¿Qué es Fast Check in?
Fast Check-in es una solución propia, integrada en todas tus reservas y diseñada para ahorrarte una gran cantidad de tiempo durante el registro de tus huéspedes y el posterior envío a la Guardia Civil (Hospederías), Policía Nacional, Mossos d'Esquadra y Ertzaintza.
Con el objetivo de facilitar tu gestión en una de las tareas más absorbentes que debes realizar, te ofrecemos las siguientes funcionalidades:
📩 Check-in automatizado:
Podrás anticipar el Check-in de tus viajeros solicitándoles de forma automática, o manual el registro de sus datos personales. De esta manera, el día de entrada solo tendrás que verificar su identidad y tus huéspedes no tendrán que esperar.
📃 Partes de Entrada de viajeros:
Se generarán de forma automática los partes de entrada con los datos de cada huésped, además podrás imprimirlos, guardarlos en formato PDF o bien recibirlos en el correo electrónico que tú elijas.
🖊 Firma digital:
Ya no será necesario tener impresos los partes de entrada para obtener la firma. De manera sencilla desde tu móvil, Tablet o PC los huéspedes podrán firmar digitalmente su Check-in.
🚓 Envío a las fuerzas de Seguridad:
Los partes de entrada, se enviarán de forma automática Policía Nacional, Mossos d'Esquadra o Ertzaintza.
📸 Lector de documentos
Para agilizar el proceso de completar los datos de tus viajeros, vas a poder escanear los documentos de identidad de una manera ágil y sencilla. Disponible con nuestro plan Pro.
Incluido en todos los planes Avanzado, Premium y Líder, Standar y Pro.
Si, por el contrario, estás en uno básico y te gustaría probar esta herramienta, recuerda que te ofrecemos un mes gratis de cualquier plan sin compromiso.
¿Cómo configurar Fast Check-in?
Accede a la sección: Mis alojamientos. Una vez hayas escogido el alojamiento, aparecerá arriba a la derecha la pestaña Fast Check-in.
Para solicitar los datos de tus huéspedes, puedes elegir entre varias opciones.
En primer lugar, debes configurar el Aviso para el huésped principal. Esto implica decidir cómo solicitar al viajero principal que complete la información requerida. Tienes la opción de crear un correo electrónico personalizado o utilizar los avisos predefinidos que ofrece AvaiBook.
Personalizado: Se recomienda configurar este aviso mediante un correo electrónico automático que incluya el parámetro con el enlace para el check-in (#enlace_fastcheckin#). Además, puedes especificar el momento exacto en el que deseas enviar este aviso. En este caso, el email será personalizado por ti, utilizando tus propias palabras y siguiendo tus propias reglas de envío.
Predefinido: En todas tus reservas, enviaremos automáticamente al huésped principal un correo electrónico con el fin de completar el check-in. Este email, ya creado por Avaibook, no se puede editar. El huésped principal recibirá hasta 3 solicitudes, enviadas cuando falten 10, 5 y 2 días para el check-in.
En la segunda línea, puedes decidir cómo se hará el envío de los datos a las Fuerzas de Seguridad:
Manual: Tendrás que entrar en cada reserva y enviar los huéspedes registrados manualmente.
Semiautomático: El sistema enviará automáticamente, el mismo día del check-in, la información de los huéspedes registrados en las reservas con el "Registro de Huéspedes terminado". Recuerda que marcar “Registro de Huéspedes terminado” es una acción manual que debes hacer en cada reserva. El proceso se ejecutará cada hora
Automático: Al final de cada día, el sistema enviará automáticamente los huéspedes registrados en las reservas que hayan comenzado. No olvides revisar siempre la información de tus huéspedes.
El siguiente paso es insertar los datos de acceso a la página de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad competentes donde quieres que enviemos la información de tus reservas.
1- La entidad de registro dependerá de la localidad en la que se encuentra el alojamiento. Revisa si te corresponde registro en: Guardia Civil (Hospederías), Policía Nacional, Mossos d'Esquadra y Ertzaintza
2/3- Tendrás que insertar el usuario y contraseña con el que te diste de alta en la Fuerzas y Cuerpos de Seguridad que te corresponde.
