AvaiBook offre un sistema automatizzato per la gestione dei pagamenti online. Questo strumento di elaborazione dei pagamenti ti consente di effettuare incassi, pre-autorizzazioni e rimborsi per tutte le tue prenotazioni, senza dover ricorrere a servizi esterni. Il tutto in un ambiente 100% sicuro: i dati delle carte dei viaggiatori vengono archiviati in forma criptata, nel rispetto degli standard PCI Compliance e di tutte le normative vigenti.
Il nostro strumento di Pagamenti Online di AvaiBook consente di accettare pagamenti con i principali circuiti di carte, sia nazionali che internazionali, facilitando l’accoglienza di viaggiatori da qualsiasi parte del mondo. Con esso, puoi effettuare incassi, pre-autorizzazioni e rimborsi per tutte le tue prenotazioni senza bisogno di affidarti a un altro fornitore di servizi. Sono accettate carte di credito, debito, virtuali e prepagate dei circuiti: Visa, Mastercard, American Express e UnionPay.
Come posso configurare le regole per l'incasso?
Puoi farlo da due sezioni:
1.Dalla scheda della tua struttura, cliccando sul pulsante Configurazione pagamenti online.
2.Dalla sezione Pagamenti online > Configurazione, clicca su Cerca.
Per ogni struttura, vedrai una riga con le regole di incasso per le prenotazioni di AvaiBook (Booking Engine).
Inoltre, se hai la sincronizzazione con Booking, Expedia, Vrbo XML, HomeToGo e Google, apparirà una riga separata per ciascuno di questi portali.
Nella colonna "Azioni", accanto a ogni struttura, troverai delle icone per modificare o copiare la regola. L'icona a forma di matita ti consente di modificarla, mentre l'altra ti permette di copiarla in altre strutture.
Fai clic sull'icona di modifica (matita) per accedere alla configurazione. Vedrai due sezioni: Anticipo e Regole della prenotazione.
Il sistema richiede la configurazione di un anticipo per le prenotazioni effettuate tramite il motore di AvaiBook, modificabile tramite il pulsante Modifica.
La configurazione dell'incasso del saldo rimanente si effettua tramite il pulsante Resto o, nel caso di averlo già configurato è possibile modificarlo usando l'icona della matita.
La creazione di incassi aggiuntivi, come pre-autorizzazioni o servizi extra, si imposta tramite il pulsante Crea regola.
Scegli: il tipo di operazione (incasso/pre-autorizzazione), quando desideri che venga eseguita, l’importo (in € o in %) e la causale dell’operazione (cauzione, pulizia, ecc.).
Quando hai terminato, clicca sul pulsante Crea regola.
Come posso effettuare un incasso manuale?
Se non hai configurato regole di incasso o se un incasso non è andato a buon fine, puoi effettuarlo a mano. Questo ti permetterà di addebitare l'importo al viaggiatore in modo sicuro tramite carta, anche in caso di spese impreviste.
Vai alla scheda completa della prenotazione: Planning > Prenotazioni, cerca e clicca sull'ID della prenotazione.
Nella scheda della prenotazione, nella sezione Pagamenti, clicca su Crea Operazione.
Configura i seguenti aspetti nel riquadro Nuova Operazione.
Compila i seguenti campi nel riquadro Nuova Operazione che si aprirà.
Importo: Indica la somma da incassare.
Causale: Descrivi chiaramente l’operazione per il viaggiatore (es. Anticipo 30% prenotazione [numero] in [appartamento]).
Tipo: Seleziona incasso o pre-autorizzazione (ricorda che le pre-autorizzazioni hanno una validità massima di 10 giorni).
Se preferisci programmare l’incasso in una data specifica, scegli “Programma il” e seleziona la data di esecuzione.
Sicurezza: Attiva il 3D Secure per un incasso sicuro con verifica bancaria. Questo significa che per completare l’incasso, il titolare della carta dovrà autorizzare tramite la sua banca online.
Per completare, clicca sul pulsante “Crea”.
Questa opzione non è disponibile per incassi programmati, pre-autorizzazioni né per carte virtuali (Booking virtual card, Expedia virtual card).
