Pay by Link è lo strumento perfetto per incassare prenotazioni in modo semplice, rapido e sicuro tramite un link di pagamento.
Permette all’ospite di saldare importi pendenti associati a una prenotazione, pagare la tassa di soggiorno in modo chiaro e separato, oppure versare l’importo per servizi aggiuntivi come parcheggio, attività o esperienze.
È stato progettato per offrirti maggiore comodità e controllo nella gestione dei tuoi incassi.
Con Pay by Link potrai riscuotere prenotazioni dirette ricevute tramite telefono, WhatsApp o email, confermare acconti o pagamenti in sospeso senza necessità di chiamate o bonifici, e gestire facilmente i pagamenti relativi a prenotazioni provenienti da portali o dal tuo stesso sito web.
Quando l’ospite effettua il pagamento tramite il link, l’importo viene registrato automaticamente nella prenotazione, nella sezione Pagamenti online, e il link non sarà più utilizzabile.
Come funziona Pay by Link
Crea il link in pochi secondi
Da qualsiasi prenotazione, sia da computer che da mobile, indica l’importo e un riferimento (concetto).
Inoltre, tutte le prenotazioni con un importo ancora da riscuotere includono automaticamente un Pay by Link già pronto, con l’importo pendente preimpostato per l’incasso.
Condividilo con il viaggiatore
Invia il link tramite WhatsApp, email o SMS.
Puoi anche integrarlo facilmente nei tuoi messaggi automatici utilizzando il parametro #paybylink_pendiente#, così l’ospite riceverà il link quando necessario e potrà pagare con un solo clic.
Il viaggiatore paga online in modo sicuro
Cliccando sul link, l’ospite accede alla piattaforma di pagamento sicuro di AvaiBook, che mostra i dati della prenotazione e consente di completare l’operazione in modo rapido e comodo.
Conferma immediata
Tu e l’ospite riceverete una notifica istantanea con l’esito del pagamento non appena l’operazione viene completata.
Come si genera il link
Automaticamente
Il sistema lo genera solo quando esiste un importo da riscuotere.
Il link compare nella sezione Pagamenti online > Pay by Link pendenti, con l’importo corrispondente a quello ancora da incassare.
Il sistema mostrerà questa icona per segnalare che è stato generato automaticamente:
I Pay by Link generati automaticamente non possono essere eliminati. Tuttavia, se hai già gestito il pagamento per conto tuo e non vuoi che compaia nella sezione Pagamenti Online, puoi nasconderlo registrando l’importo nella sezione “Altri Pagamenti”.
Per vedere la procedura passo per passo, consulta la sezione di questo articolo intitolata Gestione del Pay by Link generato automaticamente.
Manualmente
Apri la scheda della prenotazione e verifica che ci sia un importo pendente.
Seleziona Crea link.
Scegli i concetti da riscuotere (ad esempio, tassa di soggiorno) e conferma l’importo.
Puoi creare più link manuali per la stessa prenotazione.
I link manuali possono essere eliminati finché restano in stato “pendente”.
Come condividere il link con l’ospite
Puoi condividere il link attraverso diversi canali:
Copiando il link e incollandolo in un’email o in un messaggio.
Inviandolo tramite WhatsApp direttamente dal sistema (se la funzione è abilitata).
Attraverso la conversazione nella scheda della prenotazione, così da tenerne traccia.
(Opzionale) tramite un modello email automatico, usando il parametro #paybylink_pendiente#, che inserirà automaticamente il link nel corpo del messaggio.
Validità del link di pagamento
Ogni Pay by Link ha una validità di 30 minuti per motivi di sicurezza.
Il timer inizia nel momento in cui l’ospite apre il link per inserire i dati della carta e completare il pagamento.
Se il link scade prima del completamento, è sufficiente aggiornare la pagina per rinnovarlo e avviare un nuovo conteggio di 30 minuti.
Cosa vede l’ospite aprendo il link
L’importo pendente da pagare.
Un modulo per l’inserimento dei dati della carta di credito.
Registrazione e conservazione dei dati della carta
Quando l’ospite paga tramite Pay by Link, il sistema gestisce i dati della carta in modo sicuro e conforme agli standard PCI DSS:
Carta già registrata: se la prenotazione ha già una carta associata, non vengono salvati nuovi dati; viene solo effettuato l’addebito.
Nessuna carta registrata: se non esiste una carta associata, i dati della nuova carta verranno registrati in modo sicuro al momento del pagamento.
Cosa accade dopo il pagamento
Pagamento riuscito
Viene inviata una email di conferma automatica al proprietario e all’ospite.
Il pagamento viene registrato nella sezione “Pagamenti online”.
Il link viene contrassegnato come “pagato” e non può essere riutilizzato.
L’importo pendente viene ridotto automaticamente; se copre l’intero saldo, la somma residua sarà pari a zero.
Il link non può essere usato per un secondo addebito.
Dopo 30 giorni dal check-out, il link mostrerà la schermata “Link scaduto” e non potrà più essere utilizzato.
Pagamento non riuscito
Verrà mostrato un messaggio di errore nella ricevuta.
Sarà incluso un link o pulsante per ritentare il pagamento.
Importante
L’importo e i concetti del link non possono essere modificati dopo la creazione.
Se devi cambiarli, elimina il link (se è stato creato manualmente) e generane uno nuovo.I link automatici non possono essere eliminati; quelli manuali sì, purché ancora pendenti.
Ogni link è unico e non deve essere condiviso al di fuori del destinatario previsto, per motivi di sicurezza.
Gestione del Pay by Link generato automaticamente
Quando il sistema rileva un importo pendente su una prenotazione, genera automaticamente un Pay by Link.
Questo non significa che tu debba utilizzarlo obbligatoriamente.