4- Tendrás que insertar también el código de tu establecimiento, facilitado una vez hayas dado de alta tu establecimiento en el organismo que corresponda. En algunos casos este código coincide con el usuario.
*En el caso de que se trate de un alojamiento parcial, debes seleccionar si todas las unidades alojativas tienen un mismo número de registro o por lo contrario cada una tiene su propio registro:
En caso de que cada unidad tenga un registro diferente, debes indicar el código de establecimiento, nº de fichero y nº de parte que corresponda a cada una.
5/6 - Es necesario que conozcas el número del fichero -5- (si no conoces el número del último enviado, indica "1) y el último parte de entrada -6- (Si no lo conoces o es tu primer parte, indica "0" en este campo.).
7- Edad mínima del huésped. Edad a partir de la cual es obligatorio el registro y firma de los partes de entrada de los viajeros.
8- Si quieres recibir los partes de entrada en PDF en tu correo, indica tu email en este campo
9- Al marcar esta opción podrás crear y hacer uso de un contrato de alquiler vacacional vinculado a una reserva. Puedes crear un contrato desde cero o escoger entre uno de nuestros modelos
10- Indica tus datos de empresa. Es necesario que estos datos de empresa sean los mismos que figuran en la Entidad Oficial en la que has registrado tu establecimiento.
💾 Recuerda guardar la información pestaña por pestaña
¿Cómo realizar y gestionar un Check-in?
Comprueba que los huéspedes hayan completado correctamente sus datos. Si falta alguno o no son correctos, podrás editarlo desde el lápiz situado a la derecha en la línea de cada huésped.
Tus huéspedes podrán firmar cada uno de sus partes. Solo tendrás que clicar en el lápiz para ello.
Los viajeros pueden firmar cuando están completando la información o podrán hacerlo desde tu móvil o Tablet de manera digital . Podrás guardarlo en formato PDF, recibir una copia del Check-in en tu correo electrónico y, por supuesto, imprimirla.
Tras verificar la identidad de tus viajeros, y recoger sus firmas deberás informar a la Guardia Civil, Policía Nacional, Mossos d'Esquadra o Ertzaintza, según te corresponda.
Recuerda indicar Registro de Huéspedes terminado cuando tengas los datos de todos tus huéspedes.
De esta manera recibirás una copia de los partes de entrada (si previamente configuraste la opción de "recibir correo" desde la ficha del alojamiento), y te lo mostraremos como completado en el listado de reservas junto a la ocupación con un tic verde (verás un reloj de arena si está pendiente de completar).
Podrás ver el resumen y el estado del envío del fichero desde aquí:
Si no configuraste el envío automático a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, tendrás también la opción de enviarlo manualmente o descargar el registro para cargarlo en la página de la entidad correspondiente:
Este es un ejemplo de la ficha de Fast Check-in desde la que se gestionará el Check-in de tus huéspedes.
Datos del viajero principal. Será quien reciba las solicitudes para completar los datos del Check-in y compartirlas con el resto de viajeros.
Huéspedes. Mostraremos los datos de los huéspedes según se vayan registrando.
Copiar enlace. Este será el enlace que podrás facilitar a tus viajeros para que completen el formulario.
Solicitar por correo. A través de este botón enviaremos un e-mail al viajero principal para que complete los datos del Check-in, si quieres solicitarlo de forma manual.
Solicitar por WhatsApp: Al hacer clic en este botón, se abrirá tu aplicación de WhatsApp con un mensaje precargado. Podrás añadir algún texto adicional si lo deseas o enviar el mensaje directamente. WhatsApp es más visual y facilita la interacción.
Edita, borra o firma los datos de un huésped. En esta opción también podrán firmar el contrato de arrendamiento (si lo configuraste previamente en la ficha de alojamiento).
Añadir huésped. Siempre podrás añadir de forma manual los datos de los huéspedes.
Imprimir todos los partes de entrada.
Descarga PDF los partes de entrada.
