AvaiBook ti offre la possibilità di configurare vari modelli di email personalizzate che si invieranno in modo automatico ai tuoi ospiti quando ne avrai bisogno. Potrai cosí offrire un'attenzione personalizzata e risparmierai tempo.

Per fare iniziare a configurare, accedi al menù Conversazioni > Emails Automatiche e, una volta qui, fai clic su Crea modello.

Accederai alla seguente schermata:
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1- Configura il nome al modello (1): sarà visibile solamente per te dalla piattaforma.

2- Attivare o disattivare il modello. Se disattivi un modello non si invierà anche se lasci configurate le sue regole di invio.

3-Oggetto: apparirà nell'email inviata.

4- Corpo del messaggio: ti suggeriamo di fare uso dei parametri che verranno sostituiti dalle informazioni reali della prenotazione. Digitando nel testo il simbolo #

vedrai una lista di parametri tra cui scegliere:

5- Allegato: Troverai questa opzione sotto la descrizione, alla voce Allegato (5).

Potrai allegare un file in formato PDF di un massimo di 1 MB.

6- Se hai un piano PRO potrai allegare inoltre un contratto di locazione.

⚠️ Ricorda che allegando un contratto, non sarà possibile inserire altri file e si elimineranno quelli eventualmente già allegati. Inoltre non è possibile inviare un contratto in allegato prima del check in: l'ospite dovrà firmare il check in e la firma apposta verrà utilizzata anche per il contratto. Per questa ragione ti consigliamo di configurare l'invio della mail automatica per una data posteriore al check in.

È possibile personalizzare il messaggio in molti modi. Puoi modificare la tipografia, la dimensione, il colore, ecc. È possibile anche aggiungere immagini, come il tuo logo, facendo clic sull'icona del mosaico, in alto a destra (accanto al quella del link). Ti verrà chiesto di inserirle tramite URL, per questo è necessario che siano caricate su Internet (sul tuo sito, per esempio) per poterle includere nel messaggio.

7- Una volta terminato, clicca su Salva(7).

La prima cosa da notare è che potete aggiungere qualsiasi link (URL) e potete anche collegarli a un testo specifico.

❗ Booking.com e Airbnb bloccano i link (URL) collegati a un testo, quindi si consiglia di aggiungere sempre il link (URL) senza collegarlo a un testo, in modo che l'ospite possa copiarlo e aprirlo nel suo browser senza problemi.

❗ Inoltre, Booking.com e Airbnb non consentono di utilizzare alcun tipo di formato (grassetto, colori, immagini, ecc.). Consentono solo l'invio di testo quando si comunica con gli ospiti.

È possibile creare un modello di e-mail solo per le prenotazioni su Airbnb e Booking.com, tenendo presente che i link aggiunti non devono MAI essere collegati al testo. Per questi canali create sempre modelli di e-mail semplici (senza formattazione o stili), in cui le informazioni siano il più possibile accessibili agli ospiti.

Per tutte le altre prenotazioni ricevute attraverso altri canali, potete creare un modello di e-mail personalizzato al 100%. Utilizzate immagini, link collegati a un testo o anche caricate un html con il design della vostra e-mail, e rendete la vostra e-mail il più personalizzata possibile.

Dopo aver creato il messaggio, dovrai indicare quando desideri inviarlo. Fai click su Vedi regola che compare sulla destra del modello appena configurato. Si aprirà una scheda con le regole di invio da creare o che hai già creato.
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Fai click su Creare regola.

Configura quando inviare il messaggio ed il destinatario.

⚠️Ricorda che puoi usare i parametri: per esempio se desideri inviare la mail al tuo ospite userai il parametro #email_turista#. Con il Piano Pro è possibile usare il nostro sistema di email automatiche per comunicare anche con i proprietari dei tuoi alloggi o i tuoi collaboratori. Se ad esempio la mail da mandare è indirizzata al proprietario del tuo alloggio, userai il parametro #email_cliente#. Se invece il destinatario è il tuo dipendente, utilizzerai il parametro #email_usuario#.

Puoi inviarti una anteprima della email. I parametri che hai utilizzato saranno fittizi e potrai così controllare che tutto sia come desideri. Ricorda che nell'anteprima non verrà mandato nessun allegato configurato.

È possibile impostare una lingua predefinita e, nel caso in cui non ci sia un modello nella lingua di invio, verrà inviato il modello associato a questa lingua.

Quando si configura o si crea un modello di e-mail, si ha la possibilità di includere parametri da inviare ai viaggiatori in modo personalizzato. Questi parametri saranno sostituiti dai dati effettivi della prenotazione quando il modello verrà inviato automaticamente.

Quando si modifica il modello, è sufficiente digitare # per aprire un elenco con tutti i parametri disponibili. Per selezionare quello che si desidera includere, è sufficiente fare clic su di esso.

Di seguito è riportato l'elenco di tutti i parametri disponibili:

Nei parametri dei campi aggiuntivi verranno visualizzate le informazioni aggiuntive richieste dal booking engine, configurate nella scheda Opzioni di prenotazione all'interno della scheda della struttura:

Nei vostri modelli troverete un pulsante in alto a destra che vi permetterà di attivare o disattivare un modello. Se lo disattivate, potete continuare ad aggiungerlo e non verrà inviato, anche se avete definito delle regole di invio.

Sì, seguite la normale procedura descritta sopra, nella configurazione del modello avrete una sezione per allegare i file. Ricordate che se si tratta di un'immagine, questa deve essere inviata tramite un indirizzo URL, quindi deve essere caricata su Internet. I portali non consentono di ricevere file nel sistema di messaggistica.

Sì, ma ricordate che Booking.com e Airbnb bloccano i link (URL) collegati a un testo, quindi è consigliabile aggiungere sempre il link (URL) senza collegarlo a un testo, in modo che l'ospite possa copiarlo e aprirlo nel suo browser senza problemi. Di più

I modelli vengono inviati automaticamente ogni ora. L'invio manuale è possibile anche dalla scheda Prenotazione >Cercare la prenotazione> Scheda della prenotazione> Conversazioni.

Certo che è possibile! Potete modificare il carattere, la dimensione, il colore, ecc. e aggiungere immagini, come il vostro logo, cliccando sull'icona a forma di mattonella in alto a destra (accanto all'icona del link). Vi chiederà di inserirle tramite un indirizzo URL, quindi dovranno essere caricate in qualche modo (ad esempio sul vostro sito web) per poterle inserire.

Sì, quando si configura l'e-mail, è possibile selezionare la lingua che si desidera configurare; non ci occupiamo della traduzione, ma identifichiamo la provenienza della prenotazione e la inviamo nella lingua del viaggiatore.

Importante tenere in considerazione: