AvaiBook offre diverse opzioni per gestire manualmente le tue prenotazioni, adattandosi alle esigenze dei tuoi viaggiatori e al tuo modo di operare. Di seguito ti spieghiamo come creare:
Una prenotazione confermata
Una prenotazione in attesa di pagamento (pre-prenotazione)
Un invito alla prenotazione
I campi sono presentati in un formato tipo scheda a tendina che ti guida passo dopo passo nella creazione di una prenotazione. Ogni blocco (dati dell'ospite, extra, politica di cancellazione, condizioni di pagamento...) è espandibile e modificabile, consentendo un'esperienza più ordinata e visiva. Man mano che completi i dati, il riepilogo della prenotazione viene aggiornato automaticamente sulla destra in modo da avere tutte le informazioni chiave a portata di mano.
Creare una Prenotazione Manuale
Durante il processo di creazione di una prenotazione manuale, dovrai compilare una serie di sezioni con le informazioni dell’ospite e le relative condizioni.
La procedura è la stessa in entrambi i casi, con l’unica eccezione della sezione Condizioni di pagamento, in cui dovrai scegliere tra due opzioni: In attesa di pagamento online oppure Confermata.
Se scegli In attesa di pagamento, la prenotazione rimarrà sospesa finché il viaggiatore non completerà il pagamento; a quel punto, il sistema la confermerà automaticamente.
Se invece selezioni Prenotazione confermata, questa verrà confermata immediatamente al momento della creazione.
Di seguito ti spieghiamo nel dettaglio come funziona ciascuna di queste opzioni.
Prenotazione Confermata
Ideale quando il viaggiatore ha già confermato il soggiorno e desideri registrare manualmente la prenotazione nel sistema.
Clicca sul pulsante Crea prenotazione situato in alto a destra della extranet di AvaiBook.
Inserisci le date di check-in e check-out.
Clicca su Disponibilità
Seleziona l’alloggio
Clicca su Prenota.
Nel passaggio successivo, compila i campi richiesti con le informazioni del viaggiatore; puoi anche aggiungere dati aggiuntivi cliccando su Mostra / nascondi campi aggiuntivi.
Considerazioni sulle prenotazioni manuali
Quando si crea una prenotazione manuale nel sistema, non viene inviato automaticamente alcun messaggio di conferma al viaggiatore.
Per automatizzare questo processo, è importante seguire questi passaggi:
Creare un modello di email dedicato alla conferma delle prenotazioni.
Configurare la regola di invio associata a quel modello, specificando quando deve essere inviata al viaggiatore.
Nella guida seguente troverai le istruzioni dettagliate per creare il modello e impostare la regola di invio:
🔹 Raccomandazione
Imposta la regola di invio su 0 giorni dopo la conferma della prenotazione.
In questo modo, al momento della creazione della prenotazione (che sarà considerata confermata), il sistema invierà automaticamente l’email di conferma al viaggiatore.
Assicurati che l’indirizzo email del viaggiatore sia registrato nella scheda della prenotazione, in modo che il messaggio possa essere inviato correttamente.
Offerte e pacchetti
Questa sezione appare solo se per la struttura sono state configurate offerte. Per default non si seleziona nessuna offerta ma, volendo, è possibile cliccare sull'offerta che si vuole applicare alla prenotazione:
Extra
Verranno mostrati tutti gli extra configurati per la struttura e si applicheranno per default sono quelli configurati come extra obbligatori:
Politica di cancellazione
Si mostra la politica configurata per la struttura con la possibilità di sceglierne un'altra per una prenotazione in concreto:
Condizioni di pagamento
Nella sezione Condizioni di pagamento, il sistema ti mostrerà due opzioni.
Per creare una prenotazione manuale, devi selezionare l’opzione Confermata.
Inoltre, scegliendo Confermata, il sistema attiverà l’opzione che consente di richiedere all’ospite i dati della carta di credito tramite un link inviato via email.
Pertanto, se desideri ottenere queste informazioni, ricorda di selezionare la casella corrispondente.
In questo modo, il sistema considererà la prenotazione confermata immediatamente non appena selezioni questa opzione e fai clic sul pulsante Crea prenotazione.
Nella parte destra troverai un riepilogo che ti permetterà di verificare o modificare le informazioni relative al prezzo, alla tassa di soggiorno e, se le hai configurate, di assegnare etichette colorate per identificare la prenotazione nel calendario in base ai tuoi criteri.
La prenotazione verrà salvata e la vedrai nel calendario (colore verde).
Creare una Prenotazione in Attesa di Pagamento (Pre-prenotazione)
Utile quando desideri bloccare temporaneamente le date in attesa che il viaggiatore confermi la prenotazione effettuando il pagamento dell’anticipo.
