Con l’obiettivo di migliorare il controllo e la tracciabilità di ogni prenotazione, presentiamo la nuova funzionalità Stato del soggiorno.
Ora potrai identificare in modo rapido e semplice se una prenotazione è in fase di check-in, ha effettuato il check-out o risulta come no-show, e aggiornare questo stato da diversi punti di accesso nel sistema.
✨ Funzionalità disponibile per gli utenti con piano PRO.
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Il seguente video mostra un riepilogo visivo dei passaggi spiegati in questa guida.
In cosa consiste lo Stato del soggiorno?
Lo Stato del soggiorno consente di selezionare e visualizzare in quale fase si trova una specifica prenotazione, scegliendo tra le seguenti opzioni:
Check-in: quando l’ospite ha iniziato la registrazione e l’ingresso nella struttura.
Check-out: quando l’ospite ha terminato il soggiorno ed è partito.
No-show: quando l’ospite non si presenta.
Questa funzionalità facilita un controllo preciso e aggiornato sullo stato di ogni prenotazione, contribuendo a migliorare l’organizzazione e la comunicazione interna.
Dove e come si può impostare lo Stato del soggiorno?
La selezione o la modifica dello stato può essere effettuata da diversi punti del sistema:
Scheda della prenotazione:
Dalla schermata in cui vengono visualizzati tutti i dettagli di una prenotazione, è possibile selezionare o cambiare lo stato del soggiorno nella sezione corrispondente.
Calendario:
Clic destro sulla prenotazione: cliccando con il tasto destro su una prenotazione nel calendario, apparirà un menu a discesa con diverse opzioni, tra cui la possibilità di impostare o modificare lo stato del soggiorno.
Clic sulla prenotazione: cliccando direttamente sulla prenotazione, dal calendaio, si aprirà una vista con la sezione dedicata allo stato del soggiorno, dove potrai selezionare lo stato desiderato.
Configurazione iniziale e utilizzo quotidiano
Per impostazione predefinita, tutte le prenotazioni non avranno uno stato specificato, permettendo a te o ai tuoi dipendenti di inserire e aggiornare lo stato man mano che il soggiorno procede.
Il giorno del check-in, potrai segnare che la prenotazione ha iniziato il Check-in.
Quando l’ospite termina il soggiorno, potrai aggiornare lo stato a Check-out.
Se l’ospite non si presenta, sarà sufficiente segnare No-show.
Questa flessibilità consente un monitoraggio in tempo reale e una gestione più efficiente delle prenotazioni, potendo controllare da Planning > Prenotazioni quali soggiorni hanno iniziato il check-in, quali sono in check-out e quali risultano come no-show, utilizzando il filtro "Stato del soggiorno" e selezionando quello che desideri visualizzare.
Nell’ultima colonna dell’elenco delle prenotazioni, troverai il significato di ogni icona:
Non specificato: – (trattino)
Al passaggio del cursore appare il testo:
Check-in: → (icona freccia) 📅 (icona calendario)
Al passaggio del cursore sull’icona appare il testo:
Check-out: 📅 (icona calendario) → (icona freccia)
Al passaggio del cursore sull’icona appare il testo:
No Show: x (icona croce)
Al passaggio del cursore sull’icona appare il testo:
Chi può visualizzare e modificare lo Stato del soggiorno?
Utente principale: ha accesso completo per visualizzare e modificare lo stato di qualsiasi prenotazione.
Utenti dipendenti: se hai creato utenti dipendenti nel sistema, anche loro potranno visualizzare e modificare lo stato del soggiorno, se necessario.
Utenti con profilo di check-in/check-out per la reception: vedi i dettagli nella sezione seguente.
Cosa accade con il profilo utente per il check-in/check-out?
Quando un utente con funzioni specifiche di Check-in o Check-out svolge il proprio compito, non vengono modificate né ampliate le funzionalità abituali assegnate.
La principale differenza è che, al termine della propria attività (sia il registro di check-in che la conclusione del check-out), potrà segnare l’operazione come completata o No show – l’ospite non si è presentato nella struttura.
Questo comporterà che:
Il sistema invierà automaticamente l’aggiornamento corrispondente all’utente principale.
Lo stato del soggiorno verrà aggiornato nella scheda della prenotazione, riflettendo l’avanzamento reale ed evitando errori manuali.
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