Una volta che avrai collegato la tua struttura a Booking.com da AvaiBook, sia tramite la sincronizzazione limitata sia tramite la sincronizzazione completa, anche la messaggistica verrà sincronizzata automaticamente.
Questo significa che potrai visualizzare e rispondere a tutti i messaggi delle tue prenotazioni Booking.com direttamente da AvaiBook, senza dover accedere all’extranet di Booking.com.
ℹ️ Se una prenotazione viene spostata su un altro alloggio collegato a un Hotel ID diverso su Booking.com, la conversazione non verrà più sincronizzata con AvaiBook.
Questo è dovuto a un requisito tecnico dell'API di Booking.com, che identifica ogni conversazione tramite l'Hotel ID e l'ID della conversazione. Quando la prenotazione viene trasferita a un alloggio con un Hotel ID differente, non è più possibile mantenere la conversazione associata.
In questi casi, i nuovi messaggi dovranno essere gestiti direttamente dall'extranet di Booking.com relativa a quell'alloggio.
Dove inviare e ricevere messaggi?
Puoi gestire i tuoi messaggi da due sezioni in AvaiBook:
1. Pianificazione > Prenotazioni:
Seleziona la prenotazione corrispondente.
Clicca sulla sezione Conversazioni per visualizzare e rispondere ai messaggi.
2. Conversazioni > Pannello > Posta in arrivo:
Accedi a tutte le interazioni con i tuoi ospiti.
Scrivi messaggi personalizzati oppure utilizza modelli precedentemente creati.
I messaggi inviati da AvaiBook saranno ricevuti dall’ospite su Booking.com come se li avessi inviati dalla loro piattaforma.
⚠️
Messaggi precedenti alla sincronizzazione: La messaggistica non viene sincronizzata in modo retroattivo per le prenotazioni precedenti alla data di connessione. Tuttavia, se viene inviato o ricevuto un nuovo messaggio in tali prenotazioni, l’intera cronologia della conversazione verrà importata automaticamente.
Formato dei messaggi: Se utilizzi modelli, tieni presente che il testo verrà inviato senza formato HTML. Ciò significa che colori, grassetto o corsivo non appariranno nel messaggio per l’ospite. Inoltre, Booking.com non consente allegati né collegamenti ipertestuali nei messaggi.
Gestione delle notifiche via email
Per impostazione predefinita, riceverai un’email per ogni messaggio scambiato. Se desideri disattivare queste notifiche:
Vai su Conversazioni > Pannello > Configurazione.
Deseleziona l’opzione "Ricevere avviso via mail".
Tieni presente che disattivando questa opzione non riceverai più notifiche via email nemmeno dal Motore di Prenotazione e da Airbnb.
Se preferisci disattivare le notifiche solo per Booking.com o Airbnb, puoi farlo dalla stessa sezione.
Come posso includere link sicuri nei messaggi che invio da Booking.com?
Per proteggere le tue comunicazioni ed evitare tentativi di phishing o link fraudolenti, Booking.com offre un’opzione di configurazione della sicurezza della messaggistica. Questa funzionalità è disponibile per gli utenti con diritti di amministratore nell’extranet di Booking.com e ti consente di controllare quali link possono essere inclusi nei messaggi agli ospiti.
Cosa consente la configurazione della sicurezza della messaggistica?
Questa opzione ti permette di:
Registrare domini e link autorizzati che potrai condividere nei messaggi.
Bloccare automaticamente qualsiasi link non autorizzato, che verrà sostituito con il testo:
[Link rimosso]o[Link removed].
🛡️ Questa misura aiuta a proteggere i tuoi clienti da possibili frodi tramite link sospetti.
Come accedere alla configurazione di sicurezza?
Prima di accedere alla sezione, dovrai completare l’autenticazione a due fattori. Successivamente, segui questi passaggi:
Accedi all’extranet di Booking.com
Se vieni reindirizzato a una pagina di verifica, conferma le informazioni di accesso.
Nella pagina Metodo di verifica, seleziona un numero di telefono attivo oppure un codice di verifica di Pulse.
In Autenticazione a due fattori, inserisci il codice di verifica univoco ricevuto.
