Si has contratado un plan PRO o tienes un plan Líder, puedes dar acceso al sistema a tus empleados de recepción y limpieza con su propio correo y generaremos una contraseña para el acceso.
Con este sistema de accesos personalizados, cada trabajador podrá gestionar únicamente las tareas que le correspondan, manteniendo tu cuenta segura, organizada y sin exponer información sensible.
Cómo crear un empleado de Check in / out
Antes de dar acceso a tus empleados desde Mis usuarios, primero debes crearlos en la sección:
Planning > Check in / out > Gestionar personal
Pulsa en Crear empleado.
Completa la información solicitada:
Nombre del empleado
Dirección de correo electrónico (si quieres enviarle avisos automáticos)
Cargo: Recepción o Limpieza
Alojamiento/os al que estará asignado
Opciones adicionales:
Autoasignar: el sistema asigna automáticamente las tareas al empleado.
Ejemplo: si seleccionas Limpieza + Autoasignar, podrás indicar que la limpieza se realice siempre, por ejemplo, dos horas después del Check-out.
Avisar: el empleado recibirá cada mañana (7:00 am) un correo con las tareas programadas para los próximos 3 días.
Si no quieres que se envíe de forma automática, también puedes enviar los avisos manualmente desde la pantalla principal de Check in / out.
iCal compartido: Una vez creado el empleado, copia el enlace de su iCal y compártelo por email, SMS o cualquier otro canal para que vea sus tareas en formato calendario.
Importante:
Si has creado varios empleados dentro de estas secciones, no podrán compartir el mismo alojamiento en la misma tarea (ya sea recepción o limpieza).
Dar acceso desde Mis usuarios
Una vez creado el empleado en Check in / out, podrás darle acceso al sistema:
Desde su propia ficha de empleado (1), o
Desde la sección Mis usuarios (2).
Una vez creado el usuario, este aparecerá en la sección Usuarios Creados en Mis usuarios.
El sistema enviará de forma automática una contraseña al correo electrónico que hayas registrado, y tendrás que acceder a la página avaibook.com, clicar en el botón “Entra” e introducir su dirección de email junto con la clave recibida para acceder a su perfil de Check in / out.
Tipos de acceso y funcionalidades
Empleado de Limpieza
Este perfil tendrá acceso restringido al menú: Planning > Check in / out
✅ Al entrar en la tarea asignada, podrá ver:
Datos del huésped principal: nombre, apellidos, email y teléfono
Número de huéspedes
Fechas de inicio y fin de la reserva
Origen de la reserva
Notas añadidas a la tarea
Podrá realizar estas acciones:
Actualizar notas en la tarea
Marcar la tarea como finalizada
Actualizar información a nivel de iCal
Empleado de Recepción
Este perfil también tendrá acceso restringido al menú: Planning > Check in / out
✅ Además de lo que puede ver el empleado de Limpieza, el usuario de Recepción podrá:
Ver la tarjeta encriptada del huésped
Revisar si los cobros asociados se han completado correctamente
Consultar los datos personales requeridos para las fuerzas de seguridad
Solicitar de nuevo esos datos al huésped por correo o cumplimentarlos manualmente en caso de estar incompletos
❌ No podrá:
Efectuar cobros
Solicitar cambio de tarjeta al viajero
Asignación de reservas al nuevo usuario
Una vez hayas creado el usuario, debes ir a la página principal de la sección Check in / out y asignar manualmente las reservas existentes.
Ten en cuenta que el sistema solo empezará a realizar la auto-asignación automática (si la tienes activada) para las nuevas reservas que entren a partir de la creación del usuario.
Para las reservas que ya estaban confirmadas en el sistema antes de crear el usuario, será necesario que las asignes manualmente.
Si el usuario te indica que no ve algunas reservas en su perfil, se debe a que no se le asignaron manualmente esas reservas previas. Una vez lo hagas, podrá visualizarlas correctamente en su acceso.
Aprende a tu ritmo y desde cualquier lugar. ¡Únete para crecer juntos!