Neste artigo, explicamos como gerir uma reserva da Vrbo a partir do AvaiBook, seja para cancelar uma estadia, alterar as datas ou mudar o alojamento.
Através da Vrbo, podem surgir diferentes situações na gestão de reservas: o hóspede pode decidir cancelar a sua estadia ou você, como proprietário ou gestor, pode precisar de a alterar ou cancelar por algum motivo.
Tenha em atenção que, se efetuar um cancelamento sem ter recebido este pedido formal, a Vrbo refletirá a ação de forma negativa nas suas métricas de posicionamento, independentemente do motivo que selecionar.
A seguir, mostramos-lhe como proceder em cada caso para evitar incidentes e manter um bom desempenho nas suas métricas dentro da plataforma.
Cancelamento de uma reserva da Vrbo
É possível que o hóspede decida cancelar a sua reserva ou que tu, como proprietário ou gestor, tenha de o fazer por algum motivo.
Se um viajante o contactar diretamente para cancelar uma reserva, lembre-se de lhe dizer para enviar um pedido de cancelamento formal através da sua conta de viajante Vrbo. Tenha em atenção que se fizer um cancelamento sem ter recebido um pedido formal do viajante, esta ação irá refletir-se negativamente nas suas métricas de classificação da Vrbo, independentemente do motivo que selecionar.
Por isso, em seguida, fornecemos-lhe informações detalhadas sobre como proceder em ambos os casos.
Como gerir o cancelamento de uma reserva solicitado pelo hóspede
Se um hóspede decidir cancelar uma reserva já confirmada na Vrbo, o primeiro passo será que ele solicite o cancelamento diretamente a partir da sua conta de viajante no portal.
Assim que receber a solicitação de cancelamento da reserva, será da sua responsabilidade processar o cancelamento a partir dos detalhes da mesma no AvaiBook.
Para o fazer, segue estes passos:
Acede à ficha da reserva desde Planning > Reservas > ID da reserva > Pesquisar.
Clica no botão Cancelar, localizado no canto inferior direito.
O hóspede quer cancelar
Esta opção deve ser utilizada somente se o viajante tiver solicitado formalmente o cancelamento da reserva através da Vrbo. Tem em conta que, se efetuar um cancelamento sem ter recebido uma solicitação formal por parte do viajante, a Vrbo poderá penalizar-lhe, o que afetará negativamente as suas métricas de posicionamento na plataforma.
Se selecionar esta opção, acederá a um segundo ecrã onde deverá confirmar o cancelamento da reserva.
⚠️ Se cancelar uma reserva sem um pedido prévio do viajante, a Vrbo poderá penalizá-lo e afetar as suas métricas de posicionamento.
Como cancelar uma reserva quando o proprietário/gestor não pode alojar o hóspede
Cancelarei eu mesmo
Esta alternativa está disponível caso, por algum motivo, veja-lhe obrigado a cancelar uma reserva da Vrbo. Recomendamos que a utilize somente em situações de força maior.
É importante saber que os cancelamentos iniciados por si que não cumpram as condições para evitar a penalização podem impactar negativamente as suas métricas de posicionamento e estão sujeitos a uma taxa por cancelamento. Sugerimos que consulte previamente com a Vrbo.
Se selecionar esta opção, acederá a um segundo ecrã onde deverá confirmar o cancelamento da reserva.
Assim que confirmar o cancelamento, este ficará registado no sistema, enviando à Vrbo o novo estado da reserva para que o portal possa ser atualizado na sua plataforma.
📌Se, conforme a política de cancelamento, o hóspede tiver direito a um reembolso, este não poderá ser processado automaticamente. Nesse caso, os reembolsos deverão ser realizados manualmente através do nosso sistema, acedendo à ficha da reserva para efetuar essa gestão. Neste artigo, explicamos como o fazer.
Modificação de uma reserva da Vrbo
Para além dos cancelamentos, pode ser necessário que o viajante ou o proprietário realizem alterações a uma reserva existente. A seguir, explicamos como proceder consoante o tipo de modificação.
Alteração das datas da reserva
Se um hóspede pretender modificar as datas da sua estadia (por exemplo, antecipar a chegada ou prolongar a estadia):
O hóspede deverá solicitar a alteração a partir da sua conta da Vrbo, indicando as novas datas.
Depois de receberes o pedido, deverás aceder à ficha da reserva no AvaiBook e realizar a alteração das datas manualmente.
Caso as novas datas tenham um preço ou condições diferentes, estes também deverão ser atualizados manualmente na ficha da reserva no AvaiBook. Deverás informar o hóspede sobre essas alterações e confirmá-las.
Alteração do alojamento
Em determinadas circunstâncias, pode ser necessário transferir o hóspede para outro alojamento. Isto pode acontecer em duas situações:
Alteração iniciada pelo proprietário ou gestor:
Por exemplo, devido a manutenção, obras ou sobreocupação acidental. Para gerir esta situação:
Informa o hóspede sobre a situação e oferece uma alternativa equivalente ou de categoria superior.
Confirma junto da Vrbo se a alteração pode ser realizada sem penalização ou se é necessário cancelar a reserva atual e criar uma nova.
Se o hóspede aceitar, atualiza a informação no AvaiBook e confirma a modificação no portal.
Alteração solicitada pelo viajante:
O hóspede deverá solicitar a alteração do alojamento a partir da sua conta da Vrbo.
Após receberes o pedido, deverás aceder à ficha da reserva no AvaiBook e realizar a alteração do alojamento manualmente.
Se o novo alojamento tiver um preço ou condições diferentes, estes deverão ser atualizados manualmente na ficha da reserva no AvaiBook. Deverás informar o viajante sobre as alterações e confirmá-las. Neste artigo podes consultar como gerir estas alterações passo a passo.
⚠️ Não faça alterações no alojamento diretamente na reserva sem o consentimento do hóspede, pois isso pode gerar incidentes ou reclamações na Vrbo.
Recomendações
Evita realizar cancelamentos ou alterações fora do fluxo oficial da Vrbo, pois isso pode afetar negativamente o teu desempenho.
Comunica sempre por escrito com o viajante através do sistema de mensagens da Vrbo, de forma a manter um registo das comunicações.
Consulta as políticas da Vrbo antes de cancelar ou modificar reservas, para garantir que cumpres as respetivas condições.
Aprenda ao seu próprio ritmo e de qualquer lugar. Junte-se a nós para crescermos juntos!