O que é o Fast Check-in?
O Fast Check-in é uma solução própria, integrada em todas as suas reservas, concebida para lhe poupar uma grande quantidade de tempo durante o registo dos seus hóspedes e o posterior envio para AIMA - SIBA.
📌 A ferramenta Fast Check-in está disponível nos planos Avançado, Premium, Líder, Standard e Pro. Se tiver um plano Básico e quiser experimentá-la, oferecemos-lhe um mês gratuito sem compromisso de qualquer plano superior.
Com o objetivo de facilitar a sua gestão, disponibilizamos as seguintes funcionalidades.
O que oferece o Fast Check-in?
Check-in automatizado
Pode agilizar o check-in solicitando aos seus viajantes que registem os seus dados antes da chegada, de forma automática ou manual. Isto permite verificar a identidade rapidamente no dia de entrada, evitando esperas desnecessárias.
Boletins de entrada de viajantes
Serão gerados automaticamente os formulários de entrada com os dados de cada hóspede. Além disso, poderá imprimi-los, guardá-los em PDF ou recebê-los no e-mail que escolher.
Comunicação a AIMA - SIBA
Os dados dos viajantes preenchidos no formulário do Fast Check-in são enviados automaticamente para o AIMA - SIBA.
Leitor de documentos
Para agilizar o processo de preenchimento dos dados dos viajantes, pode digitalizar os documentos de identificação de forma rápida e simples. Esta funcionalidade está disponível no Plano Pro.
Assinatura digital
Já não é necessário imprimir os formulários de entrada para obter assinatura. De forma simples, através do telemóvel, tablet ou PC, os hóspedes podem assinar digitalmente o check-in.
Aceitação das condições de pagamento
Quando uma reserva tiver um cartão registado, o Fast Check-in solicitará ao viajante que aceite as condições de pagamento antes de concluir o processo. Caso a reserva inclua também um contrato de alojamento, o hóspede deverá aceitar ambos os documentos através das respetivas caixas de seleção.
A assinatura, a data, a hora e o endereço IP a partir do qual a aceitação é efetuada ficarão registados como comprovativo. Estas informações serão igualmente incluídas nos comprovativos da reserva e do pagamento, garantindo maior segurança e rastreabilidade nas transações.
Aceitação das condições de pagamento durante o Fast Check-in
Além da assinatura digital da ficha de hóspedes ou do contrato de alojamento (caso esteja configurado), o Fast Check-in permite solicitar ao viajante a aceitação expressa das condições de pagamento da reserva.
Quando será solicitada?
A aceitação será solicitada quando a reserva tiver um cartão registado.
Se existir também um contrato de alojamento, o hóspede deverá aceitar ambos os documentos antes de conseguir concluir o processo.
Importante: Não será possível concluir o Fast Check-in sem aceitar as condições de pagamento e, quando aplicável, também o contrato de alojamento.
Informação registada como comprovativo
Depois de as condições serem aceites, o AvaiBook irá guardar automaticamente:
✍️ A assinatura do viajante;
📅 A data e a hora da aceitação;
🌐 O endereço IP a partir do qual foi efetuada.
Toda esta informação ficará registada nos comprovativos da reserva e do pagamento, proporcionando maior rastreabilidade e evidências adicionais perante eventuais reclamações ou litígios relacionados com pagamentos.
Como configurar o Fast Check-in?
Aceda à secção: Alojamentos > Os meus alojamentos.
Depois de selecionar o alojamento, aparecerá no canto superior direito o separador Fast Check-in.
Como solicitar os dados dos hóspedes:
Pode escolher entre várias opções.
Primeiro, configure o aviso para o hóspede principal. Escolha como solicitar a informação necessária: pode criar um e-mail personalizado ou utilizar os avisos predefinidos da AvaiBook.
Personalizado: Recomenda-se automatizar o envio do aviso de check-in ao hóspede principal através de um e-mail personalizado. Este e-mail deve incluir o link direto para o check-in, utilizando o parâmetro (#link_fastcheckin#), e pode ser agendado para envio num momento específico.
Predefinido: Para todas as suas reservas, a AvaiBook enviará automaticamente um e-mail ao hóspede principal para completar o check-in. Este e-mail não é editável e inclui até três lembretes: 10, 5 e 2 dias antes do check-in.
De seguida, pode definir como serão enviados os dados a AIMA - SIBA.
