Fast Check-in è una soluzione personalizzata, integrata per tutte le prenotazioni e progettata per farti risparmiare tempo durante la registrazione dei tuoi ospiti e il successivo invio al portale alloggiati della Polizia.

Con l'obbiettivo di semplificare la gestione di una delle attività più impegnative da svolgere, abbiamo implementato le seguenti funzionalità.

Potrai anticipare il check-in dei tuoi ospiti chiedendo loro di registrare automaticamente o manualmente i loro dati personali prima dell'arrivo. In questo modo dovrai solo verificare la loro identità il giorno del check-in e gli ospiti non dovranno attendere.

Le schedine alloggiati saranno generate automaticamente con i dati inseriti da ogni ospite. Sarà inoltre possibile stamparli, salvarli in formato PDF o riceverli via mail.

Non sarà più necessario stampare le schedine alloggiati. Gli ospiti potranno apporre la loro firma digitale direttamente sul tuo tablet, Pc o smartphone.

Potrai inviare le schedine alloggiati con un solo clic. Ti basterà inserire i tuoi dati d'accesso nella sezione della configurazione del Fast check-in e settare l'invio automatizzato.

Per accelerare il processo di completamento dei dati dei viaggiatori, potrai scannerizzare i documenti d'identità in modo semplice e veloce. Disponibile con il nostro piano Pro.

Accedi alla sezione Alloggi > Le mie strutture. Una volta scelto l'alloggio, in alto a destra apparirà la scheda Fast Check-in.

Configura l'avviso per l'ospite principale: puoi creare un'e-mail personalizzata o utilizzare i template predefiniti di AvaiBook.

Successivamente potrai configurare come vuoi gestire l'invio della richiesta al tuo ospite:

Nella seconda parte della configurazione potrai indicare in quale organizzazione ufficiale sei registrato.

È necessario che la struttura sia registrata nel portale alloggiati Web. Nella sezione Ente di registrazione dovrete indicare Polizia di Stato.

Inserisci le credenziali d'accesso del Portale alloggiati:

Aggiungere User (ID di accesso ad Alloggiati Web), Password e WS Key.

Dovrai fare l'accesso nella vostra area personale di Alloggiati Web.

Una volta effettuato l'accesso tramite Codici, generare la Web Key è molto semplice

Clicca in alto a destra sull’icona del tuo profilo. Poi, clicca su Chiave Web Service. Nella schermata che si apre , clicca su Genera Nuovo Codice. Questo codice è la tua Web Key.

Non dovrai fare altro che copiarla e incollarla nella configurazione.

In base a come è stato registrato l'alloggio su Alloggiati Web, il codice dell'alloggio può essere configurato.

Potrai trovare il Codice dell'alloggio nella sezione Appartamenti > Elenco, sul portale alloggiati.

Ogni volta che si indica di aver completato una registrazione, si riceverà una copia in formato PDF nell'e-mail che si fornisce. In questo modo, avrai sempre una copia di tutti i tuoi check-in.

Nel punto successivo è necessario compilare con gli stessi dati che sono stati inseriti presso l'ente in cui si è registrati.

È obbligatorio annotare i seguenti punti:

Per finire clicca sul pulsante SALVA in fondo alla pagina.

I tuoi viaggiatori riceveranno un'e-mail con un link diretto alla loro scheda di check-in, come si vede di seguito:

In questo esempio si può vedere il modulo con tutti i dati ancora da compilare.

Uno degli ospiti dovrà essere l'intestatario (normalmente è la persona che ha realizzato e pagato la prenotazione). Ognuno degli ospiti dovrà completare i dati principali:

I dati possono essere salvati in ogni momento, senza necessariamente aver completato tutti i campi. In questo modo, il viaggiatore potrà scegliere il momento più idoneo per continuare a completare le informazioni, senza dover perdere quelle già inserite.

È possibile condividere facilmente il modulo da compilare con tutti gli ospiti:

In questo modo, ogni ospite potrà compilare i propri dati, agilizzando il processo.

In più, ognuno dei viaggiatori sarà in grado di inserire i propri dati, rendendo il processo molto più veloce.

Una volta completati i dettagli di tutti i partecipanti, è possibile marcare il processo come TERMINATO e inviare il modulo.

Dopo che l'ospite avrà eseguito questa azione, riceverai un avviso e i dati saranno registrati in AvaiBook.

Se si fossero confusi, nessun problema, potranno modificare questi dati entrando nuovamente nel link che avevano precedentemente utilizzato, e rinviare i dati corretti.

Verifica che gli ospiti abbiano compilato correttamente i loro dati.

In caso di dati mancanti o inseriti in modo errato, è possibile modificarli dalla matita alla destra di ogni ospite. Se l'icona della matita è in grigio, prima dovrai smarcare la voce Registrazione degli ospiti completata:

Il sistema mostrerà un pup up con un avviso che dovrete accettare per proseguire:

Puoi realizzare il check in dal tuo computer oppure dal tuo cellulare o dal tuo tablet in modo presenziale. Potrai salvare il check in con formato PDF, riceverne una copia per e-mail e, naturalmente, stamparlo.

Dopo aver verificato l'identità dei tuoi viaggiatori e aver ricevuto le loro firme, dovrai informare le Forze dell'Ordine caricando il file nel Portale Alloggiati.

Ricorda di indicare Registrazione degli ospiti completata una volta ottenuti tutti i dati.

Riceverai una copia dei moduli (se avevi configurato che vuoi ricevere una mail) e mostreremo il fast check in come completato nella lista delle prenotazioni accanto all'occupazione, segnandolo con una spunta verde (vedrai una clessidra se invece è incompleto).

Se nella configurazione Fast check-in a livello di alloggio hai configurato l'opzione di invio automatico, al termine della giornata di check-in, il sistema invierà automaticamente gli ospiti registrati e contrassegnerà il check-in degli ospiti come completato

Dalla sezione Pianificazione>Prenotazioni>Cerca è possibile vedere il riepilogo e lo stato del file. Se vedi una clessidra, il file è ancora da inviare. Se invece vedi un check verde è già inviato,

Se non hai configurato l'invio automatico alla Polizia, hai la possibilità di inviarlo manualmente o di esportare il file da caricare sul portale alloggiati. lo troverai nella schermata dei dettagli della prenotazione una volta attivato il pulsante di Registrazione degli ospiti completata e successivamente, marcare come realizzato.

Il lettore di carte d'identità consente di ottenere automaticamente i dati personali dell'ospite utilizzando la fotocamera del dispositivo per completare più rapidamente il processo di check-in.

Dalla versione mobile, entra nella schermata dei dettagli della prenotazione e clicca sulla scheda del fast check-in , l'icona associata è una valigia. Quindi seleziona l'opzione per aggiungere un ospite.

Selezionare l'opzione Scansione del documento:

Selezionare il tipo di documento:

Potrebbe essere richiesto il permesso di accedere alla telecamera:

Mostrare alla fotocamera il lato dell'ID contenente il codice MRZ.

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