AvaiBook offre un sistema automatizzato per la gestione dei pagamenti online.
Questo strumento di elaborazione dei pagamenti ti consente di effettuare incassi, pre-autorizzazioni e rimborsi per tutte le tue prenotazioni, senza dover ricorrere a servizi esterni.
Il tutto avviene in un ambiente 100% sicuro: i dati delle carte dei viaggiatori vengono memorizzati in forma crittografata, nel pieno rispetto degli standard PCI Compliance e di tutte le normative vigenti.
Il nostro sistema di Pagamenti online ti permette di accettare pagamenti con le principali carte di credito, nazionali e internazionali, semplificando l’accoglienza di ospiti provenienti da tutto il mondo.
Con questo strumento potrai gestire incassi, pre-autorizzazioni e rimborsi per tutte le prenotazioni, senza dover stipulare contratti aggiuntivi con altre aziende.
Sono accettate carte di credito, debito, virtuali e prepagate dei circuiti:
Visa, Mastercard, American Express e UnionPay.
Come configurare i pagamenti online
Puoi farlo da due sezioni:
1.Dalla scheda della tua struttura, cliccando sul pulsante Configurazione pagamenti online.
2.Dalla sezione Pagamenti online > Configurazione, clicca su Cerca.
Per ogni alloggio, verrà mostrata una riga di regole configurate per le prenotazioni provenienti dal motore di prenotazioni di AvaiBook.
Se hai sincronizzazioni attive con Booking, Expedia, Vrbo XML, HomeToGo o Google, vedrai una riga separata per ciascun portale.
Nella colonna “Azioni”, accanto a ogni alloggio, troverai le icone per modificare o copiare la regola:
Matita → modifica la regola
Duplica → copia la regola su altri alloggi
Clicca sull’icona di modifica (matita) per accedere alla configurazione.
Vedrai due sezioni: Anticipo e Regole della prenotazione.
Il sistema richiede la configurazione di un anticipo per le prenotazioni effettuate tramite il motore di AvaiBook, modificabile tramite il pulsante Modifica.
La configurazione dell'incasso del saldo rimanente si effettua tramite il pulsante Resto o, nel caso di averlo già configurato è possibile modificarlo usando l'icona della matita.
La creazione di incassi aggiuntivi, come pre-autorizzazioni o servizi extra, si imposta tramite il pulsante Crea regola.
Scegli: il tipo di operazione (incasso/pre-autorizzazione), quando desideri che venga eseguita, l’importo (in € o in %) e la causale dell’operazione (cauzione, pulizia, ecc.).
Quando hai terminato, clicca sul pulsante Crea regola.
Se al momento dell’incasso si verifica un errore, non preoccuparti: il sistema tenterà automaticamente di ripetere l’operazione.
Tentativi automatici:
1º tentativo fallito → 2º tentativo dopo 3 ore
3º tentativo dopo 24 ore dal primo
Notifica all’ospite: il viaggiatore verrà informato dell’errore, così potrà risolverlo.
Segnalazione di carta non valida:
Booking.com: la carta verrà segnalata automaticamente come non valida e il portale chiederà al viaggiatore di inserirne una nuova.
Altri canali: AvaiBook richiederà una nuova carta tramite un link sicuro Traveller Credit Card.
Aggiornamenti via email: riceverai notifiche sullo stato dei pagamenti delle prenotazioni.
Per verificare lo stato degli incassi, consulta la guida specifica indicata da AvaiBook.
Come effettuare un incasso manuale
Se non hai regole configurate o se un pagamento è fallito, puoi eseguire un incasso manuale per una prenotazione.
Questo ti permette di addebitare al viaggiatore un importo in modo sicuro tramite carta, anche per spese impreviste.
Vai a Planning > Prenotazioni, cerca e clicca sull’ID della prenotazione.
Nella scheda della prenotazione, sezione Pagamenti, clicca su “Crea Operazione”.
Si aprirà la finestra Nuova Operazione, dove potrai configurare i seguenti aspetti:
Importo: inserisci la somma da addebitare.
Descrizione: spiega chiaramente l’operazione al viaggiatore (es. “Anticipo 30% prenotazione [numero] per [appartamento]”).
Tipo: scegli tra Incasso o Pre-autorizzazione
(le pre-autorizzazioni hanno una validità massima di 10 giorni).Programmazione: se desideri, imposta una data specifica per l’incasso.
Sicurezza: attiva 3D Secure per una transazione sicura con verifica bancaria.
Il titolare della carta dovrà confermare l’operazione tramite la propria banca online.
Questa opzione non è disponibile per pagamenti programmati, pre-autorizzazioni o carte virtuali — come Booking Virtual Card o Expedia Virtual Card
Infine, clicca sul pulsante “Crea” per completare l’operazione.
Cuando viene effettuato un addebito sulla carta dell’ospite in base alle tue regole di pagamento (acconto, saldo o addebito aggiuntivo), sia tu che l’ospite riceverete un’email che confermerà l’esito positivo del pagamento con tutti i dettagli.
Se un tentativo fallisce, il sistema riproverà automaticamente dopo 3 ore. In caso di un nuovo fallimento, verrà programmato un altro tentativo 24 ore dopo il primo errore, notificandovi in ciascuna occasione.
Impara con i tuoi tempi, ovunque tu sia. Insieme possiamo crescere!