I messaggi automatici consentono di inviare e-mail agli ospiti in modo automatico o manuale durante le diverse fasi di una prenotazione.
La gestione dei modelli è disponibile esclusivamente dalla versione web di AvaiBook. Attualmente questa funzionalità non è disponibile nell'app mobile.
Da questa sezione puoi creare, modificare e gestire i tuoi modelli, configurare le condizioni di invio e definire a quali alloggi, prenotazioni e origini si applicheranno.
Come accedere ai modelli
Dal menu laterale vai su: Conversazioni → Messaggi automatici
Accederai alla schermata principale di gestione dei modelli, dalla quale potrai cercare, creare e amministrare tutti i messaggi automatici.
Se non hai ancora creato alcun modello
La prima volta che accedi a questa sezione, l'elenco sarà vuoto e il sistema visualizzerà il messaggio: "Non sono stati trovati risultati corrispondenti ai criteri selezionati."
Questo messaggio indica semplicemente che nel tuo account non è ancora stato creato alcun modello.
Se sono già presenti dei modelli
Una volta creato uno o più modelli, questi verranno visualizzati automaticamente nell'elenco principale.
Da questa schermata potrai consultare tutte le informazioni relative a ciascun modello e gestirlo rapidamente.
Dalla schermata principale puoi:
Cercare i modelli utilizzando diversi filtri.
Accedere alle impostazioni generali dei messaggi automatici.
Creare un nuovo modello.
Visualizzare tutti i modelli esistenti.
Attivare o disattivare un modello.
Modificare o eliminare un modello esistente.
Filtri disponibili
Per individuare rapidamente un modello puoi utilizzare i seguenti filtri.
Nome del modello: Consente di trovare un modello inserendone il nome completo o una parte di esso.
Evento associato: mostra esclusivamente i modelli collegati a uno specifico evento.
Stato: permette di visualizzare i modelli in base al loro stato.
Origine della prenotazione: filtra i modelli in base all'origine delle prenotazioni a cui si applicano.
Canale: mostra soltanto i modelli associati a un determinato canale.
Alloggi: consente di individuare i modelli associati a uno o più alloggi specifici.
Azioni disponibili
Nella parte superiore della schermata sono disponibili le seguenti opzioni.
Cerca: applica i filtri selezionati e mostra solo i modelli che soddisfano i criteri impostati.
Cancella filtri: reimposta tutti i filtri e visualizza nuovamente l'elenco completo dei modelli.
Configurazione: consente di accedere alle impostazioni generali dei messaggi automatici.
Questa funzione viene descritta nella sezione successiva dell'articolo.
Crea modello: apre l'editor per creare un nuovo modello.
L'intero processo di creazione viene illustrato più avanti in questo articolo.
Creare un nuovo modello
Fai clic su + Crea modello per aprire l'editor.
La schermata è suddivisa in due colonne, dalle quali potrai configurare sia il contenuto dell'e-mail sia le condizioni di invio.
Colonna sinistra: permette di definire: il contenuto del modello, i destinatari, la lingua, gli allegati, l'invio di un messaggio di prova.
Colonna destra: permette di configurare: le modalità di invio, il momento dell'invio, le prenotazioni a cui il modello verrà applicato.
Configurare il contenuto del modello
Nella colonna sinistra dovrai compilare le informazioni del messaggio.
Nome del modello: Inserisci un nome che ti permetta di identificarlo facilmente. Campo obbligatorio.
Stato del modello: Per impostazione predefinita il modello sarà Attivo. Potrai disattivarlo e riattivarlo in qualsiasi momento.
Destinatario: Indica a chi verrà inviato il messaggio. Puoi inserire uno o più indirizzi e-mail, separandoli con una virgola, oppure utilizzare le variabili disponibili.
Copia (CC): Consente di aggiungere indirizzi e-mail che riceveranno una copia del messaggio. Inserisci ciascun indirizzo e premi Invio per aggiungerlo all'elenco.
