⚠️ A partir del 2 de diciembre de 2024, los establecimientos obligados a reportar los partes de viajeos a través de Webpol (Policía Nacional) o de Hospederías (Guardia Civil), deberán hacerlo a través de la plataforma del Ministerior de Interior, SES.Hospedajes.
Índice de contenidos:
1. ¿Cómo registrarme en el SES.Hospedajes?
Antes de empezar 2 puntos muy importantes a tener en cuenta:
Acceso. Entra el siguiente enlace y hacer clic en la «@» debajo de la columna Acceso como te mostramos en la foto:
Identificación. Tendrás que seleccionar el método de identificación de Cl@ve: Cl@ve móvil, DNIe, Cl@ave PIN o Cl@ve permanete.
Formulario. La primera vez que accedas, tendrás que completar el Registro, donde también se ingresarán los datos del primer Establecimiento. Si ya tienes un registro creado, simplemente añade un nuevo establecimiento sin repetir el proceso inicial.
Entidad. Completa los datos de la entidad, junto con unos datos de contacto. Es importante que:
Selecciones como tipo de actividad: «Actividad de hospedaje».
Actives la casilla: «Envío de comunicaciones por servicio web». Esto permite que los partes de viajeros se envíen de forma electrónica a través de un tercero, como AvaiBook
Establecimiento. A continuación te mostramos la página para completar los datos del establecimiento, si tienes varios, se podrán añadir tras finalizar este paso.
Revisar y firmar.
Si el proceso se ha completado correctamente, verás este mensaje y recibirás un email de confirmación
Email de confirmación del registro
⚠️ Presta atención a los datos enviados en este email
Identifica los siguientes datos en el email y guárdalos, ya que son necesarios para configurar el envío del parte de viajeros en AvaiBook:
Código de arrendador: 0000000001
Códigos de establecimiento: 0000000002 (aquí se indicará también, el nombre del establecimiento)
A continuación se indican las credenciales para el envío de información al sistema a través del servicio web:
Usuario: XXXXXXXXXX (el usuario siempre será tu CIF o NIF terminado en WS,
Contraseña: XXXXXXXX
2. ¿Cómo configurar el envío automático del parte de viajeros?
Desde el menú Alojamientos > mis alojamientos > Fast check in:
Completa cada campo con los datos recibidos en el email de notificación de registro:
(1) Usuario: Este usuario se utiliza unicamente para el servicio web de comunicaciones. Estará formado por tu DNI o CIF de registro, más las letras WS. Ejemplo. 74587985KWS o bien B58658985WS
(2) Contraseña: La contraseña será distinta a la que utilizas para acceder a la plataforma del SES.Hospedajes, y solo se utiliza para el servicio web de comunicaciones.
(3) Código de arrendador: Este código se facilita en el momendo del alta
(4) Código de establecimiento: Este código se facilita al dar de alta un alojamiento.
⚠️En algunos casos, las contraseñas pueden incluir caracteres como comillas dobles (“ ”) o simples (' '), que podrían generar errores al utilizar un software para la comunicación de los partes.
Si te encuentras con este problema, la solución es restablecer la contraseña en SES Hospedajes. En el punto 10 de esta guía te explicamos cómo hacerlo paso a paso.
3. ¿Cómo funciona el envío del parte de viajeros?
El sistema de comunicación con la plataforma de SES.Hospedajes, es asíncrono, de tal modo que al realilzar el envío automático de un parte de viajeros, la plataforma del Ministerio de Interior solo nos dirá en un primer momento si el envío fue OK o dio error.
Generalemente, un envío puede dar error, porque las credenciales configuradas sean incorrectas, es importante asegurarse que hemos completado correctamente nuestro usuario, contraseña, código de arrendador y código de establecimiento.
Error en el envío
En caso de error en el envío, te notificaremos con este email:
Envío OK
Si el envío fue OK, te notificaremos con este email:
Estado del envío
Mostramo un mensaje indicando el estado del envío. Si el envío fue OK, el parte de viajeros quedará pendiente de ser gestionado por el SES.Hospedajes. Este proceso puede tardar varias horas.
Al ser un sistema de comunicación asíncrono, desde AvaiBook realizaremos hasta 5 peticiones de consulta al SES.Hospedajes, para conocer el estado del envío:
A los 5 minutos de realizar el envío.
A los 10 minutos de realizar el envío.
A los 90 minutos de realizar el envío.
A las 20h horas de realizar el envío.
A las 48h horas de realizar el envío.
Es posible que si accedes al SES.Hospedajes, veas el parte de viajeros como OK o KO, antes que en AvaiBook.