Errori negli incassi con carta tramite i pagamenti online di AvaiBook
Funzionamento del gateway bancario di AvaiBook
Quando viene effettuato un addebito sulla carta dell’ospite secondo le tue regole di pagamento (anticipo, saldo o incasso aggiuntivo), sia tu che l’ospite riceverete una email di conferma con tutti i dettagli dell’avvenuto pagamento.
Se un tentativo fallisce, il sistema proverà automaticamente a ripetere l’operazione dopo 3 ore. Se fallisce nuovamente, sarà programmato un altro tentativo a 24 ore dal primo errore, notificandovi ogni volta.
Per le prenotazioni provenienti da Booking.com, se anche il terzo tentativo fallisce, la carta sarà segnalata come non valida e si chiederà all’ospite di fornire una nuova carta. Una volta aggiornata, il sistema genererà automaticamente un nuovo incasso per l’importo pendente, senza bisogno di intervento manuale. Se la carta non viene aggiornata, dovrai gestire il pagamento autonomamente.
In caso di errori irreversibili (carta non operativa o scaduta), la carta sarà segnalata direttamente come non valida e il viaggiatore dovrà fornire un’altra carta.
Errori non recuperabili
Errore 100 (Carta scaduta)
Errore 137 (Carta non valida)
Errore 101 e Errore 119 (Carta nella blacklist, annullata)
Errore 562 (La carta non supporta pre-autorizzazioni, solitamente carte American Express)
Errore 1001 (Utente non trovato)
Errore 172 e Errore 173 (Carta non operativa)
Errore 174 (Operazione negata. Non ripetere prima di 72 ore)
Errore 1189 (Importo massimo per carta / 24 ore)
Errore 1191 (Limite di transazioni per IP/giorno)
Errore 1202 (Troppi tentativi falliti in 30 minuti)
Errore 1367 (carta con vari pagamenti in corso)
Per le prenotazioni da Booking.com, il sistema segnalerà automaticamente la carta come non valida e il portale notificherà al viaggiatore di fornire una nuova carta.
Nel caso di altri canali, AvaiBook richiederà al cliente una nuova carta tramite il link sicuro Traveller Credit Card.
Una volta aggiornata la carta, AvaiBook addebiterà automaticamente l’importo in sospeso, senza necessità di intervento da parte tua.
Tuttavia, alcuni errori vengono identificati come recuperabili se la carta è operativa, ma presenta problemi temporanei.
Errori recuperabili
Carta valida, ma con qualche problema temporaneo
Al momento non è possibile effettuare l’addebito perché la banca emittente segnala un problema con la carta. Potrebbe trattarsi di:
Inserimento errato dei dati da parte del titolare della carta,
Saldo insufficiente,
L’importo richiesto supera il limite disponibile sulla carta dell’ospite.
Codici di errore associati:
Errore 111 e Errore 115 (Codice CVV2 / CVC2 errato)
Errore 102 (Carta non attiva, saldo insufficiente o limite superato)
Carta operativa, ma con un errore temporaneo di comunicazione con il POS (TPV)
Al momento non è possibile effettuare l’addebito a causa di un errore temporaneo nella comunicazione con il terminale di pagamento (TPV).
Codici di errore associati:
Errore 1099, Errore 535 e Errore 500 (Errore imprevisto)
Errore 1026 (Riferimento duplicato)
Errore 1186 (Limite massimo per operazione superato – non è possibile addebitare più di 10.000 €)
In caso di Errore 1186, utilizza il nostro TPV per suddividere l’importo in più pagamenti parziali e segui le nostre raccomandazioni per un uso corretto del TPV.
Carta operativa, ma con un errore legato alla normativa PSD2 o all’autenticazione forte (SCA)
Questa normativa impone un’autenticazione rafforzata del titolare della carta per i pagamenti online all’interno dello Spazio Economico Europeo. Al momento non è possibile effettuare l’addebito perché:
Il titolare della carta non ha completato l’autenticazione,
Oppure il banco ha rifiutato la transazione per motivi di sicurezza.
Codici di errore associati:
Errore 195 e Errore 1322 (L’operazione richiede autenticazione forte)
Errore 143 e Errore 1327 (Errore o mancato completamento dell’autenticazione da parte del titolare)
Errore 1326 (Rifiuto da parte della banca emittente per controlli di sicurezza)
Impara con i tuoi tempi, ovunque tu sia. Insieme possiamo crescere!