El formulario de Fast Check-in permite recoger los datos de los huéspedes antes de su llegada. A continuación, te explicamos cómo reciben el enlace y cómo empiezan a completar el registro.
¿Cómo reciben los viajeros el enlace?
La forma y el momento en que el viajero recibe el enlace dependen de cómo hayas configurado los avisos de Fast Check-in.
Para revisar esta configuración, accede a Alojamientos > Mis alojamientos, selecciona el alojamiento y entra en la pestaña Fast Check-in.
Según cómo hayas definido el envío:
Envío automático: el sistema envía el enlace por correo electrónico conforme a la configuración establecida.
Envío manual: tú decides cuándo y cómo compartirlo, por ejemplo, por correo electrónico, por WhatsApp o mediante un mensaje desde la ficha de la reserva. Los mensajes enviados desde la ficha de la reserva llegan por correo electrónico.
¿Quién recibe el enlace y puede compartirlo?
Cuando el enlace se envía por correo electrónico, llega a la dirección de email registrada en la ficha de la reserva, normalmente la del huésped principal.
El proceso consiste en:
Acceder al formulario desde el enlace recibido.
Completar los datos de todos los huéspedes. Los campos solicitados pueden variar según el organismo al que se comuniquen los datos.
Completar las firmas que solicite el formulario. Los huéspedes pueden firmar digitalmente desde el dispositivo que estén utilizando.
Finalizar y enviar el formulario una vez completada la información de todos los huéspedes.
El huésped principal puede compartir ese mismo enlace con los demás huéspedes de la reserva para que cada uno introduzca sus datos. Para ello, puede utilizar la opción Copiar enlace para compartir, disponible en el formulario.
Cuando los viajeros finalicen el registro, recibirás una notificación.
¿Cuándo está disponible el formulario y cuándo se cierra?
El formulario de Fast Check-in solo está disponible durante los 10 días previos a la fecha de check-in y para reservas confirmadas.
Si el viajero recibe el enlace antes de ese periodo, deberá esperar para poder facilitar sus datos. Si la reserva todavía no está confirmada, el formulario tampoco estará disponible.
¿En qué situaciones puede completar los datos?
Situación de la reserva o del registro | ¿Puede el viajero completar el formulario? |
Faltan más de 10 días para el check-in. | No. El formulario todavía no está disponible. |
La reserva no está confirmada. | No, aunque falten 10 días o menos para el check-in. |
La reserva está confirmada, está dentro del periodo de disponibilidad y faltan datos por completar, sin que se haya marcado el registro como terminado. | Sí. Puede continuar introduciendo los datos. |
El sistema detecta que se han completado los datos de todos los huéspedes de la reserva. | No. El formulario se cierra. |
El propietario marca el registro como terminado desde la ficha de la reserva, aunque falten datos. | No. El formulario se cierra y el viajero no puede seguir completándolo. |
El total de huéspedes incluye a todos los adultos, niños y bebés que figuren en la reserva. El cierre por registro completo se produce cuando el sistema detecta que están completados los datos de todas esas personas.
¿Qué mensajes puede ver el viajero en el enlace?
Cuando todavía faltan más de 10 días para el check-in:
Podrás completar el registro de viajeros cuando falten 10 días para el check-in
Cuando el registro está fuera del plazo permitido:
Oops en este momento no se puede realizar el registro porque estás fuera de plazo de la fecha de check-in
¿Cuándo aparece el mensaje fuera de plazo?
Oops en este momento no se puede realizar el registro porque estás fuera de plazo de la fecha de check-in
Este aviso se muestra cuando:
Ya se ha producido el check-out de la reserva.
Se han completado los datos de todos los huéspedes de la reserva, incluidos adultos, niños y bebés. En ese caso, el registro está completo y no hace falta hacer nada más.
En ambos casos, el formulario está cerrado y el viajero ya no puede introducir ni modificar datos desde el enlace. Si necesita corregir alguna información, deberá contactar con el alojamiento.
