AvaiBook oferece várias opções para gerir manualmente as suas reservas, adaptando-se às necessidades dos seus viajantes e das suas operações. A seguir, explicamos como criar:
Uma reserva confirmada
Uma reserva pendente de pagamento (pré-reserva)
Um convite de reserva
Nesta página, os campos são apresentados num formato de autocolante que o orienta passo a passo na criação de uma reserva. Cada bloco (detalhes do hóspede, extras, política de cancelamento, condições de pagamento…) é suspenso e editável, permitindo uma experiência mais ordenada e visual. À medida que vai a completar os dados, o resumo da reserva é automaticamente atualizado à direita, para ter todas as informações importantes à mão.
Criar uma reserva manual confirmada
Ideal quando o viajante já confirmou a sua estadia e pretende registar a reserva diretamente no sistema.
Como o fazer:
Acede ao botão Criar reservas, que estará sempre localizado no canto superior direito.
Selecione as datas de check-in e check-out:
Clicar em Disponibilidade.
Selecionar o alojamento.
Clique em Reservar.
Mostrar restrição de estadia mínima ao criar uma reserva manual
No processo de criação de reservas manuais, para ajudar a evitar erros involuntários relacionados com a estadia mínima configurada na ficha do alojamento, ao criar uma reserva manual informamos se as datas selecionadas não cumprem o número mínimo de noites, evitando assim que sejam geradas reservas indesejadas caso o proprietário ou a equipa não se recordem desta configuração.
Por isso, se selecionar datas que não cumpram a estadia mínima configurada, o sistema:
Mostrará uma mensagem de aviso informativa.
Indicará quantas noites o alojamento exige e quantas foram selecionadas.
Não bloqueará a criação da reserva, permitindo ao utilizador continuar, caso o pretenda.
Isto ajuda a reduzir erros e torna a gestão de reservas manuais mais segura e transparente.
Na etapa seguinte, preencha os dados solicitados, as informações do viajante e pode ainda acrescentar dados adicionais clicando em Exibir / ocultar campos adicionais.
Para criar uma reserva manual selecionando a opção "Confirmada", não é obrigatório indicar o e-mail do viajante, desde que esteja a confirmar a reserva.
Extras:
Se tiver extras configurados, o sistema irá a mostrar os obrigatórios como marcados, enquanto os opcionais estarão desmarcados.
Política de cancelamento:
Por defeito, será aplicada a política de cancelamento configurada no alojamento. No entanto, se desejar definir uma política diferente, pode fazê-lo a alterar manualmente.
Condições de pagamento:
Na secção Condições de pagamento, o sistema irá mostrar-lhe duas opções.
Para criar uma reserva manual, deve selecionar a opção Confirmada.
Ao fazê-lo, o sistema considerará a reserva imediatamente confirmada assim que selecionar esta opção e clicar no botão Criar reserva.
Além disso, ao escolher Confirmada, o sistema ativará a opção que permite solicitar ao hóspede os dados do cartão através de um link enviado por e-mail.
Por isso, se pretender obter esta informação, deverá assinalar a respetiva opção.
Na parte direita encontrará um resumo que lhe permitirá rever ou modificar a informação relacionada com o preço, a taxa turística e até atribuir etiquetas de cores, caso as tenha configuradas, para identificar a reserva no calendário de acordo com o seu próprio critério.
Esta operação deixará a reserva confirmada no seu calendário (aparecerá a verde), sem que o hóspede tenha de realizar qualquer pagamento prévio através da AvaiBook.
Considerações sobre reservas manuais
Quando uma reserva é criada manualmente no sistema, não é enviada automaticamente qualquer mensagem de confirmação ao viajante. Por isso, se pretender automatizar este processo, é fundamental:
Criar um modelo de e-mail destinado à confirmação de reservas.
Configurar a regra de envio associada ao modelo, indicando quando deve ser enviada ao viajante.
No guia seguinte encontrará os passos detalhados para criar o modelo e configurar a regra de envio:
Recomendação
Definir a regra de envio para 0 dias após a confirmação da reserva. Desta forma, quando a reserva for criada, o sistema irá considerá-la confirmada e enviará automaticamente o modelo ao viajante.
Certifique-se de que o endereço de e-mail do viajante está registado na ficha da reserva, para que o correio eletrónico possa ser entregue corretamente.
Criar uma reserva com pagamento pendente (pré-reserva)
Útil quando pretende bloquear datas temporariamente enquanto o viajante confirma a sua reserva efetuando o pagamento antecipado.
Como o fazer:
Acede ao botão Criar reservas, que estará sempre localizado no canto superior direito.