Se non desideri usare il link automatico e vuoi che non appaia più nella sezione Pagamenti online, puoi procedere così:
Registra l’importo pendente nella sezione Altri Pagamenti della prenotazione.
Una volta fatto, il Pay by Link generato automaticamente scomparirà da Pagamenti Online e l’importo sarà registrato correttamente in Altri Pagamenti.
Questa opzione ti permette di mantenere il pieno controllo sugli importi da riscuotere, evitando duplicazioni e garantendo che le informazioni della prenotazione siano sempre aggiornate.
Nota
Questo può accadere più spesso con prenotazioni create manualmente, poiché il sistema rileva automaticamente importi pendenti e genera un Pay by Link, anche se hai già gestito il pagamento tramite altri mezzi.
Gestione di Pay by Link dall’app mobile
Oltre che da computer, puoi gestire tutte le funzioni di Pay by Link direttamente dall’app mobile di AvaiBook:
Apri l’app e accedi con il tuo utente.
Entra nella prenotazione che desideri gestire.
Nella scheda della prenotazione, vai su Pagamenti online → Pay by Link.
Ruota il dispositivo in orizzontale per visualizzare tutte le opzioni, come creare un nuovo link, verificare gli stati o condividerlo con l’ospite.
Da qui potrai:
Visualizzare i link generati automaticamente o manualmente.
Creare un nuovo Pay by Link manuale, indicando importo e concetto.
Condividere il link con l’ospite via WhatsApp, email o SMS.
Controllare lo stato del pagamento (pendente, pagato o scaduto).
In questo modo potrai gestire gli incassi in modo rapido, sicuro e da qualsiasi luogo, senza dover accedere al computer.
💡Domende frequenti
Posso utilizzarlo per riscuotere un acconto anche se non ci sono ancora addebiti?
Posso utilizzarlo per riscuotere un acconto anche se non ci sono ancora addebiti?
Sì, puoi utilizzare Pay by Link per riscuotere acconti anche se non esistono ancora addebiti nella prenotazione.
Generazione manuale:
Puoi creare manualmente un Pay by Link con l’importo che desideri riscuotere come acconto.
Indica il concetto del pagamento (ad esempio, acconto prenotazione) e conferma l’importo.
Una volta creato, potrai inviarlo all’ospite tramite WhatsApp, email o SMS, oppure integrarlo nei tuoi modelli automatici di messaggi o email.
Cosa succede se l’ospite non completa il pagamento entro 30 minuti?
Cosa succede se l’ospite non completa il pagamento entro 30 minuti?
Se l’ospite apre il link ma non completa il pagamento entro 30 minuti, il link scade automaticamente.
Non c’è alcun problema: sarà sufficiente aggiornare la pagina per riattivare il link e far partire un nuovo conteggio di 30 minuti, così l’ospite potrà completare il pagamento senza difficoltà.
Posso usarlo specificamente per la tassa di soggiorno?
Posso usarlo specificamente per la tassa di soggiorno?
Sì, certo. Ti basta seguire le istruzioni per creare il link manualmente, indicando la tassa di soggiorno come concetto del pagamento.
Dove posso vedere il pagamento?
Dove posso vedere il pagamento?
Tutti i pagamenti effettuati tramite Pay by Link vengono registrati automaticamente nella sezione Pagamenti online della prenotazione, aggiornando immediatamente sia il saldo residuo sia lo stato del link.
Posso inviare un link per un importo parziale e poi generarne un altro se rimane ancora qualcosa da riscuotere?
Posso inviare un link per un importo parziale e poi generarne un altro se rimane ancora qualcosa da riscuotere?
Sì, puoi creare un Pay by Link per un importo parziale e, se rimane un saldo ancora da incassare, puoi generare altri link aggiuntivi per riscuotere il resto.
Ogni link si gestisce in modo indipendente e si registra automaticamente nella prenotazione.
Come gestisco i rimborsi dei pagamenti effettuati tramite Pay by Link e dove vengono registrati?
Come gestisco i rimborsi dei pagamenti effettuati tramite Pay by Link e dove vengono registrati?
Attualmente, i rimborsi o resi dei pagamenti effettuati tramite Pay by Link devono essere gestiti manualmente, come per qualsiasi altra transazione del sistema.
In questo modo si garantisce che l’importo venga gestito correttamente e risulti tracciato nella prenotazione.
Puoi eseguire il rimborso seguendo la procedura abituale della piattaforma per restituire un pagamento a un ospite:
Come effettuare un rimborso
Esiste un limite di link per prenotazione?
Esiste un limite di link per prenotazione?
No, non esiste alcun limite. Puoi generare tutti i Pay by Link che desideri, purché ci siano importi ancora da incassare.
L’ospite segnala che il link non funziona
L’ospite segnala che il link non funziona
Se l’ospite ti comunica che il link non funziona, verifica i seguenti punti:
Scadenza del link: controlla se sono trascorsi più di 30 minuti da quando il link è stato aperto.
Pagamento già effettuato: assicurati che il pagamento non sia già stato completato.
Se il link è scaduto, chiedi all’ospite di aggiornare la pagina: in questo modo il link verrà rinnovato automaticamente e inizierà un nuovo conteggio di 30 minuti per permettere il completamento del pagamento.
L’ospite ha effettuato il pagamento ma non risulta nella prenotazione
L’ospite ha effettuato il pagamento ma non risulta nella prenotazione
Aggiorna la pagina della scheda della prenotazione e verifica nella sezione Pagamenti online.
Se il pagamento continua a non comparire, contatta il supporto tecnico affinché possa effettuare una verifica più approfondita.
Impara con i tuoi tempi, ovunque tu sia. Insieme possiamo crescere!