Movimientos en AvaiBook: Consulta y gestión de tu contabilidad
En AvaiBook, la sección de Movimientos te permite supervisar y gestionar todos los flujos económicos relacionados con tus reservas y servicios contratados. A continuación, te explicamos cómo acceder a esta información, qué tipos de movimientos puedes encontrar y cómo interpretarlos de forma clara y sencilla.
¿Cómo acceder a la sección de Movimientos?
Dirígete al menú Contabilidad > Movimientos. Utiliza los filtros disponibles (fechas, tipo de movimiento, estado, etc.) para personalizar tu búsqueda. Si no aplicas filtros, al hacer clic en Buscar verás todos los movimientos registrados.
Contenido de la Sección Movimientos
Filtros de Búsqueda:
Tipo: un desplegable con opciones de filtro, Cargos, Abonos, Reservas, Pagos online.
Saldado: puedes filtrar operaciones que se encuentren saldadas.
Período: puedes definir un rango de fechas. Por defecto te aparecen las operaciones de los últimos dos meses.
Facturado: puedes filtrar operaciones que han sido facturadas.
En custodia: el sistema te proporcionará las reservas cuyo saldo esté en custodia.
Desde la pantalla de Movimientos, puedes:
Visualizar detalles: Haz clic en cada movimiento para consultar su estado (saldado, pendiente, etc.) y comisiones aplicadas.
Exportar datos: Descarga un informe en formato CSV o Excel para tu contabilidad externa.
¿Qué es el Saldo Disponible y el Saldo en Custodia?
Saldo Disponible
Es la suma de todos los movimientos relacionados con tus reservas (cobros pagos online, descuento de comisiones) y servicios contratados (módulos adicionales, renovación de planes).
Puede ser positivo o negativo y se salda automáticamente a cero cada día mediante un proceso automático.
¿Por qué tengo un saldo positivo y no me pagan?
Esto puede deberse a:
Tu saldo disponible no supera el umbral de cobro. Ajusta este importe a un valor menor en Mis Datos para que el proceso se ejecute al día siguiente.
No tienes configurada una cuenta bancaria. Registra una cuenta y la validaremos en un plazo de 24-48 horas.
Tienes pendiente la documentación KYC. Súbela siguiendo los pasos indicados y la validaremos en 24-48 horas.
Existe un impago o devolución pendiente al viajero. Revisa el mensaje en Contabilidad > Movimientos para resolverlo.
¿Por qué tengo un saldo negativo y no me cobran?
Esto puede ocurrir por:
El saldo negativo no supera el umbral de cobro; se cobrará el día 1 del próximo mes.
No tienes registrada una tarjeta. Añádela de forma segura siguiendo las instrucciones en la plataforma.
Saldo en Custodia
Es la suma de movimientos (cobros pagos online y descuento de comisiones) de reservas custodiadas hasta que se cumpla la fecha de disponibilidad, determinada por la política de cancelaciones, la garantía antifraude u otros requisitos (como la validación de tu perfil).
Una vez cumplida la fecha de disponibilidad, el importe pasa al saldo disponible.
¿Por qué tengo un saldo en custodia y no me pagan?
Esto puede deberse a:
Se custodia hasta cumplir la política de cancelaciones (modificable para futuras reservas).
Se custodia hasta cumplir la garantía antifraude.
Se custodia hasta el plazo del Fraud Scoring Programme (48 horas tras el check-in para cobros manuales sin política gestionada por AvaiBook). El tiempo máximo de retención varía entre 20 y 40 días, según evaluación interna de seguridad.
Requiere documentación KYC validada para liberar el saldo.
Saldo Disponible: Suma de los movimientos procesados y listos para ser abonados o cobrados. Puede ser positivo (a tu favor) o negativo (a saldar por ti). Este saldo se salda automáticamente a diario si supera el umbral de cobro configurado. Puedes consultar el umbral de cobro que tienes establecido desde tu zona privada > Mis datos.
Saldo en Custodia: Importes retenidos temporalmente por motivos como políticas de cancelación, garantía antifraude o validación de perfil. Una vez cumplida la fecha de disponibilidad, estos fondos pasan al saldo disponible.
¿Cómo se procesan los pagos y cobros en AvaiBook?
Los pagos y cobros en AvaiBook se gestionan mediante un proceso automático que se ejecuta diariamente. A continuación, te detallamos el funcionamiento:
Proceso automático diario
Cada día, a las 07:55 horas, se revisa el saldo de tu cuenta en AvaiBook.
Si el saldo es positivo y supera el umbral de cobro: Se realiza una transferencia bancaria con el importe generado.
Saldado mensual: El día 1 de cada mes se ejecuta un saldado completo, independientemente de que el umbral de cobro se haya alcanzado, transfiriéndote el saldo disponible acumulado.
Gestión de saldos negativos
Si el saldo es negativo: Se genera un cobro automático a la tarjeta registrada para saldar el recibo pendiente.
¿Qué se entiende por "Pago" en AvaiBook?
El término Pago se refiere a la orden de pago generada automáticamente por nuestro sistema cuando, tras el proceso de saldado, tu saldo en AvaiBook es positivo.
Proceso de Emisión del Pago
La orden de pago es emitida por nuestra entidad bancaria y transferida a la entidad bancaria del propietario, según la cuenta configurada en AvaiBook en ese momento.
Es fundamental tener en cuenta que cualquier cambio en la cuenta bancaria puede impactar las órdenes de pago. Si el cambio se realiza después del proceso de saldado, la orden ya generada no se verá afectada y se procesará con los datos anteriores.