Selecione as datas de check-in e check-out:
Clicar em Disponibilidade.
Selecionar o alojamento.
Clique em Reservar.
Na etapa seguinte, preencha os dados solicitados, as informações do viajante e pode ainda acrescentar dados adicionais clicando em Exibir / ocultar campos adicionais.
A criação da reserva selecionando a opção "Pendente de pagamento online" requer o e-mail do viajante. Por isso, é obrigatório preencher esse dado e, caso não o tenha, recomendamos solicitá-lo ao viajante.
Extras:
Se tiver extras configurados, o sistema irá a mostrar os obrigatórios como marcados, enquanto os opcionais estarão desmarcados.
Política de cancelamento:
Por defeito, será aplicada a política de cancelamento configurada no alojamento. No entanto, se desejar definir uma política diferente, pode fazê-lo a alterar manualmente.
Condições de pagamento:
Na secção Condições de pagamento, o sistema irá mostrar-lhe duas opções.
Para criar uma reserva pendente, deve selecionar a opção Pendente de pagamento online.
📌 Para poder utilizar a opção Pendente de pagamento online, é necessário que todos os dados do hóspede estejam completos.
Se na secção Dados do hóspede faltar algum campo por preencher, o sistema não permitirá continuar com a criação da reserva. Por isso, certifique-se de que dispõe de toda a informação do viajante antes de selecionar esta opção.
Ao selecionar a opção Pendente de pagamento online, a reserva só será confirmada automaticamente quando o hóspede concluir o pagamento através do link que receberá por e-mail.
Por predefinição, o sistema define o prazo do pedido como Nunca. No entanto, pode clicar no campo correspondente e selecionar no menu suspenso outro prazo, até um máximo de 7 dias, para oferecer ao viajante um limite de tempo para concluir o pagamento.
🔹 Recomendação: definir um prazo de 24 horas (1 dia) costuma ser a opção mais eficaz, uma vez que, se o viajante estiver realmente interessado em efetuar a reserva, irá concluir o processo de pagamento assim que receber as instruções.
Se, após esse prazo, o hóspede não efetuar o pagamento, o pedido de reserva será cancelado automaticamente.
Além disso, o sistema ativa uma opção adicional que pode assinalar caso pretenda receber uma cópia do e-mail que será enviado ao hóspede com as instruções para concluir o pagamento.
Na parte direita encontrará um resumo que lhe permitirá rever ou modificar a informação relacionada com o preço, a taxa turística e até atribuir etiquetas de cores, caso as tenha configuradas, para identificar a reserva no calendário de acordo com o seu próprio critério.
Esta operação deixará a reserva pendente de pagamento por parte do hóspede e, no seu calendário, aparecerá a laranja.
Assim que o hóspede concluir o pagamento, a reserva será confirmada automaticamente e passará a aparecer a verde.
📝 Cancelar um pedido pendente de pagamento
Se, por alguma razão, criou uma reserva pendente de pagamento e precisa de a cancelar manualmente, pode fazê-lo acedendo à ficha da reserva e selecionando o botão Cancelar, disponível no final da página.
Criar um convite de reserva
Permite-lhe enviar ao viajante uma proposta de reserva não vinculativa. Se o viajante aceitar a proposta, a reserva será confirmada automaticamente.
Como o fazer:
1. Na página principal, clique em Convite para reserva
2. Preencha as informações solicitadas e clique em Enviar oferta.
3. Selecione uma das duas opções:
Opção 1: Sem bloqueio de calendário → As datas permanecerão disponíveis até o viajante aceitar a oferta.
Opção 2: Com bloqueio de calendário → As datas serão temporariamente bloqueadas até o viajante aceitar ou rejeitar a oferta.
Se escolher a primeira opção, o calendário não será bloqueado enquanto a oferta estiver em vigor, o que acontecerá com a segunda opção.
Então tudo o que precisa de fazer é:
Selecionar o alojamento ao qual atribui o convite.
Indicar as datas propostas.
(Opcional) Aplicar uma oferta criada anteriormente. Se não escolher uma tarifa especial, o preço da época configurado no seu calendário será aplicado automaticamente.
Quando tiver completado todas as informações, clique em Enviar convite para concluir o processo.
✨ Melhoria na experiência de utilização
Com a nova visualização da página de criação de reservas, o resumo do valor, datas, noites e restantes informações mantém-se sempre visível na lateral direita do ecrã. Assim, enquanto faz scroll pela página, poderá consultar esta informação a qualquer momento sem a perder de vista.
Aprenda ao seu próprio ritmo e de qualquer lugar. Junte-se a nós para crescermos juntos!