AvaiBook permite-lhe configurar modelos de mensagens automáticas para oferecer um serviço mais personalizado aos hóspedes e poupar tempo. Para configurar os e-mails automáticos, siga estes passos:
Como configurar modelos de correio eletrónico automáticos
Aceda a Conversas > E-mails automáticos.
Clique em Criar modelo.
Atribua um nome ao modelo.
Complete o assunto do modelo.
Preencha a linha de assunto e componha o conteúdo da mensagem.
Detalhes importantes do modelo de e-mail:
Nome do modelo: somente visível para si.
Ativar/desativar modelo: desativado continua a ser editável, mas não será enviado.
Assunto: Aparecerá no email enviado.
Corpo da mensagem: utilize parâmetros que serão substituídos por dados reais. Se introduzir o carácter # no editor de descrição, ser-lhe-ão mostrados todos os parâmetros disponíveis.
Pode anexar ficheiros em formato PDF (máximo 1 MB). Se tiver o Plano Pro, pode anexar o contrato de aluguer.
Importante:
Tenha em atenção que, se anexar um contrato, não poderá introduzir quaisquer outros ficheiros e os ficheiros já anexados serão eliminados. Além disso, não é possível enviar um contrato como anexo antes do check-in: o hóspede terá de assinar no check-in e a assinatura também será utilizada para o contrato. Por este motivo, recomendamos que configure o envio automático de correio eletrónico para uma data posterior ao check-in.
Além disso, pode enviar uma mensagem de correio eletrónico de teste para o seu endereço de correio eletrónico para verificar o modelo. Tenha em atenção que:
O seu envio de teste será enviado com o conteúdo que incluiu nas secções de assunto, descrição e anexo do e-mail.
Os parâmetros incluídos no seu envio de teste conterão dados fictícios para poder verificar o resultado.
Não se esqueça de guardar o seu modelo, caso contrário as suas alterações perder-se-ão.
Como configurar as regras de envio da mensagem de correio eletrónico?
Para configurar as regras de envio dos modelos de correio eletrónico em AvaiBook:
Aceder ao menu Conversas > E-mails automáticos.
Em cada modelo, clique no ícone do olho na coluna “Regras” para as configurar.
Abre-se uma janela onde pode adicionar ou modificar as regras. Não se esqueça de guardar as alterações.
Para o destinatário, utilize o parâmetro #email_viajante#. Também pode adicionar uma cópia ou uma cópia oculta.
Se tiver o Plano Pro, pode personalizar ainda mais os destinatários, utilizando #email_cliente# para o proprietário ou #email_usuario# para o colaborador.
Isto permite-lhe gerir o envio de mensagens eletrónicas automatizadas de uma forma mais precisa e personalizada.
Nota:
Se tiver o plano PRO, terá acesso à funcionalidade de personalizar modelos, escolhendo:
A que alojamento será aplicado.
Para que portal deseja enviá-lo.
Esta opção de criar modelos por alojamentos e por portais está disponível exclusivamente no plano PRO.
Como definir uma língua predefinida?
Poderá também definir uma língua predefinida e, caso não exista um modelo na língua de envio, enviaremos o modelo associado a essa língua.
Parâmetros para personalização de mensagens de automáticas
Quando cria modelos de correio eletrónico ou contratos, pode personalizá-los com parâmetros. Estes parâmetros são automaticamente substituídos pelos dados da reserva aquando do envio. Para incluir um parâmetro, digite # e selecione o parâmetro pretendido na lista que aparece.
