AvaiBook ti offre la possibilità di configurare vari modelli di email personalizzate che si invieranno in modo automatico ai tuoi ospiti quando ne avrai bisogno. Potrai cosí offrire un'attenzione personalizzata e risparmierai tempo.
Configurazione dei templates
Accedi al menù Conversazioni > Emails Automatiche
Clicca su Crea modello
Assegna un nome al modello
Completa l'oggetto della email e inserisci il contenuto della stessa.
Dettagli importanti per la configurazione:
Nome al modello: sarà visibile solamente per te dalla piattaforma.
Attivare o disattivare il modello. Se disattivi un modello non si invierà anche se lasci configurate le sue regole di invio.
Oggetto: apparirà nell'email inviata.
Corpo del messaggio: ti suggeriamo di fare uso dei parametri che verranno sostituiti dalle informazioni reali della prenotazione.
Digitando nel testo il simbolo # verranno mostrati tutti i parametri disponibili.
Allegato: Potrai allegare un file in formato PDF di un massimo di 1 MB. Con il Piano Pro, è possibile anche allegare il contratto di locazione.
Ricorda che allegando un contratto, non sarà possibile inserire altri file e si elimineranno quelli eventualmente già allegati. Inoltre non è possibile inviare un contratto in allegato prima del check in: l'ospite dovrà firmare il check in e la firma apposta verrà utilizzata anche per il contratto. Per questa ragione ti consigliamo di configurare l'invio della mail automatica per una data posteriore al check in.
È possibile inviare un'e-mail di prova al proprio indirizzo di posta elettronica per verificare il modello, tuttavia nel caso di avere configurato un allegato, esso non verrà allegato all'incio di prova
💾 Ricorda di salvare le informazioni scheda per scheda.
Come configurare le regole di invio delle email
Accedere al menu Conversazioni > Email.
In ogni modello, fare clic sull'icona dell'occhio nella colonna “Regole” per configurarle.
Si aprirà una finestra in cui è possibile aggiungere o modificare le regole. Ricordarsi di salvare le modifiche.
Per il destinatario,nel caso si tratti del viaggiatore, utilizzare il parametro #email_viajero#. È inoltre possibile aggiungere una copia o una copia nascosta.
Se si dispone del piano Pro, è possibile personalizzare ulteriormente i destinatari utilizzando #email_cliente# per il proprietario della struttura o #email_usuario# per il dipendente.
A seconda del vostro piano, selezionate gli host e i canali a cui applicare il modello.
Ciò consente di gestire l'invio di e-mail automatiche in modo più preciso e personalizzato.
Come impostare una lingua predefinita?
È possibile impostare una lingua predefinita e, nel caso in cui non ci sia un modello nella lingua di invio, verrà inviato il modello associato a questa lingua.
Parametri per la personalizzazione delle email
Quando si creano modelli di e-mail o contratti, è possibile personalizzarli con parametri. Questi parametri vengono automaticamente sostituiti dai dati della prenotazione quando vengono inviati. Per includere un parametro, digitare # e selezionare il parametro desiderato dall'elenco che appare.
Di seguito è riportato l'elenco di tutti i parametri disponibili
Clicca per conoscere i parametri disponibili
Clicca per conoscere i parametri disponibili
#anticipo#: importe pagato in anticipo della prenotazione
#c_identità_passaporto_turista#
#cap_turista#
#campo_aggiuntivo_1#
#campo_aggiuntivo_2#
#campo_aggiuntivo_3#
#campo_aggiuntivo_4#
#campo_aggiuntivo_5#
#citta_turista#
#cliente#: proprietario creato da te nella sezione i miei clienti
#codice_accesso#
#commissioni_definite#
#condizioni_di_prenotazione#
#collegamento_fastcheckin#: link al form per i dati del check in automatico
#d_arrivo#
#d_partenza#
#d_prenotazione#
#deposito#
#direccion_viajero#: indirizzo dell'ospite
#email_cliente#: email proprietario creato da te nella sezione i miei clienti
#email_turista#
#extra#
#id_prenotazione#
#importo_prenotazione#
#importo_saldo#
#indirizzo_struttura#
#lingua_prenotazione#
#localita#: locali`tà della struttura
#mappa_alloggio#
#metodo_pagamento#
#nome_alloggio#
#nome_turista#
#nome_unità#
#note_interne#
#numero_notti#
#occupazione#
#ora_check_in#
#ora_check_out#
#origine_prenotazione#
#osservazioni_turista#
#riferimento_id#: codice della prenotazione del portale di origine
#societa_turista#
#tel_turista#
#telefono_cliente#: telefono del proprietario creato da te nella sezione i miei clienti
#url_conversazione#
#url_ricevuta#: URL del voucher della prenotazione
Nei parametri dei campi aggiuntivi verranno visualizzate le informazioni aggiuntive richieste dal motore di prenotazione, configurate nella scheda Opzioni di prenotazione all'interno della scheda alloggio:
Essempi di modelli
Ecco alcuni esempi di modelli di e-mail automatici
Come aggiungere link in un'e-mail?
La prima cosa da notare è che potete aggiungere qualsiasi link (URL) e potete anche collegarli a un testo specifico.
❗ Booking.com e Airbnb bloccano i link (URL) collegati a un testo, quindi si consiglia di aggiungere sempre il link (URL) senza collegarlo a un testo, in modo che l'ospite possa copiarlo e aprirlo nel suo browser senza problemi.
❌ Esempio di link (URL) collegato a un testo: Entrare in Accedi a AvaiBook
✅ Esempio di link (URL) senza collegamento a un testo: Accedi a https://app.avaibook.com/login.php
❗ Inoltre, Booking.com e Airbnb non consentono di utilizzare alcun tipo di formato (grassetto, colori, immagini, ecc.). Consentono solo l'invio di testo quando si comunica con gli ospiti.
💡 Consiglio per esperti
È possibile creare un modello di e-mail solo per le prenotazioni su Airbnb e Booking.com, tenendo presente che i link aggiunti non devono MAI essere collegati al testo. Per questi canali create sempre modelli di e-mail semplici (senza formattazione o stili), in cui le informazioni siano il più possibile accessibili agli ospiti.
Per tutte le altre prenotazioni ricevute attraverso altri canali, potete creare un modello di e-mail personalizzato al 100%. Utilizzate immagini, link collegati a un testo o anche caricate un html con il design della vostra e-mail, e rendete la vostra e-mail il più personalizzata possibile.
Impara con i tuoi tempi, ovunque tu sia. Insieme possiamo crescere!