Manual: Deverá aceder a cada reserva e enviar manualmente os dados dos hóspedes.
Semiautomático: O sistema enviará automaticamente os dados das reservas com o estado “Registo de Hóspedes terminado” no dia do check-in. Este estado deve ser marcado manualmente.
Automático: No final do dia, o sistema enviará automaticamente os dados das reservas iniciadas. Recomenda-se sempre verificar a informação dos hóspedes.
O passo seguinte consiste em fornecer os dados solicitados pela AIMA, para o envio das informações das suas reservas:
Configuração dos dados de login na AIMA - SIBA.
Entidade de registo
Unidade Hoteleira(NIF)
Estabelecimento
Chave de Ativação
⚠️De acordo com a Lei n.º 23/2007 (Lei de Estrangeiros), é obrigatório preencher o boletim de alojamento e registar os cidadãos estrangeiros no SIBA.
Esta obrigação aplica-se a todos os hóspedes, incluindo bebés e crianças de qualquer idade.
Como realizar e gerir o check-in?
Verifique se os dados dos hóspedes estão completos e corretos. Para editar, utilize o ícone de lápis à direita de cada hóspede.
Os hóspedes podem assinar cada formulário clicando no ícone de lápis.
Se o ícone estiver bloqueado a cinzento, deve primeiro desmarcar “Registo de hóspedes concluído”.
O sistema apresentará um aviso que deverá ser aceite. Depois de o fazer, o ícone do lápis ficará verde e poderá editar os dados do hóspede.
Os viajantes podem assinar digitalmente durante o registo ou a partir do telemóvel/tablet. Pode guardar em PDF, receber por e-mail ou imprimir.
Não se esqueça de marcar “Registo de hóspedes terminado” quando tiver todos os dados preenchidos.
Desta forma, receberá uma cópia das fichas de entrada — caso tenha configurado previamente a opção “receber e-mail” na ficha do alojamento.
Além disso, na lista de reservas, o processo será apresentado como concluído junto à ocupação através de um visto verde. Se ainda estiver pendente de conclusão, verá um ícone de ampulheta.
Poderá também consultar o resumo e o estado do envio do ficheiro na coluna “Ficha de hóspedes”.
Se não tiver configurado o envio automático, terá também a opção de enviar manualmente ou de descarregar o registo para o carregar na entidade correspondente:
Caso opte por enviar o registo manualmente, recomendamos que, após concluir o envio, assinale a opção “Marcar registo como efetuado”.
Desta forma, o sistema identificará que essa ficha já foi comunicada à entidade correspondente.
Como os viajantes preenchem o formulário?
Os hóspedes recebem, por e-mail, uma ligação para concluírem o check-in de forma digital. Todos os hóspedes deverão preencher e assinar o formulário, que poderá variar consoante a entidade competente.
O preenchimento pode ser guardado e concluído mais tarde, se necessário. Além disso, a ligação pode ser partilhada com os restantes hóspedes da reserva.
Receberá uma notificação quando o registo estiver concluído. Posteriormente, os hóspedes poderão também editar os seus dados através da mesma ligação.
Assim que todos os hóspedes tiverem preenchido os seus dados, poderão concluir e enviar o registo.
📝 O formulário está configurado no sistema em todos os idiomas disponíveis:
Mas então, como é que o sistema determina em que idioma deve enviá-lo?
Isto depende do idioma recebido juntamente com a reserva do viajante. Ou seja, o idioma da mensagem é adaptado automaticamente ao idioma identificado na reserva.
Como digitalizar o documento dos viajantes?
O leitor de documentos de identificação permite obter automaticamente os dados do hóspede, tornando o preenchimento do Fast Check-in mais rápido e simples. Esta funcionalidade está incluída no Plano PRO.
Na versão web, aceda à ficha da reserva, clique no ícone da mala (Fast Check-in) e selecione a opção “Adicionar hóspede”
Selecione digitalizar documento:
Selecione o tipo de documento que pretende digitalizar:
É possível que seja solicitada autorização para aceder à câmara:
Para digitalizar o código MRZ, enquadre a secção correspondente do documento ou passaporte. Recomenda-se utilizar um fundo neutro para obter um contraste ideal e garantir que a zona está bem iluminada. Prima o botão central da câmara para iniciar a leitura.
Se o seu dispositivo for Apple, recomendamos que utilize esta funcionalidade através do navegador Safari.
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