Copia nascosta (CCN): Permette di aggiungere destinatari aggiuntivi senza rendere visibili i loro indirizzi agli altri destinatari. Inserisci ciascun indirizzo e premi Invio per aggiungerlo all'elenco.
Nel campo Destinatario puoi utilizzare anche le seguenti variabili per inviare automaticamente l'e-mail al destinatario corretto:
##email_proprietario##email_viaggiatore#,
#email_miei_dipendenti#
#email_dipendente_check_in#
#email_dipendente_check_out#
#email_dipendente_pulizie#
Modificare il messaggio
Nella sezione Modifica modello puoi preparare il contenuto che verrà inviato ai destinatari.
Lingua: Per impostazione predefinita, l'editor visualizza la lingua configurata nel tuo profilo utente AvaiBook. Se desideri creare il modello in più lingue, seleziona la bandiera corrispondente e inserisci il contenuto per ciascuna lingua.
⚠️ il sistema non traduce automaticamente il contenuto del modello. Dovrai inserire manualmente sia l'oggetto sia il testo dell'e-mail in ogni lingua che desideri utilizzare.
Oggetto dell'e-mail: Inserisci l'oggetto del messaggio. Campo obbligatorio.
Descrizione: Scrivi il corpo dell'e-mail utilizzando l'editor di testo avanzato.
Potrai: formattare il testo; inserire collegamenti; aggiungere immagini;
incorporare video;creare tabelle; utilizzare tutti gli altri strumenti disponibili nell'editor.
Personalizzare i messaggi con i parametri
Per inserire informazioni dinamiche all'interno dell'e-mail, digita il carattere # nel campo Descrizione. Il sistema mostrerà automaticamente l'elenco dei parametri disponibili, che potrai selezionare e inserire nel testo.
Al momento dell'invio dell'e-mail, questi parametri verranno sostituiti automaticamente con i dati corrispondenti della prenotazione.
Se desideri consultare l'elenco completo dei parametri disponibili e il loro funzionamento, fai riferimento all'articolo Parametri per personalizzare i modelli e-mail.
Aggiungere allegati
Nella sezione Allegati puoi includere un file PDF che verrà inviato insieme all'e-mail.
Requisiti del file:
Formato consentito: PDF
Dimensione massima: 1 MB
Puoi inoltre attivare l'opzione Allega i contratti di locazione per includere automaticamente i contratti generati da AvaiBook.
Inviare un messaggio di prova
Prima di salvare e attivare il modello, puoi utilizzare la sezione Invio di prova del modello.
Inserisci un indirizzo e-mail e premi Invio.
Successivamente fai clic su Invia prova del modello per verificare l'aspetto del messaggio e controllare il contenuto e la formattazione.
Se desideri inviare la prova a più indirizzi e-mail, inserisci ogni indirizzo nel campo dedicato e premi Invio dopo ciascuno.
Man mano che li aggiungi, il sistema li inserirà automaticamente nell'elenco dei destinatari.
Facendo clic su Invia prova del modello, l'e-mail verrà inviata a tutti gli indirizzi presenti nell'elenco.
Tieni presente che:
Il messaggio di prova verrà inviato con il contenuto presente in quel momento nei campi Oggetto dell'e-mail e Descrizione, nella lingua selezionata.
I parametri presenti nella prova conterranno dati fittizi, così potrai verificare il risultato finale.
Ricorda di salvare il modello: in caso contrario tutte le modifiche andranno perse.
Gli allegati non vengono inclusi nell'invio di prova.
Configurare l'invio del modello
Dopo aver completato il contenuto del messaggio, configura le condizioni che determineranno quando e per quali prenotazioni il modello verrà inviato.
Queste impostazioni si trovano nella colonna destra dell'editor.
Come desideri inviare il modello?
Per impostazione predefinita il sistema seleziona l'opzione Automatico.
Puoi scegliere tra due modalità.