Consideraciones Importantes:
Dado que el proceso de saldado se ejecuta una vez al día, los cobros de reservas correspondientes a diferentes fechas se abonarán mediante órdenes de pago separadas, según el día de ejecución.
¿Qué se entiende por "Cobro" en AvaiBook?
El término "Cobro" se refiere a la orden de cobro generada automáticamente por nuestro sistema cuando, tras el proceso de saldado, se detecta que tu saldo en AvaiBook es negativo. Esta orden puede incluir:
Comisión del 1% por gestión.
Comisión financiera (entre 2% y 4%, según el tipo de transacción).
Pago de renovaciones de planes o módulos.
Proceso de Generación del Cobro
Cada día, a las 08:05 horas, se crea una orden de cobro para los saldos negativos.
Se genera un cargo automático a la tarjeta registrada como favorita en el sistema.
Este movimiento se reflejará bajo el concepto "COBRO SALDO PTE A DD-MM-AAAA" en tu historial.
Gestión de Intentos de Cobro
El proceso se ejecuta automáticamente una vez al día durante 4 días consecutivos.
Si al quinto día el recibo pendiente no se ha cobrado con éxito:
Aparecerá un modal de pago que bloqueará el acceso al sistema hasta que resuelvas la situación.
Opciones para desbloquear:
Solución con el banco: Si la tarjeta es válida, pero el banco no autoriza la operación por algún motivo, podrás mantenerla registrada y reintentarlo una vez resuelto el problema.
Registro de una nueva tarjeta: Deberás insertar una tarjeta válida para completar el pago.
¿Cuándo recibo mis cobros en AvaiBook?
El envío del dinero de una reserva al propietario en AvaiBook depende de varios parámetros que el sistema revisa automáticamente. A continuación, te explicamos cada uno de ellos y cómo impactan el momento en que recibirás tus fondos.
1. Política de Cancelaciones
La política de cancelaciones, configurada por el propietario, determina el plazo durante el cual el viajero puede anular su reserva sin penalización, es decir, hasta qué fecha se le reembolsa el anticipo cobrado. Este plazo puede variar para cada alojamiento.
Ejemplo: Si estableces una política de cancelaciones que permite al viajero cancelar sin penalización hasta 30 días antes de la entrada, y una reserva se realiza el 01/12/2020 para una estancia que comienza el 10/03/2021, el anticipo permanecerá retenido hasta el 10/02/2021 (30 días antes de la llegada). En esa fecha, el importe pasará a tu Saldo Disponible en AvaiBook.
2. Garantía Antifraude
La garantía antifraude ofrece seguridad adicional al viajero en reservas realizadas a través del motor de reservas de AvaiBook, asegurando que el alojamiento no sea fraudulento.
Con garantía antifraude activa: El importe de la reserva se hará disponible en tu saldo 48 horas después del check-in del viajero, eliminando riesgos para el cliente.
Sin garantía antifraude: El dinero se libera según la política de cancelaciones definida en la ficha del alojamiento.
Nota importante: La garantía antifraude no puede modificarse una vez que la reserva ha sido confirmada y pagada con estas condiciones.
3. Umbral de Cobro
El umbral de cobro define el importe mínimo que debe alcanzar tu saldo disponible para que el sistema genere un pago automático.
Valor por defecto: 125 € (sujeto a modificaciones según el perfil de cada cliente).
Funcionamiento: Cuando tu saldo disponible iguala o supera este umbral, el sistema genera un pago y lo transfiere a la cuenta bancaria configurada en tu Zona Privada.
Personalización: Puedes ajustar este umbral a la cantidad que prefieras accediendo a Mis Datos en tu cuenta.
¿Qué es el Umbral de Cobro en AvaiBook?
El umbral de cobro es la cantidad mínima que defines para que tu saldo disponible en AvaiBook se abone automáticamente a tu cuenta bancaria.
Funcionamiento del Umbral de Cobro
Ejemplo: Si estableces un umbral de 125 €, el sistema liquidará el importe a tu cuenta bancaria cuando tu saldo disponible alcance o supere esta cantidad.
Saldado mensual: Si al final del mes el importe pendiente no ha alcanzado el umbral de cobro, el día 1 del mes siguiente se realizará una liquidación automática, independientemente de que se haya superado o no dicho umbral.
Configuración del umbral
Puedes personalizar el umbral accediendo al menú Mis Datos en tu Zona Privada.
Una vez ajustado a la cantidad deseada, haz clic en el botón Guardar para aplicar los cambios.
¿Por qué existe un Umbral de Cobro?
El umbral de cobro se implementa para simplificar la gestión de pagos, especialmente para clientes con múltiples reservas o importes frecuentes. Esto permite:
Acumular las cuantías cobradas a través de nuestra plataforma de pago (excluyendo los importes en custodia).
Facilitar la contabilidad al evitar pagos diarios, ya que, tras cumplir la política de cancelaciones, el anticipo pertenece al propietario, incluso si el viajero cancela.
Consideraciones Adicionales:
Las liquidaciones se agrupan por fechas, y un saldo pendiente puede usarse para gestionar impagos o devoluciones, incluso si no está relacionado con la reserva original, siempre que su liquidación haya sido abonada previamente.
Nuestro objetivo es abonar el dinero al propietario lo antes posible, siguiendo un protocolo interno para casos puntuales, evitando demoras innecesarias.
Aprende a tu ritmo y desde cualquier lugar. ¡Únete para crecer juntos!