Com a AvaiBook, pode criar contratos de arrendamento para férias associados às suas reservas, personalizá-los e geri-los automaticamente através da funcionalidade Fast Check-in.
Esta ferramenta permite-lhe gerar contratos legais adaptados a cada reserva, simplificar o processo durante o check-in e garantir maior segurança e profissionalismo nos seus alojamentos.
Quais são as vantagens desta ferramenta?
Agilize o check-in das suas reservas (especialmente com o Fast Check-in).
Crie contratos personalizados para cada um dos seus alojamentos.
Utilize o seu próprio modelo ou escolha entre os nossos modelos básicos, completos ou detalhados.
Geração automática do contrato com assinatura digital do hóspede no momento do check-in.
Anexe o contrato aos seus modelos de e-mail.
Adaptação do conteúdo legal em função do país onde se situa o alojamento.
Assinatura do anfitrião integrada através do parâmetro #firma_alojamiento#.
Como configurar um contrato de arrendamento?
Aceda a Alojamentos > Os meus alojamentos.
Entre na ficha do alojamento e aceda ao módulo Fast Check-in.
Ative a opção junto de Ativar contratos.
Selecione uma das opções que lhe propomos. Pode criar um contrato de raiz ou escolher entre um modelo completo, padrão/simples ou detalhado.
Nestes modelos encontrará vários parâmetros que serão preenchidos automaticamente com as principais informações das suas reservas.
📝 Para consultar em detalhe todos os parâmetros disponíveis e a informação que é preenchida automaticamente em cada contrato, consulte o artigo Parâmetros disponíveis para configurar o contrato de arrendamento.
Adicione o nome do contrato.
Insira o seu logótipo (deve estar previamente configurado na personalização do motor de reservas).
Assine com o rato ou insira o parâmetro #firma_alojamiento#.
Guarde e, se pretender, pré-visualize o contrato ou envie uma versão de teste para o endereço de e-mail associado à sua conta.
Pode copiar ou duplicar o contrato para outros alojamentos a partir de:
Como é gerado e assinado o contrato?
Existem duas formas principais:
1. Assinatura automática com o Fast Check-in
O hóspede acede ao formulário de check-in.
Visualiza e assina digitalmente o contrato juntamente com a ficha de entrada.
2. Assinatura manual a partir da reserva
Aceda a Planning > Reservas > Detalhes da reserva > Fast Check-in.
Na secção Hóspedes e Check-in, edite a informação.
A partir daí, pode visualizar e aceitar o contrato.
Se alterar qualquer dado do hóspede, o contrato anterior será eliminado e terá de ser novamente assinado. Nessa situação, o sistema apresentará a seguinte mensagem de aviso:
O contrato será gerado com o hóspede principal mas, se necessário, tem a opção de gerar um contrato adicional para o resto dos seus viajantes.
Uma vez gerado o contrato, pode enviar uma cópia para o e-mail que desejar fazer o download:
Como enviar o contrato ao hóspede por e-mail?
Pode automatizar o envio dos contratos por e-mail após a assinatura.
Se pretender que o hóspede receba o contrato após a sua aceitação, é necessário criar um modelo de e-mail e ativar a opção "Anexar contratos de arrendamento".
Desta forma, o sistema enviará automaticamente o contrato quando o hóspede tiver concluído o Fast Check-in, assinado e aceite o contrato.
Configure um modelo de e-mail em Conversas > E-mails automáticos.
Assinale a opção "Anexar contratos de arrendamento".
Defina uma regra de envio.
⚠️ Atenção: Se ativar a opção "Anexar contratos de arrendamento" num modelo de e-mail, qualquer outro ficheiro anexado a esse mesmo modelo será removido automaticamente. Estas duas configurações não são compatíveis e não podem ser utilizadas em simultâneo.
Para enviar ficheiros anexos diferentes do contrato, é necessário criar um modelo de e-mail separado, destinado exclusivamente a esse envio. Consulte o artigo Guia de configuração: E-mails automáticos.
Onde posso encontrar todos os meus contratos?
Todos os contratos gerados estão disponíveis para download em:
Planning > Reservas
A partir daí, pode aceder aos contratos, descarregá-los e enviá-los para qualquer endereço de e-mail.
Importante
Esta funcionalidade está disponível para utilizadores com o plano Pro.
Para que funcione corretamente, o módulo Fast Check-in deve estar ativado.
Se o contrato não for gerado, verifique se o alojamento está corretamente configurado e se o hóspede concluiu o check-in digital.
Aprenda ao seu ritmo e a partir de qualquer lugar. Junte-se a nós e evolua connosco!