Si el SES.Hospedajes, en una de estas peticiones de consulta nos dice que el envío se ha procesado correctamente, te notificaremos con este email:
En el caso de que el SES.Hospedajes rechace el parte de viajeros, se mostrará un mensaje de error y el código del lote para que peudas localizarlo de manera rápida en la plataforma del SES.Hospedajes.
Desde el SES.Hospedajes, te notificaremos con este email:
4. ¿Qué datos se solicitan y envían en un parte de viajeros?
Datos del establecimiento
Estos datos serán los que se registraron en el momento del alta del establecimiento en el SES.Hospedajes:
Código
Tipo establecimiento
Nombre
Dirección
Código postal
Municipio
Provincia
País
Datos del contrato
Estos datos son obligatorios y hacen referencia a la reserva, por tanto, se tomarán de la información que esté en AvaiBook:
Referencia: es el código de la reserva.
Fecha del contrato: es la fecha en la que se realizó la reserva.
Fecha entrada y salida
Número de personas
Número de habitaciones
Tipo de pago: existen diferentes tipos de pago, pero solo se puede seleccionar uno de ellos, de modo que en todas las reservas enviaremos por defecto la opción, otros medios de pago.
Existe información adicional sobre el pago, como son: medios de pago, titular del pago, fecha del pago, fecha de caducidad, pero no son datos obligatorios, de modo que no se solicitan ni se envían.
Datos de los viajeros
Estos datos son obligatorios, por tanto, se solicitan a todos los viajeros a través del enlace de check-in y se enviarán al SES.Hospedajes:
Nombre
Primer apellido
Fecha de nacimiento
Tipo de documento: NIE, NIF, Pasaporte, Otro
Nº documento
Soporte del documento: este dato solo se solicita si el tipo de documento es un NIF español o NIE. Ver imágen de ejmplo.
Teléfono
Correo electrónico
Dirección de residencia
Código postal de residencia
Municipio de residencia
País de residencia
Firma
Parentesco: solo se solicita si un viajero es menor de edad, para ello se tendrá en cuenta la fecha de check-out. Ten en cuenta que, si un viajero es menor de edad en el momento de realizar la reserva, pero cuando llega el día de check-out ha dejado de serlo, no se le solicitará el parentesco.
Existe información adicional sobre el viajero, como son: segundo apellido, nacionalidad, sexo o teléfono, pero no son datos obligatorios, de modo que no se solicitan ni se envían. En el caso del teléfono, el SES.Hospedajes establece que se debe rellenar bien el correo electrónico o bien el teléfono, desde AvaiBook para simplificar este procedimiento al huésped hemos dejado solo como obligatorio el correo electrónico, ya que es un dato menos intrusivo.
5. Diferencia entre Parte de viajeros y Reserva de hospedaje
La diferencia principal entre "parte de viajeros" y "reservas de hospedaje" radica en el momento y el propósito de la comunicación:
Partes de viajeros:
Se refiere a la comunicación de la información de las personas que efectivamente se alojan en un establecimiento.
Incluye datos como la fecha de entrada, fecha de salida, número de personas alojadas, y la identificación completa de cada huésped.
Es un requisito obligatorio al inicio del hospedaje, según el Real Decreto 933/2021.
Reserva de hospedaje:
Está relacionada con la información sobre las reservas realizadas, independientemente de si estas se materializan en el alojamiento.
Incluye detalles como fechas de entrada y salida previstas, número de personas en la reserva, y los datos del titular de la reserva.
Esta comunicación debe realizarse al momento de registrar la reserva, y también aplica si la misma es anulada.
Ambos tipos de comunicación buscan asegurar el control y trazabilidad en actividades de hospedaje, pero difieren en el momento de la acción y el contenido exacto que se reporta.
En las comunicaciones mantenidas con el Ministerio de Interior, durante todo el proceso de adaptación al Real Decreto 933/2021, tanto a AvaiBook como a Rentalia que forman parte de idealista, y se nos informó que la Reserva de hospedaje únicamente debía ser enviada por las OTAs, en nuestro caso Rentalia, y que el Parte de viajeros debía ser informado por los gestores o propietarios de los alojamientos como se venía haciendo hasta ahora, ya sea de forma manual o a través de un software como AvaiBook.
Sabemos que esta diferenciación es un punto importante y que genera mucha incertidumbre, por lo que tenemos abierta otra consulta para ratificar si esto ha cambiado en algo tras la publicación oficial del 2 de diciembre de 2024.
En caso de duda sobre el envío de la Reserva de hospedaje, te recomendamos escribir a ses.hospedajes@interior.es.
Recuerda, AvaiBook solo enviará los Partes de viajeros, si en algún momento desde el Ministerio de Interior, se nos informa de manera explícita de la obligatoriedad de enviar también las Reservas de hospedajes, trabajaríamos para que esto se pudiera llevar a cabo.
