Se tiver contratado um plano PRO ou possuir um plano Líder, pode dar acesso ao sistema aos seus colaboradores de receção e limpeza através do respetivo endereço de email. O sistema irá gerar automaticamente uma palavra-passe para o acesso.
Com este sistema de acessos personalizados, cada colaborador poderá gerir apenas as tarefas que lhe correspondem, mantendo a sua conta segura, organizada e sem expor informação sensível.
Como criar um colaborador de Check-in / Check-out
Antes de dar acesso aos seus colaboradores através da secção Os meus utilizadores, deverá primeiro criá-los em:
Planning > Check-in / out > Gerir equipa.
Clique em Criar colaborador
Preencha as informações solicitadas:
Nome do colaborador
Endereço de email (caso pretenda enviar notificações automáticas)
Função: Receção ou Limpeza
Alojamento(s) aos quais ficará associado
Opções adicionais:
Auto-atribuir: o sistema atribui automaticamente as tarefas ao colaborador.
Exemplo: se selecionar Limpeza + Auto-atribuir, poderá indicar que a limpeza seja realizada sempre, por exemplo, duas horas após o Check-out.
Avisar: o colaborador receberá diariamente, às 7:00 da manhã, um email com as tarefas programadas para os próximos 3 dias.
Se não pretender o envio automático, também poderá enviar os avisos manualmente a partir do ecrã principal de Check-in / out.
iCal compartido: depois de criar o colaborador, copie o link do respetivo iCal e partilhe-o por email, SMS ou qualquer outro canal, para que possa consultar as suas tarefas em formato de calendário.
Se tiver criado vários colaboradores nestas secções, não poderão partilhar o mesmo alojamento na mesma tarefa (seja receção ou limpeza).
Dar acesso através de "Os meus utilizadores"
Depois de criar o colaborador em Check-in / out, poderá dar-lhe acesso ao sistema:
A partir da própria ficha do colaborador (1), ou
A partir da secção Os meus utilizadores (2)
Depois de criado o utilizador, este ficará visível na secção Usuários criados:
O sistema enviará automaticamente uma palavra-passe para o endereço de email registado. Para aceder, o utilizador deverá entrar em avaibook.com, clicar no botão “Entrar” e introduzir o seu email juntamente com a palavra-passe recebida para aceder ao perfil de Check-in / out.
Tipos de acesso e funcionalidades
Colaborador de limpeza
Este perfil terá acesso restrito ao menu: Planning > Check-in / out
✅ Ao aceder à tarefa atribuída, poderá visualizar:
Dados do hóspede principal: nome, apelidos, email e telefone
Número de hóspedes
Datas de início e fim da reserva
Origem da reserva
Notas adicionadas à tarefa
Poderá realizar as seguintes ações:
Atualizar notas na tarefa
Marcar a tarefa como terminada
Atualizar informação ao nível do iCal
Colaborador de receção
Este perfil também terá acesso restrito ao menu: Planning > Check-in / out
✅ Para além do que o colaborador de Limpeza pode visualizar, o utilizador de Receção poderá:
Ver o cartão encriptado do hóspede
Ver o valor da reserva
Confirmar se os pagamentos associados foram concluídos corretamente
Consultar os dados pessoais exigidos pelas autoridades de segurança
Solicitar novamente esses dados ao hóspede por email ou preenchê-los manualmente caso estejam incompletos
❌ Não poderá:
Efetuar cobranças
Solicitar alteração de cartão ao hóspede
Atribuição de reservas ao novo utilizador
Depois de criar o utilizador, deverá aceder à página principal da secção Check-in / out e atribuir manualmente as reservas já existentes.
Tenha em consideração que o sistema apenas começará a realizar a auto-atribuição automática (caso esteja ativada) para novas reservas recebidas após a criação do utilizador.
As reservas que já estavam confirmadas no sistema antes da criação do utilizador terão de ser atribuídas manualmente.
Se o utilizador indicar que não consegue visualizar algumas reservas no seu perfil, isso significa que essas reservas anteriores não foram atribuídas manualmente. Depois de efetuar essa atribuição, o utilizador conseguirá visualizá-las corretamente no seu acesso.
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