Automatico: Il modello verrà inviato automaticamente quando saranno soddisfatte le condizioni configurate. Inoltre, potrà essere inviato manualmente anche dalla scheda della prenotazione.
Manuale Il modello non sarà associato ad alcun evento automatico e potrà essere inviato esclusivamente dalla scheda di una prenotazione.
Se scegli un modello Manuale, non sarà necessario configurare l'evento, la pianificazione, gli alloggi o l'origine della prenotazione. Dovrai semplicemente compilare il contenuto dell'e-mail e salvare il modello.
A quale evento vuoi associare l'invio?
Seleziona l'evento che attiverà l'invio automatico del modello.
Puoi scegliere tra i seguenti eventi:
Alla ricezione o alla creazione di una prenotazione confermata.
Alla cancellazione di una prenotazione confermata.
Al check-in della prenotazione.
Al check-out della prenotazione.
Al completamento della registrazione degli ospiti.
Tieni presente che:
Ogni modello automatico può essere associato a un solo evento.
Le opzioni disponibili nella sezione Quando deve essere inviato il modello? varieranno in base all'evento selezionato.
Quando deve essere inviato il modello?
Una volta selezionato l'evento, dovrai indicare quando desideri che il modello venga inviato. Per impostazione predefinita, il sistema seleziona l'opzione Al momento dell'evento.
Se desideri configurare un invio più specifico, seleziona la seconda opzione. Il sistema adatterà automaticamente le opzioni di configurazione in base all'evento scelto.
Eventi immediati:
Questi tre eventi condividono la stessa configurazione di invio:
Alla ricezione o alla creazione di una prenotazione confermata.
Alla cancellazione di una prenotazione confermata.
Al completamento della registrazione degli ospiti.
Potrai scegliere tra le seguenti opzioni:
Al momento dell'evento (opzione selezionata per impostazione predefinita).
X giorni e X ore dopo l'evento.
Eventi con data programmata
Gli eventi Check-in e Check-out consentono una programmazione più flessibile, poiché sono associati a una data specifica.
In questi casi potrai configurare:
Al momento dell'evento.
X giorni prima o dopo l'evento e l'ora approssimativa di invio.
Nel caso del Check-in, inoltre, potrai attivare l'opzione Invia anche se la prenotazione è stata effettuata con un preavviso inferiore, così che anche le prenotazioni dell'ultimo minuto ricevano il messaggio.
A quali strutture sarà associato il modello?
In questa sezione devi indicare a quali strutture sarà associato il modello automatico.
Puoi scegliere tra due opzioni:
Tutte le strutture
Seleziona questa opzione se desideri che il modello sia disponibile per tutte le strutture del tuo account compatibili con l'evento selezionato.
È l'opzione consigliata se desideri utilizzare lo stesso messaggio in modo generale per tutte le tue strutture.
Seleziona strutture
Se preferisci che il modello venga utilizzato solo per determinate strutture, seleziona questa opzione.
Successivamente, fai clic sul menu a discesa Seleziona strutture e scegli una o più strutture a cui desideri associare il modello. Puoi selezionare tutte le strutture di cui hai bisogno.
Il modello verrà inviato solo per le prenotazioni delle strutture selezionate e quando si verificherà l'evento configurato per il suo invio.
Se in futuro aggiungerai nuove strutture al tuo account, queste non verranno associate automaticamente al modello. Se desideri che utilizzino anch'esse il modello, dovrai modificarlo e aggiungerle manualmente, a meno che il modello non sia configurato per Tutte le strutture.
Quale deve essere l'origine della prenotazione?
In questa sezione devi indicare da quale origine della prenotazione potrà essere inviato il modello automatico.
Per impostazione predefinita, quando crei un nuovo modello, il sistema mantiene selezionate tutte e tre le opzioni disponibili:
Prenotazioni manuali
Motore di prenotazione
Canali
Ciò significa che il modello potrà essere inviato per le prenotazioni provenienti da una qualsiasi di queste origini, purché siano soddisfatte anche tutte le altre condizioni configurate.