Abaixo encontra-se uma lista de todos os parâmetros disponíveis 👇
Clique aqui para ver todos os parâmetros
Clique aqui para ver todos os parâmetros
#campo_adicional_1#: Campo adicional 1
#campo_adicional_1#: Campo adicional 2
#campo_adicional_1#: Campo adicional 3
#campo_adicional_1#: Campo adicional 4
#campo_adicional_1#: Campo adicional 5
#cliente#: Nome do cliente (proprietário) criado por si
#codigo_acceso#: Código de acesso ao alojamento
#codigo_postal_viajante#: Código postal do hóspede
#comissoes_definidas#: Comissões definidas
#condicoes_de_reservas#: Condições da reserva
#data_entrada#: Data de entrada
#data_reserva#: Data de realização
#data_saída#: Data de saída
#email_cliente#: E-mail do cliente (proprietário) criado por si
#email_viajante#: E-mail do hóspede
#endereço_alojamento#: Morada do alojamento
#endereço_viajante#: Morada do hóspede
#extras#: Extras
#fiança#: Caução estabelecida nas condições da reserva
#forma_pagamento#: Informação sobre o modo de pagamento
#hora_check_in#: Hora Check-in
#hora_check_out#: Hora Check-out
#id_reserva#: ID da reserva
#idioma_reserva#: Língua do hóspede na reserva
#importe_reserva#: Importe da reserva
#importe_resto#: Resto da reserva
#link_acceso#: Link de acesso ao alojamento
#link_fastcheckin#: Link Fast check-in
#localidade#: Localidade do alojamento
#mapa_alojamento#: Localização do alojamento
#nif_nifc_passaporte_viajante#: Documento de identificação do hóspede
#alojamento_nome_comercial#: Nome comercial (Gestor de conteúdos) do alojamento
#nome_alojamento#: Nome do alojamento
#nome_unidade#: Nome da unidade do alojamento
#nome_unidade_etiqueta#: Nome da etiqueta da unidade de alojamento
#nome_viajante#: Nome do hóspede
#notas_internas#: Notas internas da reserva
#numero_noites#: Número total de noites da reserva
#observaçoes_viajante#: Observações do hóspede
#ocupaçao#: núm. de pessoas
#povoado_viajante#: Distrito do hóspede
#pre_pagamento#: Pré-pagamento da reserva
#referencia_id#: Código da reserva do canal de origem
#rs_viajante#: Razão social do hóspede
#telefone_cliente#: Telefone do cliente (proprietário) criado por si
#telefone_viajante#: Telefone do hóspede
#unidade_nome_comercial#: Nome comercial da unidade de alojamento
#url_comprovante#: URL do comprovativo da reserva
#url_conversaçao#: URL para conversa com o hóspede
#taxa_turística#: taxa turística para a reserva.
#montante_pendente_de_cobro#: montante que o viajante tem pendente para ser pago.
#montante_programado#: montante pendente programado para o hóspede,
#montante_total_cobrado#: montante total cobrado ao hóspede.
#nome_somente_viajante#: nome do hóspede sem sobrenome.
#link_opinioes_motor#: link de convite par que o hóspede deixe uma valoração.
#meu_proprietario_razao_social#: razão social do proprietário do alojamento.
#meu_proprietário_IBAN#: IBANs mascarados do proprietário do alojamento. Mostrar os primeiros e últimos 4 dígitos.
#meu_proprietario_razao_social#: denominação social do proprietário do alojamento.
#meu_proprietário_email#: email do proprietário do alojamento.
#meu_proprietário_endereço#: morada do proprietário do alojamento.
#meu_proprietário_endereço_completo#: morada completa do proprietário do alojamento.
#meu_proprietário_município#: município do proprietário do alojamento
#meu_proprietário_nif_nifc_passaporte#: documento de identificação do proprietário do alojamento.
#meu_proprietário_nome_sobrenomes#: nome e apelido do proprietário do alojamento.
#meu_proprietário_telefone#: telefone do proprietário do alojamento.
#meus_dados_pessoa_contato#: nome da pessoa de contacto associada à tua conta na AvaiBook.
Nos parâmetros dos campos adicionais, mostraremos as informações adicionais solicitadas no motor de reservas, configuradas no separador Opções de reserva dentro do perfil do Alojamento:
Apresentamos alguns exemplos de modelos para sua referência.
Como adicionar links numa mensagem de correio eletrónico?
Como adicionar links numa mensagem de correio eletrónico?
O primeiro aspeto a considerar é que pode adicionar qualquer ligação (URL) e também pode ligá-las a um texto específico.
❗ A Booking.com e a Airbnb bloqueiam os links (URL) ligadas a um texto, pelo que se recomenda que se adicione sempre a hiperligação (URL) sem a ligar a um texto, para que o hóspede a possa copiar e abrir no seu browser sem problemas.
❌ Exemplo de uma ligação (URL) ligada a um texto: Entrar no AvaiBook
✅ Exemplo de uma ligação (URL) não ligada a um texto: Introduzir https://app.avaibook.com/login.php
❗, além disso, a Booking.com e a Airbnb não, permitem qualquer formatação (negrito, cores, imagens, etc.). Somente permitem o envio de texto para comunicar com os hóspedes.
💡 Dica para especialistas
Pode criar um modelo de correio eletrónico somente para as suas reservas Airbnb e Booking.com, tendo em conta que quaisquer ligações que adicione NUNCA devem estar ligadas a texto. Para estes canais, crie sempre modelos de correio eletrónico simples (sem formatação ou estilos), onde a informação seja o mais acessível possível para os hóspedes.
Para todas as outras reservas que receber mediante outros canais, pode criar um modelo de correio eletrónico 100% personalizado. Utilize imagens, hiperligações ligadas a um texto ou carregue um modelo HTML com o ‘design’ da sua mensagem de correio eletrónico e torne-a o mais personalizada possível.
Aprenda ao seu próprio ritmo e de qualquer lugar. Junte-se a nós para crescermos juntos!