Clicca sul pulsante Crea prenotazione situato in alto a destra della extranet di AvaiBook.
Inserisci le date di check-in e check-out.
Clicca su Disponibilità
Seleziona l’alloggio
Clicca su Prenota
Nel passaggio successivo, compila i campi richiesti con le informazioni del viaggiatore; puoi anche aggiungere dati aggiuntivi cliccando su Mostra / nascondi campi aggiuntivi.
Offerte e pacchetti.
Questa sezione appare solo se per la struttura sono state configurate offerte. Per default non si seleziona nessuna offerta ma, volendo, è possibile cliccare sull'offerta che si vuole applicare alla prenotazione:
Extra
Verranno mostrati tutti gli extra configurati per la struttura e si applicheranno per default sono quelli configurati come extra obbligatori:
Politica di cancellazione
Si mostra la politica configurata per la struttura con la possibilità di sceglierne un'altra per una prenotazione in concreto:
Condizioni di pagamento
Nella sezione Condizioni di pagamento, il sistema ti mostrerà due opzioni.
Dovrai selezionare l’opzione In attesa di pagamento online.
📌 Per poter utilizzare l’opzione “In attesa di pagamento online”, è necessario che tutti i dati dell’ospite siano completi.
Se nella sezione Dati dell’ospite manca qualche campo obbligatorio, il sistema non consentirà di procedere con la creazione della prenotazione.
Assicurati quindi di avere tutte le informazioni del viaggiatore prima di selezionare questa opzione.
Quando scegli In attesa di pagamento online, la prenotazione verrà confermata automaticamente solo dopo che l’ospite avrà completato il pagamento tramite il link ricevuto via email.
Per impostazione predefinita, il sistema imposta la data di richiesta su Mai. Tuttavia, puoi fare clic sul campo corrispondente e selezionare dal menu a tendina un altro termine, fino a un massimo di 7 giorni, per offrire al viaggiatore un limite di tempo entro il quale completare il pagamento.
🔹 Raccomandazione: impostare un termine di 24 ore (1 giorno) è solitamente la soluzione più efficace, poiché se il viaggiatore è realmente interessato alla prenotazione, completerà il pagamento non appena riceverà le istruzioni.
Se trascorso tale periodo l’ospite non effettua il pagamento, la richiesta di prenotazione verrà annullata automaticamente.
Inoltre, il sistema mette a disposizione una casella opzionale che puoi selezionare se desideri ricevere una copia dell’email inviata all’ospite con le istruzioni per completare il pagamento.
Nella parte destra troverai un riepilogo che ti permetterà di verificare o modificare le informazioni relative al prezzo, alla tassa di soggiorno e, se le hai configurate, di assegnare etichette colorate per identificare la prenotazione nel calendario secondo i tuoi criteri.
Questa operazione lascerà la prenotazione in attesa di pagamento da parte dell’ospite, e nel tuo calendario verrà visualizzata in arancione.
Una volta che l’ospite avrà completato il pagamento, la prenotazione si confermerà automaticamente e verrà mostrata in verde.
Annullare una richiesta in attesa di pagamento
Se per qualsiasi motivo hai creato una prenotazione in attesa di pagamento e desideri annullarla manualmente, puoi farlo accedendo alla scheda della prenotazione e selezionando il pulsante Annulla, disponibile nella parte inferiore della pagina.
Creare un Invito alla Prenotazione su AvaiBook
Consente di inviare al viaggiatore una proposta di prenotazione senza impegno.
Se il viaggiatore accetta l’offerta, la prenotazione verrà confermata automaticamente.
Accedi al menu principale
Clicca su Invito prenotazione
2. Compila i dati richiesti e clicca su Invia offerta.
3. Scegli una delle due opzioni di gestione calendario:
Opzione 1: Senza blocco del calendario
Le date resteranno disponibili fino a quando il viaggiatore accetterà l’offerta.Opzione 2: Con blocco del calendario
Le date verranno bloccate temporaneamente in attesa della risposta del viaggiatore.
Se scegli la prima opzione, il calendario rimarrà aperto. Con la seconda, le date saranno occupate fino all'accettazione o rifiuto dell'invito.
Seleziona l’alloggio a cui associare l’invito.
Indica le date proposte.
(Opzionale) Applica un’offerta o tariffa personalizzata già creata. In caso contrario, verrà applicata la tariffa stagionale configurata nel calendario.
Una volta completate tutte le informazioni, clicca su Invia invito per concludere il processo.
Impara con i tuoi tempi, ovunque tu sia. Insieme possiamo crescere!