Hai bisogno di coordinare gli orari di check-in, check-out e pulizie del tuo team? Con AvaiBook è molto semplice
Accedi alla sezione "Check-in/out" nella sezione "Planning" e filtra le attività per tipo, periodo, alloggio, zona o dipendente. Trova rapidamente ciò che cerchi!
AvaiBook organizza le tue attività di reception e pulizia in quattro colonne principali:
Reception: mostra gli arrivi (verde) e le partenze (rosso), con data, ora e dipendente assegnato.
Prenotazione: fornisce dettagli come numero di notti, ID prenotazione, stato del Fast Check-in, dati del viaggiatore e alloggio.
Pulizia: simile alla reception, indica data, ora e dipendente per l’attività di pulizia.
Azioni: consente di inviare email e modificare le attività per una migliore organizzazione.
In questa sezione puoi assegnare manualmente il dipendente, la data e l’ora dell’attività.
Importante: i dipendenti visualizzati dipendono dalla configurazione iniziale dell’alloggio. Se a "Carla" hai asseganto solo un alloggio, non la vedrai negli altri. Per evitarlo, configura i tuoi dipendenti per "tutti gli alloggi" o per quelli necessari.
Aggiungi note alle attività per includere dettagli importanti. Queste note saranno visibili nella schermata principale cliccando sull’icona delle informazioni (vedi immagine). Inoltre, puoi inviare un’email al dipendente con l’attività, incluse le note e un riepilogo della prenotazione, usando l’icona di messaggistica.
Se hai dimenticato di inviare l’email durante la modifica dell’attività, non preoccuparti. Puoi farlo successivamente dalla schermata principale, cliccando sull’icona della posta accanto all’attività. Ricorda che, per farlo, devi prima creare i dipendenti e inserire il loro indirizzo email.
Come posso gestire il mio personale?
Organizza facilmente il tuo team (reception, pulizia) e le attività (check-in/out) in AvaiBook.
Per creare o modificare i dipendenti:
Vai a "Planning" > "Check-in/out"
Clicca su "Gestisci il personale"
Funzionalità:
Creare dipendenti: aggiungi nome, email (per avvisi automatici), ruolo (reception/pulizia) e alloggio.
Modifica/Elimina: modifica o elimina i dipendenti esistenti.
Avvisi: attiva le notifiche automatiche.
Auto-assegnazione: automatizza l’assegnazione delle attività.
iCal: opzione per condividere i calendari.
Cos'è l'assegnazione automatica?
Assegna automaticamente le attività di reception e pulizia al tuo personale.
Reception: assegna receptionist fissi a specifici alloggi. Alla ricezione di prenotazioni, le attività verranno assegnate automaticamente.
Pulizia: programma la pulizia secondo le tue esigenze. Ad esempio, 2 ore prima del check in.
Punti chiave per l'assegnazione automatica e la gestione del personale:
Limitazioni:
È possibile assegnare un solo receptionist e un solo addetto alle pulizie per alloggio/i.
Configurazione degli alloggi:
Se configuri l'assegnazione automatica senza assegnare alloggi: si applica a tutti gli alloggi
Se configuri l'assegnazione automatica assegnando alloggi: si applica solo a quelli selezionati
Se non configuri l'assegnazione automatica, le prenotazioni non verranno assegnate in automatico ai dipendenti.
Raccomandazione:
Utilizza l'assegnazione automatica per facilitare l'aggiornamento dei compiti.
Posso anche automatizzare le email?
Notifiche Automatiche e Manuali per i Dipendenti:
Avvisi automatici:
Attiva l’opzione "Avvisare" affinché i dipendenti ricevano un’email giornaliera alle 7:00 con le attività dei successivi tre giorni.
Notifiche manuali:
Se preferisci, invia email individuali dalla schermata principale di "Check-in/out".
Come posso condividere il mio calendario attività?
Condividi e sincronizza le attività del tuo team con i calendari iCal:
Condividi le attività di pulizia e reception con i tuoi dipendenti, permettendo loro di accedere al proprio programma giornaliero da dispositivi mobili o computer.
Sincronizza le attività con calendari popolari come Google Calendar utilizzando il formato iCal.
Come ottenere il calendario iCal:
Vai su: Planning > Check-in/out > Gestisci il personale.
Genera un link iCal per condividere le attività dei tuoi dipendenti su Google Calendar:
Nella colonna "Azioni" della sezione "Il mio personale", clicca sull’icona del calendario per copiare l’URL iCal.
Questo link permette ai tuoi dipendenti di importare le loro attività da AvaiBook direttamente su Google Calendar.
Invia il link iCal al tuo dipendente, che dovrà importarlo seguendo questi passaggi:
Accedere a Google Calendar
Cliccare sulla sezione Altri calendari (1)
Selezionare l’opzione Da URL (2)
Incollare l’URL di AvaiBook nel campo fornito da Google
Cliccare su Aggiungi calendario
Una volta sincronizzato, il dipendente vedrà le sue attività nel calendario, che mostrerà le attività da 7 giorni prima a 28 giorni dopo la data attuale.
Come funziona l’accesso utente per Check-in, Check-out, reception e pulizie?
AvaiBook ti permette anche di dare accesso limitato alla piattaforma ai tuoi lavoratori. Oltre agli accessi per proprietario, dipendente, tecnico e contabile, è stato aggiunto quello per Check-in e Check-out, in modo che il personale di reception e pulizie possa visualizzare le proprie attività su AvaiBook.
Opzione disponibile solo per i piani Líder e PRO
Puoi attivarlo in due modi:
Vai alla scheda di uno dei tuoi dipendenti: Planning > Check-in/out > Gestisci il personale. Che tu stia modificando uno esistente o creando uno nuovo, troverai l’opzione per creare un sottoutente in basso a destra.
Oppure clicca sull’ultima sezione con il tuo nome e seleziona "I miei utenti".
Come puoi vedere, in basso appare l’opzione Check-in/out con una breve descrizione. Se non hai ancora registrato nessun dipendente, la pagina ti consiglierà di andare nella sezione Check-in/out per crearne uno. Se ne hai, ti basterà scegliere a chi dare accesso.
Una volta creato l’accesso, il dipendente riceverà un’email che lo informa che potrà accedere ad AvaiBook in modo limitato. Ogni volta che gli verrà assegnata un’attività, riceverà un’email da cui potrà accedere direttamente alla schermata seguente:
Potrà visualizzare solo le proprie attività di reception o pulizia, e non quelle degli altri. Potrà vedere le note scritte dal proprietario, rispondere se necessario, accedere a una scheda riepilogativa della prenotazione e segnare l’attività come in sospeso o completata. Il personale di Check-in e Check-out potrà anche completare i dati del Fast Check-in, se necessario.
Il proprietario potrà decidere se ricevere un’email ogni volta che un dipendente segna un’attività come completata. Questa opzione è disponibile nella schermata principale di Check-in/out, in basso a sinistra:
Inoltre, se l’attività è completata, apparirà in verde nella schermata del proprietario. Se invece è ancora in sospeso, apparirà in rosso come mostrato di seguito:
Impara con i tuoi tempi, ovunque tu sia. Insieme possiamo crescere!