Clicca su Verifica ora.
Tieni presente che il numero di telefono selezionato deve avere un collegamento diretto con te o con un membro del tuo team. Non funzionerà se si tratta di un telefono con sistema automatizzato o segreteria telefonica.
Come aggiungere un link o dominio in Booking.com?
📝 Questa azione può essere effettuata solo dal gestore o proprietario dell’account Booking.com. Tieni presente che Booking.com, accedendo a questa sezione, richiederà l’autenticazione a due fattori: questo aiuta a ridurre il phishing in tutti gli aspetti relativi all’invio sicuro di link.
Una volta nelle impostazioni di sicurezza, potrai aggiungere il link sicuro o il dominio che desideri condividere con i tuoi ospiti.
Casi d'uso e situazioni più comuni
Se utilizzi lo strumento Fast Check-in di AvaiBook, per facilitare la registrazione online dei dati dei tuoi ospiti, dovrai aggiungere il dominio
avaibook.com, poiché i link inviati agli ospiti utilizzano un URL dinamico del tipo: http://links.avaibook.com/xx111xxyy22; sarà quindi sufficiente indicare in Booking.com il dominioavaibook.comSe nelle tue email automatiche includi link a un documento di Google Drive o simili, tieni presente che i link appartengono al dominio
google.com, ad esempio un link a una cartella Google Drive come https://drive.google.com/drive/folders/xxxxxxxxxxxxxxxxxx?usp=sharing; puoi anche aggiungere l’intero URL su Booking.comSe condividi la posizione della tua struttura tramite Google Maps, tieni conto del formato dell’URL, ad esempio il nostro ufficio si trova su https://maps.app.goo.gl/bazWb1GFeyNfhP1U7; la nostra raccomandazione è di aggiungere direttamente l’URL nel tuo account Booking.com, anche se potresti aggiungere il dominio goo.gl
Se invii link che includono il tuo sito web, dovrai aggiungere anche il link alla tua pagina web.
Raccomandazioni:
Se utilizzi URL dinamici, come nel caso del Fast Check-in, configura sempre un dominio
Se utilizzi URL statici, dove le informazioni non cambiano mai, consigliamo di aggiungere l’URL esatto
⚠️ Booking.com blocca i messaggi che contengono URL accorciati come bit.ly o n9.cl; è possibile che accorci anche quelli di altre piattaforme.
Per una sola struttura:
Vai su Struttura > Preferenze messaggi > Impostazioni di sicurezza.
Completa la verifica in due passaggi.
Clicca su Aggiungi link.
Inserisci il link o dominio (ad esempio,
avaibook.com).Per aggiungerne altri, clicca su +.
Clicca su Aggiungi dominio.
Per più strutture:
Accedi al tuo account di gruppo Booking.
Seleziona una struttura dalla pagina iniziale.
Vai su Struttura > Preferenze messaggi > Impostazioni di sicurezza.
Completa la verifica in due passaggi.
Clicca su Aggiungi link.
Inserisci il link o dominio (ad esempio, www.avaibook.com o semplicemente
avaibook.com).Per aggiungerne altri, clicca su +.
Clicca su Aggiungi dominio.
Una volta aggiunti i domini, clicca su Applica a tutte le strutture per estendere la configurazione.
Conferma nella finestra pop-up.
📌 Se utilizzi il Fast Check-in di AvaiBook, aggiungi il dominio avaibook.com, poiché i link avranno un formato simile a:
http://links.avaibook.com/358mgf
Come fare in modo che le conversazioni siano visibili nell’extranet?
Affinché le risposte e le comunicazioni inviate da AvaiBook si sincronizzino correttamente nell’extranet di Booking, aggiungi @avaibook.com come indirizzo autorizzato.
Per una sola struttura:
Accedi a Struttura > Preferenze messaggi > Impostazioni di sicurezza.
Completa l’autenticazione a due fattori.
Nella sezione I tuoi indirizzi email, aggiungi:
@avaibook.com.
Per account con più strutture:
Ripeti gli stessi passaggi precedenti per una struttura.
Clicca su Applica a tutte le strutture per estendere la configurazione.
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