Solo puede ver la información referente a sus alojamientos, y nunca puede modificar la información a excepción del calendario).
❌ No tendrá acceso:
Desbloquear fechas bloqueadas por ti (usuario principal de la cuenta de AvaiBook)
Información interna de las reservas. Si le das acceso a reservas, podrá ver únicamente los datos que mostramos en el listado, no tiene acceso a información adicional de la reserva. No podrá crear ni cancelar reservas.
Comisiones generadas por el canal de procedencia de la reserva o por AvaiBook
En caso de que el Propietario quiera acceder a una de las secciones restringidas, el sistema le presentará este mensaje:
¿Cómo verá sus comisiones el propietario desde su acceso?
Acceso Empleado
Este tipo de usuario tendrá la posibilidad de acceder al uso de cualquier servicio contratado, pero no podrá realizar ninguna contratación de servicios ni acción que implique un gasto.
✔️Por ejemplo, podrá gestionar
el calendario 📆 y las reservas (crear, mover o eliminar reservas, bloquear o desbloquear fechas, etiquetar reservas, gestionar el check-in, etc.). Podrá desbloquear fechas que haya bloqueado él mismo.
las conversaciones ✉️ (crear plantillas de correos automáticos, enviar correos a los huéspedes, etc.);
tendrá acceso a la configuración del alojamiento 🏠(modificar tarifas y opciones de configuración, crear ofertas, gestionar fotos, descripciones y características);
podrá entrar en la sección de contabilidad 📒 (crear facturas y recibos y consultar los movimientos de tu cuenta, etc.);
tendrá acceso a la sección de sincronizaciones 🔄
tendrá acceso a la sección dedicada al motor de reservas 🌐 .
Además
tendrá acceso a las facturas recibidas 🧾 y
a la sección de "Mis clientes"🧍♂️, en la que están las fichas de los propietarios de los alojamientos que gestionas. No podrá modificar estos datos, pero sí verlos.
❌ No tendrá acceso
a la información de tus datos fiscales ni a tu cuenta corriente💶, no podrá modificar el umbral de cobro.
Tampoco podrá ver los accesos que has creado para otros colaboradores, ni hacer ninguna modificación de tu plan contratado.
No podrá validar los alojamientos con uno de los métodos de pago,
Ni contratar el módulo SMS.📩
En caso de que el Empleado quisiera entrar a una de las secciones restringidas, el sistema le presentará este mensaje:
A continuación os mostramos cómo verá el propietario su pantalla en AvaiBook:
Acceso Empleado Limpieza
Este tipo de empleado tendrá acceso restringido al menú Planning > check in check out:
✔️ Clicando en la Tarea asignada, el empleado de la limpieza solo puede visualizar ciertos datos.
Datos del huésped principal: nombre, apellido, mail, teléfono.(1)
Cuántos huéspedes se alojan (2)
Fechas de inicio/ fin de la reserva (3)
Origen de la reserva (4)
Ver las notas contenidas en esta tarea (5)
Puede efectuar las siguientes acciones:
Actualizar las notas (5)
Marcar la tarea como terminada (6)
Actualizar la información a nivel de ical (7)
Acceso Empleado recepción
Este tipo de empleado tendrá acceso restringido al menú Planning > check in check out:
✔️ Clicando en la Tarea asignada, el empleado de la recepción, además de acceder a toda la información que tiene el empleado de la limpieza, puede ver algunos datos más:
Ver la tarjeta encriptada del huésped
Puede revisar si los cobros asociados han ido a buen fin
Puede revisar los datos personales para el envío a las fuerzas de seguridad. Si no están cumplimentados, puede volver a solicitarlos enviando un correo o cumplimentarlos a mano.
❌ No podrá:
Efectuar cobros
solicitar cambio de tarjeta al viajero
Acceso Contable
Este usuario tiene habilitadas las secciones de "Movimientos" (1) y "Facturas" (2), donde encontrará toda la información necesaria para gestionar la contabilidad de los alojamientos.
✔️ En la sección Movimientos, el contable podrá visualizar los movimientos de cada reserva. Podrá utilizar varios filtros, según sus necesidades (si no usa ningún filtro, clicando en "buscar" verá todos los movimientos)
Una vez buscado el movimiento, el contable podrá averiguar si el importe está saldado a la cuenta del proprietario, y revisar las comisiones de cada movimiento:
Además en la parte de arriba a la derecha, podrá ver si existe un saldo disponible (que está listo para saldarse) (1), o un saldo en custodia (aún por saldar) (2).
❌ No podrá:
Exportar a Excel
Ver justificante de la reserva
✔️ En la sección Facturas podrá utilizar los filtros según sus necesidades (si no usa ningún filtro, clicando en "buscar" verá todos las facturas)
Una vez haya seleccionado las facturas que le interesan, el contable tendrá a disposición varias acciones:
Podrá visualizar la factura clicando en el simbolo del ojo e imprimirla clicando en la impresora. Además podrá borrar una factura con el simbolo de la papelera.
❌ No podrá:
Editar facturas
Crear factura
Exportar a Excel
Para finalizar, en la sección Mis datos > mis facturas, el contable podrá encontrar las facturas de las comisiones de AvaiBook o de contratación de servicios. No podrá exportarlas.
Acceso Técnico
Este tipo de usuario tendrá acceso a todo el menú Publicar, donde se encuentran las herramientas necesarias para integrar el motor de reservas en la web o en tus redes sociales.
✔️El Técnico podrá:
generar enlaces e iframe del motor de reserva ;
crear widget (botón, calendario, formulario, widget de consulta, widget de tarifas)
acceder a la sección API y gestionarlas;
acceder a las informaciones sobre los proveedores de páginas web.
❌ No podrá:
acceder a la sección de personalización del motor de reservas y de los alojamientos;
generar cupones;
ordenar los alojamientos;
acceder a cualquier otra sección del sistema.
A continuación os mostramos cómo verá el propietario su pantalla en AvaiBook: