AvaiBook oferece-lhe a possibilidade de configurar vários modelos de correio eletrónico que serão enviados automaticamente quando for necessário. Desta forma, pode oferecer aos seus hóspedes um serviço mais personalizado e economizar tempo.
Como configurar e-mails automáticos?
Aceda ao menu Conversas > E-mails automáticos.
No centro do ecrã, encontra-se o botão Criar modelo.
Atribua um nome ao modelo de e-mail.
Complete o assunto do modelo.
Crie o conteúdo da mensagem na secção Descrição.
Terá acesso ao seguinte ecrã.
Nome do modelo, só será visível para si na plataforma.
Ativar ou desativar o modelo, ao desativar um modelo, pode continuar a editá-lo e este não será enviado, mesmo que tenha definido regras de envío.
Assunto que aparecerá no e-mail do remetente. Pode incluir parâmetros no campo de assunto digitando ou colando o parâmetro entre ## (#nome_de_viagem).
No Corpo da mensagem, recomendamos a utilização dos parâmetros que serão substituídos pelos dados reais quando o modelo for gerado. Se introduzir o carácter # no editor de descrição, mostrar-lhe-emos todos os parâmetros disponíveis.
Também poderá acrescentar um anexo se desejar em formato PDF e com um tamanho máximo de 1 MB.
Se tiver um Plano Pro, poderá também anexar um modelo do contrato de aluguer, tendo em conta que se anexar os contratos de uma reserva, o resto dos ficheiros anteriormente anexados será eliminado.
Envío de teste de modelo - Pode enviar um teste para o seu correio eletrónico.
Se pretender enviar o seu teste para mais do que um e-mail, separe-os por vírgulas.
Tenha em atenção que:
O seu teste será enviado com o conteúdo que incluiu nas secções de assunto, descrição e anexo do e-mail.
Os parâmetros incluídos no envio do seu teste conterão dados fictícios para que possa verificar o resultado final.
Não se esqueça de guardar o seu modelo, caso contrário as suas alterações perder-se-ão.
Não são incluídos anexos no envio do teste.
💾Não se esqueça de guardar as informações em cada separador.
Como configurar regras de envío?
Aceda ao menu Conversas --> E-mails automáticos.
Na linha de cada modelo configurado, existe uma coluna “Regras”.
Clique no olho e poderá configurar quando pretende que esse modelo seja enviado.
Abre-se uma janela “Regras de envio” que indica quais as regras que definiu.
Adicione uma regra ou modifique a regra clicando no lápis e guarde.
Como destinatário, lembre-se de colocar sempre #email_viajante#, pode também colocar um e-mail para o qual chega uma cópia ou uma cópia oculta. Se tiver um Plano Pro e tiver configurado os seus clientes e utilizadores, pode também utilizar o nosso sistema de correio eletrónico para comunicar com eles. Se o destinatário do e-mail for o proprietário do seu alojamento, utilizará o parâmetro #email_cliente# , enquanto que utilizará o parâmetro #email_usuario# se o destinatário for o seu empregado.
Se o seu plano o permitir, pode selecionar os alojamentos para os quais pretende enviar o modelo; caso contrário, aplica o modelo a todos os alojamentos.
Se o seu plano o permitir, selecione os canais aos quais pretende que o modelo seja aplicado.
Poderá também definir uma língua predefinida e, caso não exista um modelo na língua de envío, enviaremos o modelo associado a essa língua.
Como definir uma língua predeterminada?
Video explicativo:
Aqui te deixamos alguns exemplos de modelos.
Que parâmetros posso utilizar?
Quando configuras ou crias um modelo de Email ou um Contrato, tens a possibilidade de incluir parâmetros para os enviares aos hóspedes de forma personalizada. Estes parâmetros serão substituídos pelos dados reais da reserva quando o modelo for enviado automaticamente.
Ao editar o modelo, só terás de escrever # para abrir uma lista com todos os parâmetros disponíveis. Para selecionar o que quiseres incluir, basta clicar nele.
A seguir, poderás ver a lista de todos os parâmetros disponíveis:
#campo_adicional_1# - Campo adicional 1
#campo_adicional_1# - Campo adicional 2
#campo_adicional_1# - Campo adicional 3
#campo_adicional_1# - Campo adicional 4
#campo_adicional_1# - Campo adicional 5
#cliente# - Nome do cliente (propietario) criado por ti
#codigo_acceso# - Código de acesso ao alojamento
#codigo_postal_viajante# - Código postal do hóspede
#comissoes_definidas# - Comissões definidas
#condicoes_de_reservas# - Condições da reserva
#data_entrada# - Data de entrada
#data_reserva# - Data de realização
#data_saída# - Data de saída
#email_cliente# - Email do cliente (propietario) criado por ti
#email_viajante# - Email do hóspede
#endereço_alojamento# - Morada do alojamento
#endereço_viajante# - Morada do hóspede
#extras# - Extras
#fiança#- Caução estabelecida nas condições da reserva
#forma_pagamento# - Informação sobre o modo de pagamento
#hora_check_in# - Hora Check in
#hora_check_out# - Hora Check out
#id_reserva# - ID da reserva
#idioma_reserva# - Língua da reserva
#importe_reserva# - Importe da reserva
#importe_resto# - Resto da reserva
#link_acceso#: Link de acesso ao alojamento
#link_fastcheckin# - Link Fast check-in
#localidade# - Localidade do alojamento
#mapa_alojamento# - Localização do alojamento
#nif_nifc_passaporte_viajante# - Documento de identificação do hóspede
#alojamento_nome_comercial#: Nome comercial (Gestor de conteúdos) do alojamento
#nome_alojamento# - Nome do alojamento
#nome_unidade# - Nome da unidade do alojamento
#nome_unidade_etiqueta#: Nome da etiqueta da unidade de alojamento
#nome_viajante# - Nome do hóspede
#notas_internas# - Notas internas da reserva
#numero_noites# - Número total de noites da reserva
#observaçoes_viajante# - Observações do hóspede
#ocupaçao# - Nº de pessoas
#povoado_viajante# - Distrito do hóspede
#pre_pagamento# - Pré-pagamento da reserva
#referencia_id# - Código da reserva do canal de origem
#rs_viajante# - Razão social do hóspede
#telefone_cliente# - Telefone do cliente (propietario) criado por ti
#telefone_viajante# - Telefone do hóspede
#unidade_nome_comercial# - Nome comercial da unidade de alojamento
#url_comprovante# - URL do comprovativo da reserva
#url_conversaçao# - URL para conversa com o hóspede
*Nos parâmetros dos campos adicionais, mostraremos as informações adicionais solicitadas no motor de reservas, que são configuradas no separador Opções de reserva dentro da ficha do alojamento:
💡 Perguntas frequentes
Posso ativar ou desativar um modelo?
Nos seus modelos, no canto superior direito, tem um botão onde pode ativar ou desativar um modelo. Se o desativar, pode continuar a adicioná-lo, mas não será enviado, mesmo que tenha definido regras de envio.
Posso enviar um anexo?
Sim, siga o procedimento normal acima em Como criar um modelo de e-mail, terá uma secção no final do modelo para anexar ficheiros. Lembre-se que, se for uma imagem, tem de ser através de um endereço URL, pelo que terá de ser carregada na Internet. Os portais não permitem receber ficheiros no sistema de mensagens.
Posso inserir um URL no corpo da mensagem?
Sim, mas lembre-se que Booking.com e Airbnb, bloqueiam links (URL) ligados a um texto, por isso é aconselhável adicionar sempre o link (URL) sem ligá-lo a um texto, dessa forma o hóspede pode copiá-lo e abri-lo no seu navegador sem problemas.
❌ Exemplo de um link (URL) vinculado a um texto: Entrar no AvaiBook
✅ Exemplo de uma ligação (URL) não vinculado a um texto: Introduzir https://app.avaibook.com/login.php
❗Além disso, a Booking.com e a Airbnb não permitem qualquer formatação (negrito, cores, imagens, etc.). Eles só permitem que você envie texto ao se comunicar com os hóspedes.
Além disso, se o URL for demasiado longo, aconselhamo-lo a encurtá-lo utilizando programas gratuitos como este: https://acortar.link/
Em que horário são enviados os e-mails automáticos?
Os modelos são enviados automaticamente a cada hora. O envio manual também é possível a partir do separador Reservas > Conversas.
Posso personalizar os meus modelos de correio eletrónico?
Claro que pode! Pode alterar o tipo de letra, o tamanho, a cor, etc., e também adicionar imagens, como o seu logótipo, clicando no ícone de mosaico no canto superior direito (junto ao ícone de ligação). Ser-lhe-á pedido que as inclua através de um endereço URL, pelo que terão de ser carregadas de alguma forma (no seu sítio Web, por exemplo) para que as possa incluir.
Posso configurar os modelos em diferentes línguas?
Sim, quando configura o e-mail, pode selecionar a língua que pretende configurar. Nós não fazemos a tradução, mas identificamos a origem da reserva e enviamos o e-mail na língua do viajante.
Tenha em atenção que:
Se tivermos um modelo na língua do viajante, enviamo-lo.
Se o primeiro ponto não for cumprido, utilizamos a definição de língua predefinida para o envio e enviamos esse modelo.
Se o segundo ponto não for cumprido, verificamos a língua que tem na plataforma AvaiBook. Se existir um modelo nessa língua, enviamo-lo.
Se nenhum destes três pontos for cumprido, não enviamos nada.