Esta guía te ayuda a trabajar con el registro de una reserva. Si todavía necesitas preparar el alojamiento, empieza por Cómo configurar Fast Check-in.
Accede al registro y revisa los datos
Abre la ficha de la reserva y entra en Fast Check-in, sección "Huésdes y Check-in". Desde ahí puedes revisar la información recogida en el formulario y añadir los huéspedes que falten.
omprueba que los datos de todos los huéspedes estén completos y sean correctos. Incluye también a los menores y a los bebés que se alojen.
Si tienes el Plan Pro o Elite, puedes incorporar datos mediante el lector de documentos desde la versión web móvil. Consulta cómo escanear el DNI o pasaporte de un viajero.
Corrige los datos cuando sea necesario
⚠️ Importante si trabajas con contratos de alquiler
Si el viajero facilitó sus datos y aceptó el contrato a través del enlace del formulario, modificar o rectificar cualquier dato de cualquiera de los huéspedes desde la ficha de la reserva invalida la aceptación previa del contrato y de sus condiciones.
Para que el contrato vuelva a constar como aceptado, el propio viajero deberá acceder de nuevo al enlace del formulario y volver a aceptarlo.
Para revisar o modificar la información de un huésped, pulsa el icono del lápiz situado a su derecha.
¿Qué hago si el lápiz aparece en gris y está bloqueado?
Si el registro ya está marcado como completado:
Desmarca la casilla Registro de huéspedes completado.
Acepta el aviso que muestra el sistema.
El lápiz aparecerá en verde. Púlsalo para editar los datos del huésped.
Cuando hayas corregido la información, continúa con la revisión antes de volver a dar el registro por terminado.
¿El viajero necesita corregir sus datos y el formulario está cerrado?
Puedes revisar y corregir su información desde la ficha de la reserva siguiendo los pasos anteriores. Si trabajas con contratos, ten en cuenta el aviso antes de realizar cualquier modificación.
Recoge la firma del parte cuando el huésped esté presente
Si realizas el registro en presencia del huésped, puedes recoger su firma digital desde la ficha de la reserva:
Pulsa el icono del lápiz situado junto a sus datos para acceder a la firma de su parte de entrada.
Facilita al huésped el dispositivo, por ejemplo un móvil o una tableta, para que firme.
La firma debe realizarla el propio huésped.
Marca el registro como terminado
Cuando tengas los datos de todos los huéspedes y hayas comprobado que son correctos, marca Registro de huéspedes terminado.
Esta acción cierra el formulario del viajero.
En el listado de reservas, junto a la ocupación, podrás identificar el estado del registro:
Check verde: el registro está completado.
Reloj de arena: el registro está pendiente de completar.
Si el sistema avisa de que el número de personas no coincide, comprueba los huéspedes introducidos, que hayas incluido a los menores y la configuración de edades del alojamiento.
De esta manera recibirás una copia de los partes de entrada (si previamente configuraste la opción de "recibir correo" desde la ficha del alojamiento), y te lo mostraremos como completado en el listado de reservas junto a la ocupación con un check verde (verás un reloj de arena si está pendiente de completar), y podrás ver el resumen y el estado del envío del fichero desde la columna "Parte de viajeros":
Si no tienes configurado el envío automático, desde la reserva puedes:
Enviar los datos manualmente al organismo correspondiente.
Descargar el fichero para cargarlo en la plataforma de ese organismo.
Una vez realizado el envío manual y comprobado que el parte se ha presentado correctamente, marca Marcar registro como realizado.
Esta opción permite dejar constancia en AvaiBook de que el parte ya ha sido presentado.
Para revisar las modalidades de envío y los ajustes del alojamiento, consulta Cómo configurar Fast Check-in.
¿Qué hago si el envío está pendiente o ha dado error?
En SES.Hospedajes, la recepción inicial y la validación del parte se producen en momentos distintos. El estado puede tardar en actualizarse en AvaiBook. Antes de repetir un envío pendiente, comprueba su situación para evitar duplicarlo.
Si aparece un error, revisa si afecta a los datos de los huéspedes o a la configuración del alojamiento. Consulta las instrucciones del organismo correspondiente para corregirlo:
Aprende a tu ritmo y desde cualquier lugar. ¡Únete para crecer juntos!