¿Cómo creo un empleado en la sección de Check-in / Check-out?
La gestión del personal de recepción y limpieza se realiza desde la sección:
Planning → Check-in / out → Gestionar personal
Desde este apartado podrás crear perfiles para tu equipo, configurar permisos y automatizar tareas de recepción o limpieza.
Acceder a “Gestionar personal”
Accede a:
Planning
Check-in / out
Gerir equipa
Si todavía no tengo empleados creados
Si todavía no has creado ningún perfil, aparecerá un recuadro informativo azul indicando que aún no existen empleados configurados.
Desde ahí, solo tendrás que hacer clic en:
Criar colaborador
para comenzar la configuración del nuevo perfil.
Si ya tengo empleados creados
Si ya existen perfiles configurados, al acceder a “Gerir equipa” visualizarás el listado completo de empleados creados.
En esta pantalla podrás consultar información como:
Nombre del empleado
Email
Funciones asignadas
Avisos automáticos
Autoasignación
Acceso de usuario
Acciones disponibles
Para crear un nuevo perfil, haz clic en:
Criar colaborador
ubicado en la parte superior derecha.
Configuração "Colaborador novo"
Una vez pulses en “Criar colaborador”, accederás a la ficha de configuración del empleado.
Aquí podrás completar la siguiente información:
Datos básicos:
Nombre: introduce el nombre del empleado o colaborador.
Email: añade el correo electrónico donde recibirá:
Avisos automáticos
Tareas asignadas
Acceso al calendario iCal
Acceso limitado a AvaiBook (si se crea usuario)
⚠️ El email es obligatorio si deseas enviar notificaciones o crear acceso de usuario.
Alojamientos:
Selecciona los alojamientos en los que podrá trabajar el empleado.
Esta configuración influye tanto en:
La asignación manual de tareas
La autoasignación de tareas
Configuración de cargos:
Podrás definir las funciones del empleado activando una o varias opciones:
Recepción: permite asignarle tareas relacionadas con:
Check-in
Check-out
Atención al huésped
Limpieza: permite asignarle tareas de limpieza del alojamiento.
Opciones de configuración
Avisar
Si activas esta opción, el empleado recibirá un correo automático diario con las tareas programadas para los próximos días.
Auto asignar
Permite que AvaiBook asigne automáticamente tareas al empleado según los alojamientos configurados.
🚨 Importante: la autoasignación solo funcionará para reservas recibidas después de crear el empleado.
Las reservas anteriores deberán asignarse manualmente.
Copiar URL del iCal
Permite obtener un enlace iCal para sincronizar las tareas del empleado con calendarios externos como:
Google Calendar
Outlook
Apple Calendar
Crear usuario
Permite crear un acceso limitado para que el empleado pueda acceder a AvaiBook y visualizar únicamente sus tareas asignadas.
🚨 Disponible únicamente en los planes PRO y Líder.
Finalizar la creación
Una vez completada toda la configuración:
Revisa los datos.
Haz clic en Crear empleado.
El nuevo perfil quedará disponible inmediatamente en el listado de personal.
¿Qué puedo hacer desde la pantalla principal de Check-in / Check-out?
La pantalla principal de Check-in / Check-out te permite gestionar de forma rápida las tareas de recepción, salidas, limpiezas y registro de huéspedes de tus reservas.
Desde esta sección podrás:
Consultar entradas y salidas de viajeros.
Ver el estado de las tareas de limpieza.
Revisar el registro de huéspedes.
Asignar o modificar empleados.
Editar tareas manualmente.
Añadir comentarios internos.
Enviar notificaciones por correo.
Exportar o imprimir listados.
Utiliza los filtros para localizar tareas rápidamente
Puedes filtrar la información por:
Fechas
Reserva
Alojamiento
Zona
Recepción
Limpieza
Estado de la tarea
Registro de huéspedes
Además, dispones de accesos rápidos como:
Solo hoy
Próximos 5 días
Registro de huéspedes terminado
Gestiona tareas directamente desde el listado
Cada línea del listado corresponde a una reserva o tarea operativa.
Desde ahí podrás:
Ver información básica de la reserva.
Consultar el alojamiento y huésped.
Revisar el estado de la tarea.
Editar la gestión de recepción o limpieza.
Enviar avisos por correo.
Añadir comentarios o notas internas.
Estados visuales de las tareas
Para facilitar la organización, las tareas se muestran mediante indicadores visuales:
🟩 Verde: tarea terminada.
🟥 Rojo: tarea pendiente.
También podrás identificar fácilmente si una tarea contiene comentarios añadidos.
Accesos rápidos disponibles
En la parte superior derecha encontrarás accesos directos para:
Imprimir listados.
Gestionar personal.
Exportar información.