6. ¿Cómo corregir un error en el parte de viajeros?
SES.Hospedajes, te notificará por email el error.
Accede a la plataforma de consulta y envío de comunicaciones
Accede a, mis comunciaciones.
En la pestaña, lotes, podrás buscar los últimos partes enviados con error.
Clica para corregir el error.
7. ¿Cómo consulto los partes de viajeros enviados?
Accede a SES Hospedajes y accede a la sección indicada en la siguiente foto:
Entra en la sección Mis comunicaciones, donde podrás consultar las comunicaciones que has realizado. Es especialmente útil cuando trabajas con envío automático de partes desde AvaiBook, ya que si el envío automático da algún error podrás revisarlo en este apartado.
En Mis Comunicaciones puedes:
filtrar por ciertas fechas
ver los partes de viajeros enviados al sistema de Hospedajes por cualquier medio.
ver el detalle de lo enviado, o anularlo mediante los botones en cada fila.
Si se ha realizado un envío erróneo, lo puedes anular y cargarlo manualmente de forma correcta o enviarlo de nuevo de forma remota desde AvaiBook.
En la pestaña Lotes puedes ver los envíos que se han realizado desde AvaiBook.
filtros para buscar
visualizar detalle del envío.
Si un envío tiene errores, podrás acceder, ver los campos que estén mal, y completarlos.
Recuerda, es posible que no veas el mismo estado de los envíos realizados SES.Hospedajes y en AvaiBook, al ser un sistema de comunicación asíncrono puede tardar algún tiempo en actualizar el estado en AvaiBook. Es importante evitar duplicar envíos y esperar a que estos se reflejen en la plataforma.
8. Formulario de Fast Check-in
Este es un ejmplo de lo que ven tus viajeros al completar el parte de viajeros.
9. ¿Cómo puedo recuperar mi contraseña para acceder al SES.Hospedajes?
Accede a SES Hospedajes y clica en el icono del candado como mostramos en foto:
Tendrás que rellenar el DNI/NIE/NIF con el que te registraste y el email. Te llegará un correo electrónico para cambiar la clave.
10. ¿Cómo recuperar mis datos para las comunciaones a través del servicio web?
Accede al registro de establecimiento y entidades
Sección, servicio de comunicación
Revisar datos de usuario o cambiar contraseña
11. Aspectos más destacables de la Normativa básica reguladora
Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana -artículo 25.1- (BOE núm. 77, de 31 de marzo).
Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, por el que se establecen las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor (BOE núm. 257, de 27 de octubre).
Orden INT/1922/2003, de 3 de julio, sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería y otros análogos (BOE núm. 165, de 11 de julio).
Orden INT/502/2003, de 21 de febrero, sobre creación de un fichero para el tratamiento de la información enviada por las instalaciones hoteleras a la Guardia Civil, en la prevención e investigación del terrorismo y de otras formas graves de delincuencia organizada (Parteviaje), en la Dirección General de la Guardia Civil (BOE núm. 57, de 7 de marzo).
Resolución de 14 de julio de 2003, de la Secretaría de Estado de Seguridad, por la que se determinan las condiciones y forma de utilización de la transmisión de ficheros informáticos, así como las características de los soportes a que se refiere la Orden INT/1922/2003, de 3 de julio, sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería y otros análogos (BOE núm. 180, de 29 de julio).
Preguntas frecuentes
¿A partir de qué edad es obligatorio el registros de los viajeros?
¿A partir de qué edad es obligatorio el registros de los viajeros?
No existe una edad específica a partir de la cual se excluya a los viajeros del registro. Todos los viajeros deben ser registrados, independientemente de su edad, desde recién nacidos hasta adultos mayores.
En el caso de las personas menores de catorce años, sus datos serán proporcionados por la persona mayor de edad de la que vayan acompañados.
Además, toda persona mayor de catorce años, deberá firmar el parte de entrada
¿La plataforma SES.Hospedajes genera automáticamente la hoja de registro o parte de viajero?
¿La plataforma SES.Hospedajes genera automáticamente la hoja de registro o parte de viajero?
En SES.Hospedajes no se genera ninguna hoja de registro, solo queda registrado el parte en la plataforma.
¿Quienes están obligados al registro documental de la hoja de registro o parte de viajero?
¿Quienes están obligados al registro documental de la hoja de registro o parte de viajero?
Con la nueva normativa, solo los profesionales están obligados al registro documental de la hojas de registro o parte de viajero y guardarlas 3 años, se pertmite formato electrónico. Los particulares solo están obligados al registro del parte en la plataforma y no al registro documental adicional.