Se desideri che il modello venga inviato solo per un'origine specifica, deseleziona semplicemente le opzioni che non desideri utilizzare e lascia selezionata solo quella corrispondente.
Canali
Se mantieni selezionata l'opzione Canali, potrai indicare dal menu a discesa se il modello deve essere applicato a:
Tutti i canali, oppure
Uno o più canali specifici.
L'origine della prenotazione funge da filtro aggiuntivo. Il modello verrà inviato solo quando la prenotazione proviene dall'origine selezionata e, inoltre, risultano soddisfatti l'evento e tutte le altre condizioni configurate.
💡 Domande frequenti
Posso creare un modello in più lingue?
Posso creare un modello in più lingue?
Sì. L'editor dispone di bandiere delle lingue che ti permettono di compilare l'oggetto e il corpo dell'email in ciascuna lingua in modo indipendente.
Posso duplicare un modello?
Posso duplicare un modello?
No. Attualmente, il nuovo sistema di messaggistica non consente di duplicare i modelli.
Se hai bisogno di creare un modello simile, dovrai crearne uno nuovo e configurarne nuovamente il contenuto.
Come posso rendere disponibile lo stesso modello in più lingue?
Come posso rendere disponibile lo stesso modello in più lingue?
Se desideri che un modello sia disponibile in più lingue, dovrai compilare manualmente il contenuto per ciascuna di esse.
Per farlo, fai clic sulla bandiera della lingua corrispondente e completa le informazioni del modello in quella lingua.
Gli unici campi che dovranno essere tradotti esternamente sono:
L'oggetto dell'email.
La descrizione o il corpo del messaggio.
Il resto della configurazione del modello sarà comune a tutte le lingue.
📌 Importante: puoi compilare solo le lingue di cui hai bisogno oppure tutte quelle disponibili nel sistema.
Posso convertire un modello automatico in manuale o un modello manuale in automatico?
Posso convertire un modello automatico in manuale o un modello manuale in automatico?
Sì. Puoi modificare il tipo di un modello in qualsiasi momento.
Quando effettui questa modifica, il sistema conserverà tutte le informazioni relative alla modifica del modello, ad esempio:
l'oggetto dell'email;
il corpo del messaggio;
le traduzioni realizzate nelle diverse lingue.
Tuttavia, la configurazione dell'invio automatico non viene conservata.
Ciò significa che, se converti un modello manuale in automatico, dovrai configurare nuovamente tutte le informazioni relative all'invio, come:
l'evento che attiva l'invio;
quando deve essere inviato;
le strutture a cui sarà associato;
l'origine delle prenotazioni;
e tutte le altre condizioni di invio.
Se invece converti un modello automatico in manuale, conserverai il contenuto del modello, ma tutte le configurazioni relative all'invio automatico non saranno più applicate.
Cosa succede se una prenotazione dell'ultimo minuto arriva entro la finestra di invio configurata?
Cosa succede se una prenotazione dell'ultimo minuto arriva entro la finestra di invio configurata?
Se l'invio è programmato prima del check-in e non hai attivato l'opzione Invia anche se la prenotazione è stata effettuata con un preavviso inferiore, quella prenotazione non riceverà l'email.
Attiva questa opzione per includere anche le prenotazioni dell'ultimo minuto.
Posso inviare manualmente un modello automatico?
Posso inviare manualmente un modello automatico?
Sì. I modelli di tipo Automatico possono essere inviati manualmente anche dalla scheda di qualsiasi prenotazione.
Cosa succede se modifico un modello automatico?
Cosa succede se modifico un modello automatico?
Qualsiasi modifica salvata in un modello automatico verrà applicata ai futuri invii che soddisfano le condizioni configurate.
Le prenotazioni o le email già inviate in precedenza non verranno modificate.
Impara con i tuoi tempi, ovunque tu sia. Insieme possiamo crescere!