Descarga el registro para importarlo en la web del cuerpo de seguridad correspondiente.
Envía de forma manual el registro.
Contrato de arrendamiento: si el huésped ya lo ha firmado, podrás enviarlo por email y descargarlo firmado.
Registro de Huéspedes terminado. Debes marcarlo únicamente cuando hayas completado el Check-in, así recibirás un e-mail con los partes de entrada.
Si tienes un plan PRO, con el lector de documentos de identidad podrás obtener los datos personales del huésped de forma automática mediante la cámara de tu dispositivo y completar de manera más ágil el Fast check-in.
¿Cómo completan los viajeros la hoja de Check-in?
Tus viajeros recibirán un e-mail con un enlace directo a su hoja de Check-in tal y como ves a continuación:
Todos los huéspedes de la reserva deberán completar los datos requeridos y firmar. Estos datos pueden variar en función del cuerpo de seguridad donde serán registrados.
Pueden darle a GUARDAR en cualquier momento sin necesidad de haber completado todos los datos. De esta manera, el viajero podrá escoger el momento más idóneo para seguir completando la información, sin haber perdido los datos ya guardados.
También pueden compartir fácilmente el enlace de la hoja de Check-in con todos sus acompañantes:
Cuando todos los huéspedes hayan completado los datos, podrán indicar que han TERMINADO y enviar la hoja de admisión.
En ese momento, recibirás un aviso, y sus datos quedarán registrados en AvaiBook.
Si se han confundido no hay problema, podrán modificar estos datos de nuevo entrando de nuevo a través del enlace anteriormente facilitado, y enviarlos nuevamente una vez revisados.
¿Como puedo escanear el DNI-Pasaporte de mis viajeros?
El lector de documentos de identidad te permite obtener los datos del huésped de forma automática para completar de manera más ágil el fast check-in. Está incluída en los planes PRO.
Desde la versión móvil, entra en la ficha de la reserva, haz clic en el icono de la maleta (fast check-in) y selecciona la opción de añadir huésped.
Selecciona escanear documento:
Y selecciona el tipo de documento que deseas escanear:
Es posible que se solicite permiso para acceder a la cámara:
Encuadra la parte del documento (o la página del pasaporte correspondiente) que contiene el código MRZ. Recomendamos hacerlo sobre un fondo neutro que contraste bien con el documento y en un lugar bien iluminado.
Pulsa el botón central con el icono de la cámara para realizar la lectura.
Si tu dispositivo es Apple te recomendamos que utilices esta funcionalidad con el navegador safari
💡 Preguntas Frecuentes
¿Todos los datos tienen que estar completos?
No todas las fuerzas de seguridad piden los mismos datos, nuestro formulario de solicitud de datos está adaptado para que funcione de manera general con todas las fuerzas de seguridad. Cuándo lleguen tus viajeros y verifiques los datos tendrás que asegurarte que están completos todos los datos que tu fuerza de seguridad necesite.
¿Porqué no funciona el enlace desde donde mis viajeros completan sus datos?
Al enviar el correo de solicitud de registro desde AvaiBook, algunos portales no leen correctamente la información. Si tu viajero hace clic en el enlace y no funciona la página, indícale que copie toda la URL y la pegue en su navegador y ya podrá completar los datos.
¿Se ha enviado el registro?
Puedes comprobar de manera global los registros enviados desde la sección Planning-->Reservas utilizando los filtros de búsqueda o la búsqueda rápida:
¿Cómo sé cuál ha sido el error de envío?
Desde el filtro de reservas al deslizar el ratón por encima de la X roja verás un mensaje donde se especifica el error de envío.
Desde dentro de los detalles de la reserva -->Huéspedes y Check-in --->Registro en las FFCCSE
¿Cómo vuelvo a hacer el envío una vez corregido el error?
Una vez que tienes un envío con error, tendrás que revisar el motivo y corregirlo para ello:
Desmarcar la pestaña de Registro de Huéspedes terminado
Edita la información incorrecta o completa la que falta
Seleccionar de nuevo el Registro de Huéspedes terminado.
