In questo articolo ti spieghiamo come gestire una prenotazione di Vrbo da AvaiBook, sia per quanto riguarda le cancellazioni che le modificare relative alle date o all'alloggio.
Attraverso Vrbo possono verificarsi diverse situazioni nella gestione delle
prenotazioni: l’ospite può decidere di cancellare il proprio soggiorno oppure tu, come proprietario o gestore, potresti doverlo modificare o annullare per qualche motivo.
Tieni presente che, se effettui una cancellazione senza aver ricevuto una richiesta formale, Vrbo registrerà l’azione in modo negativo nelle tue metriche di posizionamento, indipendentemente dal motivo selezionato.
Di seguito ti mostriamo come procedere in ogni caso per evitare problemi e mantenere buone prestazioni nelle tue metriche all’interno della piattaforma.
Cancellazione di una prenotazione Vrbo
È possibile che l’ospite decida di cancellare la sua prenotazione o che tu, come proprietario o gestore, debba farlo per qualche motivo.
Se un viaggiatore ti contatta direttamente per cancellare una prenotazione, ricordagli che deve inviare una richiesta formale di cancellazione dal proprio account viaggiatore su Vrbo.
Tieni presente che, se effettui una cancellazione senza aver ricevuto questa richiesta formale, Vrbo potrebbe penalizzarti e ciò influirà negativamente sulle tue metriche di posizionamento, indipendentemente dal motivo selezionato.
Di seguito ti spieghiamo come agire in ogni caso.
Cancellazione di una prenotazione richiesta dall'ospite
Questa opzione va utilizzata solo se l'ospite ha inviato una richiesta formale di annullamento tramite Vrbo.
Se un viaggiatore decide di cancellare una prenotazione già confermata su Vrbo, il primo passo sarà che invii la richiesta di cancellazione direttamente dal proprio account viaggiatore nel portale.
Una volta ricevuta la richiesta, dovrai gestirla da AvaiBook seguendo questi passaggi:
Accedi alla scheda della prenotazione tramite Planning > Prenotazioni > ID prenotazione > Cerca.
Clicca sul pulsante Annulla, situato in basso a destra.
Seleziona l’opzione “l'ospite vuole annullare”, che deve essere utilizzata solo se il viaggiatore ha richiesto formalmente l’annullamento.
Selezionando l’opzione “Il viaggiatore vuole annullare”, accederai a una seconda schermata dove dovrai confermare la cancellazione della prenotazione cliccando sul pulsante “Annulla prenotazione”.
📌 Se effettui una cancellazione senza una richiesta preventiva del viaggiatore, Vrbo potrebbe penalizzarti e influenzare negativamente le tue metriche di posizionamento.
Cancellazione avviata dal proprietario o gestore
Nel caso in cui tu, come proprietario o gestore, debba cancellare la prenotazione per un motivo di forza maggiore, dovrai selezionare l’opzione “Annullerò io stesso”.
Questa alternativa deve essere utilizzata solo quando non è possibile ospitare il viaggiatore, poiché le cancellazioni avviate dal proprietario possono comportare penalizzazioni o costi aggiuntivi.
Ti consigliamo di consultare prima Vrbo prima di procedere.
Se selezioni questa opzione, accederai a una seconda schermata dove dovrai confermare la cancellazione della prenotazione.
Una volta confermata, la cancellazione verrà registrata nel sistema, inviando a Vrbo il nuovo stato della prenotazione affinché il portale possa aggiornarsi nella sua piattaforma.
📌 Se, in base alla politica di cancellazione, il viaggiatore ha diritto a un rimborso, questo non verrà elaborato automaticamente.
In tal caso, dovrai effettuare il rimborso manualmente dalla scheda della prenotazione. In questo articolo trovi le istruzioni su come farlo.
Modifica di una prenotazione Vrbo
Oltre alle cancellazioni, può succedere che un viaggiatore o il proprietario abbiano bisogno di apportare modifiche a una prenotazione esistente.
Di seguito ti mostriamo come procedere a seconda del tipo di modifica.
Cambio delle date della prenotazione
Se un ospite desidera modificare le date del soggiorno (ad esempio, anticipare l’arrivo o prolungare la permanenza):
Il viaggiatore dovrà richiedere la modifica dal proprio account Vrbo, indicando le nuove date.
Una volta ricevuta la richiesta, dovrai accedere alla scheda della prenotazione in AvaiBook e modificare manualmente le date.
Se le nuove date hanno un prezzo o condizioni differenti, anche questi dovranno essere aggiornati manualmente nella scheda della prenotazione in AvaiBook, e dovrai informare il viaggiatore delle modifiche e confermarle.
Cambio di alloggio
In determinate circostanze, può essere necessario spostare l’ospite in un altro alloggio. Ciò può avvenire in due situazioni:
Cambio avviato dal proprietario o gestore:
Ad esempio, a causa di manutenzione, lavori o sovra-prenotazione accidentale. Per gestirlo:
Informa l’ospite della situazione e offrigli un’alternativa equivalente o di categoria superiore.
Consulta Vrbo per verificare se il cambio può essere effettuato senza penalizzazione o se è necessario cancellare la prenotazione attuale e crearne una nuova.
Se l’ospite accetta, aggiorna le informazioni in AvaiBook e conferma la modifica nel portale.
Cambio richiesto dal viaggiatore
L’ospite dovrà richiedere il cambio di alloggio dal proprio account Vrbo.
Una volta ricevuta la richiesta, dovrai accedere alla scheda della prenotazione in AvaiBook e effettuare manualmente il cambio di alloggio.
Se il nuovo alloggio ha un prezzo o condizioni differenti, questi dovranno essere aggiornati manualmente nella scheda della prenotazione in AvaiBook, e dovrai informare il viaggiatore delle modifiche e confermarle.
In questo articolo puoi vedere come gestire le modifiche passo dopo passo.
Non effettuare modifiche di alloggio direttamente nella prenotazione senza il consenso dell’ospite, poiché ciò potrebbe generare problemi o reclami su Vrbo.
Raccomandazioni
Evita di effettuare cancellazioni o modifiche al di fuori del flusso ufficiale di Vrbo, poiché questo può influire negativamente sulle tue prestazioni.
Comunica sempre per iscritto con il viaggiatore all’interno del sistema di messaggistica di Vrbo, in modo da mantenere una traccia delle comunicazioni.
Consulta le politiche di Vrbo prima di cancellare o modificare prenotazioni per assicurarti di rispettare le loro condizioni.
Impara con i tuoi tempi, ovunque tu sia. Insieme possiamo crescere!