Situación | ¿Puede completarlo el viajero? |
Faltan más de 10 días para el check-in | No, todavía no está disponible |
La reserva no está confirmada | No |
Todos los huéspedes ya completaron sus datos | No, se cierra |
El registro está marcado como terminado por el propietario | No, se cierra |
Ya pasó el check-out | No, se cierra |
Reserva cancelada | No, se cierra |
Cierre por “proceso automático” | No, se cierra |
¿Qué ocurre si el viajero necesita corregir datos y el formulario está cerrado?
Una vez cerrado el formulario, el viajero ya no puede modificar sus datos desde el enlace.
Si necesita corregir o actualizar algún dato, deberá contactar con el alojamiento, que podrá revisar y gestionar la modificación desde la ficha de la reserva en AvaiBook.
¿Cómo empiezan a completar el formulario?
Al acceder al enlace, el sistema muestra el formulario para el número total de huéspedes indicado en la ficha de la reserva.
Ejemplo: En una reserva para 2 personas, el formulario muestra dos apartados: Huésped 1 (Titular) y Huésped 2. Deben completarse los datos de ambos.
El huésped principal también puede introducir los datos de los demás acompañantes si dispone de toda la información necesaria.
⚠️Es necesario completar todos los campos obligatorios de cada huésped, identificados con un asterisco (*). Si falta alguno, no será posible finalizar el formulario.
¿Qué ocurre si solo algunos huéspedes han completado sus datos?
Los viajeros pueden guardar el progreso y volver al mismo enlace para continuar, siempre que el formulario siga disponible.
En un registro parcialmente completado:
Los huéspedes que ya han completado sus datos aparecen con un check verde y solo su nombre, sin mostrar el detalle de la información que introdujeron.
Los huéspedes pendientes de registrar mantienen su apartado disponible para completar los datos.
Ejemplo: En esta reserva de dos personas, Huésped 1 (Titular) ya ha completado su registro, mientras que Huésped 2 todavía tiene los datos pendientes.
Aceptación del contrato y de las condiciones de pago
Las aceptaciones que aparecen en el formulario dependen de si la reserva tiene un contrato de alquiler, una tarjeta registrada o ambos.
Si el alojamiento dispone de contrato de alquiler
Al completar sus datos, el titular (Huésped 1) verá la casilla “He leído y acepto las condiciones del contrato” y podrá consultar el documento con Previsualizar. La aceptación debe realizarla el propio titular.
Importante: Esta casilla solo está disponible en el apartado Huésped 1 (Titular), correspondiente a la persona que realizó la reserva y facilitó sus datos al reservar. La aceptación debe realizarla el propio titular.
Si la reserva tiene una tarjeta registrada
El viajero deberá aceptar expresamente las condiciones de pago antes de finalizar el Fast Check-in.
Si la reserva incluye además un contrato de alquiler, deberá aceptar también sus condiciones mediante la casilla correspondiente.
En las reservas con tarjeta registrada, no será posible completar el Fast Check-in sin aceptar las condiciones de pago y, cuando corresponda, el contrato de alquiler.
¿Qué información queda registrada como evidencia?
Como evidencia de la aceptación de las condiciones de pago, AvaiBook registra:
La firma del viajero.
La fecha y hora de la aceptación.
La dirección IP desde la que se realizó.
Esta información se incorpora a los justificantes de reserva y de cobro, aportando trazabilidad y evidencias que pueden resultar útiles ante incidencias o reclamaciones relacionadas con los pagos.
Consulta la guía Firma y aceptación de pagos durante el Fast Check-in para ampliar la información.
¿Pueden guardar el progreso y continuar más tarde?
Sí. Si el registro está incompleto, pueden guardar el progreso y volver a acceder desde el mismo enlace para continuar, siempre que el formulario siga disponible.
Para corregir datos ya introducidos con el formulario abierto, consulta Formulario del viajero en Fast Check-in: acceso y modificación de datos. Si el formulario está cerrado, la corrección se realiza desde la ficha de la reserva en AvaiBook.
¿En qué idioma reciben los viajeros el formulario?
El formulario de Fast Check-in está disponible en todos los idiomas que ofrece el sistema.
El idioma del mensaje enviado al viajero se adapta al idioma que AvaiBook recibe junto con la reserva, siempre y cuando sea alguno de los que tenemos disponibles, tal y como mostramos en la siguiente imágen:
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