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Come configurare email automatiche

Modelli di e-mail, e-mail, parametri, e-mail automatiche, personalizzazione e programmazione delle e-mail.

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Scritto da Nils
Aggiornato oltre una settimana fa

AvaiBook ti offre la possibilità di configurare vari modelli di email personalizzate che si invieranno in modo automatico ai tuoi ospiti quando ne avrai bisogno. Potrai cosí offrire un'attenzione personalizzata e risparmierai tempo.

Configurazione dei templates

  1. Accedi al menù Conversazioni > Emails Automatiche

  2. Clicca su Crea modello

  3. Assegna un nome al modello

  4. Completa l'oggetto della email e inserisci il contenuto della stessa.


Dettagli importanti per la configurazione:

  • Nome al modello: sarà visibile solamente per te dalla piattaforma.

  • Attivare o disattivare il modello. Se disattivi un modello non si invierà anche se lasci configurate le sue regole di invio.

  • Oggetto: apparirà nell'email inviata.

  • Corpo del messaggio: ti suggeriamo di fare uso dei parametri che verranno sostituiti dalle informazioni reali della prenotazione.

    Digitando nel testo il simbolo # verranno mostrati tutti i parametri disponibili.

  • Allegato: Potrai allegare un file in formato PDF di un massimo di 1 MB. Con il Piano Pro, è possibile anche allegare il contratto di locazione.

Ricorda che allegando un contratto, non sarà possibile inserire altri file e si elimineranno quelli eventualmente già allegati. Inoltre non è possibile inviare un contratto in allegato prima del check in: l'ospite dovrà firmare il check in e la firma apposta verrà utilizzata anche per il contratto. Per questa ragione ti consigliamo di configurare l'invio della mail automatica per una data posteriore al check in.

È possibile inviare un'e-mail di prova al proprio indirizzo di posta elettronica per verificare il modello, tuttavia nel caso di avere configurato un allegato, esso non verrà allegato all'incio di prova

💾 Ricorda di salvare le informazioni scheda per scheda.

Come configurare le regole di invio delle email

  1. Accedere al menu Conversazioni > Email.

  2. In ogni modello, fare clic sull'icona dell'occhio nella colonna “Regole” per configurarle.

  3. Si aprirà una finestra in cui è possibile aggiungere o modificare le regole. Ricordarsi di salvare le modifiche.

  4. Per il destinatario,nel caso si tratti del viaggiatore, utilizzare il parametro #email_viajero#. È inoltre possibile aggiungere una copia o una copia nascosta.

  5. Se si dispone del piano Pro, è possibile personalizzare ulteriormente i destinatari utilizzando #email_cliente# per il proprietario della struttura o #email_usuario# per il dipendente.

  6. A seconda del vostro piano, selezionate gli host e i canali a cui applicare il modello.

Ciò consente di gestire l'invio di e-mail automatiche in modo più preciso e personalizzato.

Come impostare una lingua predefinita?

È possibile impostare una lingua predefinita e, nel caso in cui non ci sia un modello nella lingua di invio, verrà inviato il modello associato a questa lingua.

Parametri per la personalizzazione delle email

Quando si creano modelli di e-mail o contratti, è possibile personalizzarli con parametri. Questi parametri vengono automaticamente sostituiti dai dati della prenotazione quando vengono inviati. Per includere un parametro, digitare # e selezionare il parametro desiderato dall'elenco che appare.

Di seguito è riportato l'elenco di tutti i parametri disponibili

Clicca per conoscere i parametri disponibili

  • #anticipo#: importe pagato in anticipo della prenotazione

  • #c_identità_passaporto_turista#

  • #cap_turista#

  • #campo_aggiuntivo_1#

  • #campo_aggiuntivo_2#

  • #campo_aggiuntivo_3#

  • #campo_aggiuntivo_4#

  • #campo_aggiuntivo_5#

  • #citta_turista#

  • #cliente#: proprietario creato da te nella sezione i miei clienti

  • #codice_accesso#

  • #commissioni_definite#

  • #condizioni_di_prenotazione#

  • #collegamento_fastcheckin#: link al form per i dati del check in automatico

  • #d_arrivo#

  • #d_partenza#

  • #d_prenotazione#

  • #deposito#

  • #direccion_viajero#: indirizzo dell'ospite

  • #email_cliente#: email proprietario creato da te nella sezione i miei clienti

  • #email_turista#

  • #extra#

  • #id_prenotazione#

  • #importo_prenotazione#

  • #importo_saldo#

  • #indirizzo_struttura#

  • #lingua_prenotazione#

  • #localita#: locali`tà della struttura

  • #mappa_alloggio#

  • #metodo_pagamento#

  • #nome_alloggio#

  • #nome_turista#

  • #nome_unità#

  • #note_interne#

  • #numero_notti#

  • #occupazione#

  • #ora_check_in#

  • #ora_check_out#

  • #origine_prenotazione#

  • #osservazioni_turista#

  • #riferimento_id#: codice della prenotazione del portale di origine

  • #societa_turista#

  • #tel_turista#

  • #telefono_cliente#: telefono del proprietario creato da te nella sezione i miei clienti

  • #url_conversazione#

  • #url_ricevuta#: URL del voucher della prenotazione

Nei parametri dei campi aggiuntivi verranno visualizzate le informazioni aggiuntive richieste dal motore di prenotazione, configurate nella scheda Opzioni di prenotazione all'interno della scheda alloggio:

Essempi di modelli

Come aggiungere link in un'e-mail?

La prima cosa da notare è che potete aggiungere qualsiasi link (URL) e potete anche collegarli a un testo specifico.

❗ Booking.com e Airbnb bloccano i link (URL) collegati a un testo, quindi si consiglia di aggiungere sempre il link (URL) senza collegarlo a un testo, in modo che l'ospite possa copiarlo e aprirlo nel suo browser senza problemi.

❗ Inoltre, Booking.com e Airbnb non consentono di utilizzare alcun tipo di formato (grassetto, colori, immagini, ecc.). Consentono solo l'invio di testo quando si comunica con gli ospiti.

💡 Consiglio per esperti

È possibile creare un modello di e-mail solo per le prenotazioni su Airbnb e Booking.com, tenendo presente che i link aggiunti non devono MAI essere collegati al testo. Per questi canali create sempre modelli di e-mail semplici (senza formattazione o stili), in cui le informazioni siano il più possibile accessibili agli ospiti.

Per tutte le altre prenotazioni ricevute attraverso altri canali, potete creare un modello di e-mail personalizzato al 100%. Utilizzate immagini, link collegati a un testo o anche caricate un html con il design della vostra e-mail, e rendete la vostra e-mail il più personalizzata possibile.

Impara con i tuoi tempi, ovunque tu sia. Insieme possiamo crescere!


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