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Mis usuarios: Acceso Check in / out

Perfiles de usuario: Recepción y Limpieza | Check in / out

Adriana Silva avatar
Escrito por Adriana Silva
Actualizado hace más de 2 semanas

Si has contratado un plan PRO o tienes un plan Líder, puedes dar acceso al sistema a tus empleados de recepción y limpieza con su propio correo y generaremos una contraseña para el acceso.


Con este sistema de accesos personalizados, cada trabajador podrá gestionar únicamente las tareas que le correspondan, manteniendo tu cuenta segura, organizada y sin exponer información sensible.


Cómo crear un empleado de Check in / out

Antes de dar acceso a tus empleados desde Mis usuarios, primero debes crearlos en la sección:
Planning > Check in / out > Gestionar personal

  1. Pulsa en Crear empleado.

  2. Completa la información solicitada:

    • Nombre del empleado

    • Dirección de correo electrónico (si quieres enviarle avisos automáticos)

    • Cargo: Recepción o Limpieza

    • Alojamiento/os al que estará asignado

Opciones adicionales:

  • Autoasignar: el sistema asigna automáticamente las tareas al empleado.

    • Ejemplo: si seleccionas Limpieza + Autoasignar, podrás indicar que la limpieza se realice siempre, por ejemplo, dos horas después del Check-out.

  • Avisar: el empleado recibirá cada mañana (7:00 am) un correo con las tareas programadas para los próximos 3 días.

    • Si no quieres que se envíe de forma automática, también puedes enviar los avisos manualmente desde la pantalla principal de Check in / out.

  • iCal compartido: Una vez creado el empleado, copia el enlace de su iCal y compártelo por email, SMS o cualquier otro canal para que vea sus tareas en formato calendario.

Importante:

Si has creado varios empleados dentro de estas secciones, no podrán compartir el mismo alojamiento en la misma tarea (ya sea recepción o limpieza).


Dar acceso desde Mis usuarios

Una vez creado el empleado en Check in / out, podrás darle acceso al sistema:

  • Desde su propia ficha de empleado (1), o

  • Desde la sección Mis usuarios (2).

Una vez creado el usuario, este aparecerá en la sección Usuarios Creados en Mis usuarios.
El sistema enviará de forma automática una contraseña al correo electrónico que hayas registrado, y tendrás que acceder a la página avaibook.com, clicar en el botón “Entra” e introducir su dirección de email junto con la clave recibida para acceder a su perfil de Check in / out.


Tipos de acceso y funcionalidades

Empleado de Limpieza

Este perfil tendrá acceso restringido al menú: Planning > Check in / out

✅ Al entrar en la tarea asignada, podrá ver:

  1. Datos del huésped principal: nombre, apellidos, email y teléfono

  2. Número de huéspedes

  3. Fechas de inicio y fin de la reserva

  4. Origen de la reserva

  5. Notas añadidas a la tarea

Podrá realizar estas acciones:

  • Actualizar notas en la tarea

  • Marcar la tarea como finalizada

  • Actualizar información a nivel de iCal


Empleado de Recepción

Este perfil también tendrá acceso restringido al menú: Planning > Check in / out

✅ Además de lo que puede ver el empleado de Limpieza, el usuario de Recepción podrá:

  • Ver la tarjeta encriptada del huésped

  • Revisar si los cobros asociados se han completado correctamente

  • Consultar los datos personales requeridos para las fuerzas de seguridad

  • Solicitar de nuevo esos datos al huésped por correo o cumplimentarlos manualmente en caso de estar incompletos

❌ No podrá:

  • Efectuar cobros

  • Solicitar cambio de tarjeta al viajero


Asignación de reservas al nuevo usuario

Una vez hayas creado el usuario, debes ir a la página principal de la sección Check in / out y asignar manualmente las reservas existentes.

  • Ten en cuenta que el sistema solo empezará a realizar la auto-asignación automática (si la tienes activada) para las nuevas reservas que entren a partir de la creación del usuario.

  • Para las reservas que ya estaban confirmadas en el sistema antes de crear el usuario, será necesario que las asignes manualmente.


Si el usuario te indica que no ve algunas reservas en su perfil, se debe a que no se le asignaron manualmente esas reservas previas. Una vez lo hagas, podrá visualizarlas correctamente en su acceso.


Aprende a tu ritmo y desde cualquier lugar. ¡Únete para crecer juntos!

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