Una preautorizzazione è un'operazione effettuata sulla carta del viaggiatore per verificare che sia valida e disponga di fondi sufficienti. Questa operazione consente di bloccare un importo sulla carta per un massimo di 10 giorni, dandoti il tempo per decidere se incassare o rilasciare l'importo trattenuto.
Considerazioni importanti sulla pre-autorizzazione
La pre-autorizzazione blocca una somma sul conto del viaggiatore per un massimo di 10 giorni.
Le prenotazioni possono avere durate differenti, quindi non sempre è consigliabile pre-autorizzare l’importo il giorno prima dell’arrivo. Se la prenotazione dura più di 10 giorni, al termine del soggiorno non ci sarebbe più l’opzione di incassare l’importo.
Poiché la pre-autorizzazione dura 10 giorni, invece di effettuarla 1 giorno prima della partenza (quando c’è poco margine di gestione), si raccomanda di farla, ad esempio, 2 o 3 giorni prima della partenza del viaggiatore. In questo modo, avrai tempo dopo la sua uscita per incassare l’importo, totalmente o parzialmente.
Durante questo periodo di tempo, il viaggiatore continuerà a vedere l’importo sul suo conto, ma non potrà utilizzarlo perché risulta bloccato dalla pre-autorizzazione.
Benefici
Sicurezza: Verifica la solvibilità del viaggiatore.
Flessibilità: Ti consente di decidere se catturare (incassare) o liberare la somma.
Automatizzazione: Se non si agisce, la pre-autorizzazione viene liberata automaticamente dopo 10 giorni dalla data di emissione.
Costi
Emissione e liberazione: nessun costo aggiuntivo.
Cattura (incasso): l’operazione comporta una commissione, che può essere del 2% (carte SEPA/EEA) o del 4% (altre carte).
Come configurare la gestione automatica del deposito cauzionale?
Con il nostro strumento di Pagamenti online, puoi programmare una preautorizzazione in modo automatico.
Vai alla sezione Pagamenti online > Configurazione, quindi clicca su Cerca:
Seleziona la struttura e clicca sull’icona della matita per modificarla.
Il sistema mostrerà le informazioni e ti permetterà di cliccare su Crea regola.
Seleziona Preautorizzazione e completa i campi secondo la configurazione desiderata:
Per configurare la preautorizzazione del deposito cauzionale:
Tipo di operazione: Seleziona Preautorizzazione
Programmato per: Scegli quando effettuare la preautorizzazione (Si consiglia qualche giorno prima del check-out, non il giorno di arrivo, a causa del limite di 10 giorni)
Importo: Indica la somma della cauzione
Descrizione: Specifica il motivo dell’operazione
Crea regola: Clicca sul pulsante
Importante:
Di solito il deposito viene preautorizzato il giorno dell’arrivo. Questa somma resta bloccata per 10 giorni.
Se però il soggiorno dura più a lungo, la preautorizzazione si sbloccherà automaticamente prima che l’ospite parta.
Per evitare problemi, è meglio configurare la preautorizzazione pochi giorni prima della partenza, così resterà valida fino al check-out.
Come incassare o rilasciare una preautorizzazione?
Dalla scheda della prenotazione, nella sezione Pagamenti.
Per incassare:
Clicca sull’icona ✔ (verde) per confermare la preautorizzazione (addebito totale o parziale).
Potrai scegliere se addebitare solo una parte o l’intero importo preautorizzato, indicando la somma e cliccando sul pulsante di conferma.
Per sbloccare:
Clicca sull’icona ✖ (rossa) per rilasciare la preautorizzazione.
Quando sarà disponibile di nuovo l'importo per l'ospite?
Lo sblocco della pre-autorizzazione può richiedere fino a 21 giorni lavorativi (escludendo fine settimana e giorni festivi) dal momento in cui l’importo viene liberato. Tuttavia, i tempi possono variare in base all’istituto bancario, quindi consigliamo al titolare della carta di consultare direttamente la propria banca per una conferma.
Nel caso di carte prepagate, l’importo della pre-autorizzazione non viene rimborsato automaticamente, a differenza delle carte di credito tradizionali. La banca emittente deve elaborare l’operazione manualmente. Si consiglia al titolare della carta di informare la propria banca che AvaiBook ha annullato la transazione, specificando data e ora, al fine di velocizzare il rimborso.
Errori e notifiche
Se durante l’esecuzione di una pre-autorizzazione o di un addebito la carta del viaggiatore segnala un errore, questo non dipende né dal gateway di pagamento né dal POS: l’errore viene segnalato direttamente dalla banca del viaggiatore.
Il viaggiatore riceve sempre una notifica che informa che la pre-autorizzazione o l’addebito non sono stati completati con successo, includendo il motivo e le istruzioni per risolvere il problema.
La notifica viene inviata via email, non automaticamente tramite WhatsApp. Come proprietario, è importante che tu sia al corrente di questo messaggio, così da poter supportare il viaggiatore in caso di necessità.
Processo di recupero automatico dei pagamenti
Il sistema di recupero automatico funziona così:
24 ore prima dell’addebito, il viaggiatore viene avvisato affinché abbia la carta disponibile.
Si esegue l’addebito programmato in base alla tua configurazione. Se fallisce, viene notificato sia al viaggiatore che al proprietario.
3 ore dopo, viene fatto un secondo tentativo di addebito. Se fallisce, entrambe le parti vengono nuovamente avvisate.
24 ore dopo il primo tentativo, viene effettuato un terzo tentativo.
Se anche questo fallisce, la carta viene segnalata come non valida e il viaggiatore deve fornire una nuova carta.
Impara con i tuoi tempi, ovunque tu sia. Insieme possiamo crescere!