La configuración de Fast Check-in se realiza desde la ficha de cada alojamiento. Revisa las siguientes opciones para preparar el registro de tus huéspedes.
Accede a la configuración del alojamiento
Entra en Alojamientos > Mis alojamientos, selecciona el alojamiento y abre la pestaña Fast Check-in.
Elige cómo solicitar los datos a tus viajeros:
Puedes utilizar un correo personalizado o los avisos predefinidos de AvaiBook.
Email personalizado
Si quieres adaptar el mensaje y programar cuándo se envía, utiliza un correo personalizado e incorpora el parámetro #enlace_fastcheckin#. AvaiBook lo sustituirá por el enlace de registro de la reserva.
Para insertarlo en una plantilla, escribe # en el editor y selecciónalo en el menú de parámetros. Utiliza la vista previa con una reserva para comprobar el resultado.
Email predefinido
AvaiBook puede enviar al huésped principal hasta tres recordatorios: 10, 5 y 2 días antes de la entrada. Su texto no es editable.
Ten en cuenta: el formulario solo está disponible durante los 10 días previos al check-in y puede cerrarse antes si se cumplen otras condiciones de cierre.
Considera este plazo al programar tus mensajes. Encontrarás el detalle en Formulario de Fast Check-in: acceso y modificación de datos.
Selecciona cómo se enviarán los datos al organismo correspondiente
Puedes elegir cómo se hará el envío de los datos:
Modalidad | Funcionamiento |
Manual | Realizas el envío desde cada reserva. |
Semiautomático | Marcas manualmente el registro como terminado. AvaiBook envía los datos el día de entrada. |
Automático | AvaiBook envía al final del día los datos registrados de las reservas que ya han comenzado. |
⚠️ Importante si utilizas el envío semiautomático
Para que el parte se envíe automáticamente, debes marcar el Registro de Huéspedes como terminado dentro de los 15 días previos al check-in.
Si lo marcas como terminado con más de 15 días de antelación, el parte no se enviará automáticamente cuando llegue la fecha de entrada y deberás realizar el envío de forma manual.
Ejemplo: si el check-in es el 22 de septiembre y marcas el registro como terminado el 1 de septiembre, habrán transcurrido 21 días, por lo que el parte deberá enviarse manualmente.
Introduce los datos del organismo correspondiente
Selecciona el organismo al que debes comunicar los datos y completa su configuración.
Organismo | Datos que debes introducir |
SES.Hospedajes | Usuario y contraseña del servicio web, código de arrendador y código del establecimiento. |
Mossos d’Esquadra o Ertzaintza | Usuario, contraseña, código del establecimiento, número de fichero y número de parte. |
Para SES.Hospedajes, utiliza las credenciales específicas del servicio web. Su contraseña es distinta de la que utilizas para entrar en el portal. También debes tener habilitado el envío de comunicaciones mediante servicio web en SES.Hospedajes.
En Edad mínima de registro obligatorio, indica 0 para incluir también a los menores.
Si necesitas obtener las credenciales, revisar los códigos o configurar un alojamiento con varias unidades, consulta la guía correspondiente:
⚠️Según Real Decreto 933/2021, se deben de registrar todos los huéspedes independientemente de su edad, debido a ello en el campo "Edad mínima de registro obligatorio" hay que indicar CERO.
Personaliza el mensaje del formulario
En los planes Pro y Elite, puedes adaptar el título y la descripción que aparecen cuando el viajero abre el formulario.
Localiza el bloque de "Personaliza el mensahje de fast check-in".
Pulsa Editar mensaje.
Revisa el título y la descripción y añade las indicaciones que necesites.
Pulsa Guardar.
Puedes recuperar el texto inicial mediante Restaurar mensaje por defecto.
Consulta la guía Personalizar el mensaje de Fast Check-in para ampliar la información y ver ejemplos.
Activa la copia de los partes por correo, si la necesitas
Habilita recibir correo en la ficha del alojamiento para obtener una copia de los partes al finalizar el registro.
Activa y personaliza los contratos de alquiler
Si tienes el Plan Pro o Elite, y quieres utilizar contratos de alquiler en este alojamiento, localiza el apartado ¿Quieres utilizar contratos en este alojamiento?.
Habilita el interruptor Activar contratos.
Pulsa Editar contrato para revisar y personalizar su contenido.
Guarda los cambios del contrato.
Si quieres reutilizarlo en otros alojamientos, utiliza Copiar a otros.
Una vez configurado, el viajero podrá consultar y firmar el contrato durante el Fast Check-in.
Para ver cómo preparar el contenido y gestionar los contratos, consulta Crear un contrato de alquiler vacacional.
Completa los datos del establecimiento
En Datos del establecimiento, introduce la información del arrendador o titular del inmueble y del alojamiento.
Estos datos se utilizarán para elaborar la hoja de check-in o el parte de entrada de tus huéspedes. Deben coincidir con los que figuran en el organismo oficial donde hayas registrado el establecimiento.
Como referencia, el formulario propone los siguientes datos:
A quién corresponden | Información de referencia |
Arrendador o titular del inmueble | Nombre y apellidos o razón social; CIF, NIF, NIE o pasaporte, según corresponda; dirección completa, teléfono, correo electrónico y web. |
Establecimiento | Tipo de establecimiento, nombre comercial, dirección completa, teléfono, correo electrónico, web y número de registro. |
Completa la información que corresponda según la normativa aplicable a tu alojamiento.
Cuando termines de revisar la configuración, pulsa Guardar al final de la página.
Aprende a tu ritmo y desde cualquier lugar. ¡Únete para crecer juntos!