Mantenere aggiornato il proprio calendario è essenziale per evitare doppie prenotazioni e garantire una gestione efficace del proprio alloggio. Questa guida ti aiuterà a padroneggiare le principali funzionalità del calendario di AvaiBook.
Bloccare e sbloccare le date
Creare un blocco
Accedi a Planning > Prenotazioni:
Vai alla sezione Planning > Prenotazioni nel menu principale di AvaiBook.
2. Seleziona le date:
All'inizio del processo, il primo passo è selezionare le date > clicca su Disponibilità > e scegli l’alloggio. Dunque clicca su Bloccare
Alla fine del processo di creazione del blocco, questo verrà creato e il sistema ti reindirizzerà automaticamente al calendario.
Sbloccare le date
Se hai delle date bloccate nel tuo calendario e vuoi renderle nuovamente disponibili, puoi sbloccarle direttamente dal blocco presente nel calendario oppure utilizzare le Azioni avanzate per aggiornare uno o più calendari contemporaneamente.
Vai su Planning > Calendario. L'opzione più veloce è cliccare con il tasto destro del mouse sul blocco, vedrai una tendina dove avrai la possibilità di sbloccare :
Altra opzione è cliccare sul blocco delle date che vuoi rendere di nuovo disponibili.
Si aprirà una finestra in cui puoi selezionare l’opzione Sbloccare.
In questo modo, le date torneranno disponibili nel tuo calendario.
Azioni Avanzate del calendario
Per bloccare o sbloccare più alloggi contemporaneamente:
Vai su Planning > Calendario.
Clicca su Azioni avanzate (situato in alto a destra).
Seleziona Bloccare uno o più alloggi oppure Sbloccare uno o più alloggi.
Seleziona l’alloggio e definisci il periodo desiderato.
Seleziona i giorni della settimana a cui applicare l’azione.
Clicca su Bloccare date o Sbloccare date, a seconda del caso.
Una volta terminato, clicca su Blocca le date.
I giorni della settimana che appaiono in verde saranno quelli bloccati; quelli bianchi non saranno bloccati.
Si segue lo stesso processo se si desidera sbloccare un periodo precedentemente bloccato.
Aggiornare uno o più alloggi
Avrai notato che, accedendo al profilo, la home page ti mostra diverse opzioni e grafici. Uno di questi è Calendari.
AvaiBook ha ideato un sistema con il quale rileva se ci sono stati cambiamenti nei calendari delle tue proprietà durante un certo periodo di tempo e, in caso contrario, ti consiglia di dargli un'occhiata per assicurarti che tutto sia correttamente aggiornato.
Fai attenzione se quel pulsante appare in verde o in arancione.
Se è verde, significa che c'è stato qualche cambiamento nei tuoi calendari, quindi AvaiBook li considererà aggiornati e non dovrai apportare alcuna modifica.
Tuttavia, se appare in arancione è perché uno o più alloggi non hanno subito cambiamenti da molto tempo. Forse perché non hai ricevuto prenotazioni ma, in ogni caso, dovrai "aggiornarli" in modo da confermare ad AvaiBook che è tutto sotto controllo.
Per farlo, basta cliccare su pulsante Calendari. Il sistema ti mostrerà gli alloggi non aggiornati e se clicchi su uno di essi, sarai reindirizzato alla pagina Pianificazione > Calendario, dove potrai modificarlo.
Una volta lì, dovrai cliccare su Aggiorna uno o più alloggi, nella sezione Azioni avanzate. Assicurati di selezionare quelli che vuoi aggiornare e clicca semplicemente su Aggiorna calendario.
Quando tornerai alla home page, il pulsante Calendari, da arancione è passato al verde.
Un altro modo veloce per segnare il tuo alloggio come aggiornato è farlo dallo stesso calendario, cliccando con il tasto destro del mouse sul nome dell'alloggio:
Azioni rapide dal calendario
Per agevolare la gestione delle tue prenotazioni e ottimizzare il tuo tempo, potrai accedere direttamente dal tuo calendario in modo semplice e veloce alle azioni principali a esse collegate.
Accedi dal calendario:
Per gestire le date:
Facendo clic con il tasto destro del mouse su una prenotazione, pre prenotazione o blocco possiamo accedere automaticamente a varie azioni rapide, senza dover uscire dal calendario.
Prenotazione: Potrai accedere alle seguenti funzionalità: assegnare un colore, Riscossione BDP, Conversazioni, Fast Check-in, Creare fattura, Movimenti, Check-in/-out
Pre Prenotazione: Potrai accedere alle seguenti funzionalità: assegnare un colore, Riscossione BDP, Conversazioni, Fast Check-in, Creare fattura, Movimenti, copiare il link per completare la prenotazione
Blocco: Potrai trasformare in prenotazione o sbloccare le date ed assegnare un colore.
Per gestire l'alloggio
Facendo clic con il tasto destro del mouse su uno dei tuoi alloggi o unità parziale, potrai accedere direttamente a modificare l'alloggio, gestirne il contenuto o contrassegnarlo come aggiornato.
Modificate le date e la sistemazione della vostra prenotazione in modo semplice e veloce.
Se desideri cambiare le date di una prenotazione o spostare la prenotazione su un altro alloggio, potrai farlo dalla scheda della prenotazione o direttamente dal tuo calendario.
Se vogliamo spostare una prenotazione o un blocco del calendario ad un nuovo alloggio o su nuove date disponibili, basterà semplicemente trascinare con il mouse e rilasciare sul nuovo periodo o nuovo alloggio corrispondente.
Una volta spostata la prenotazione, pre prenotazione o blocco nel calendario, comparirà una finestra informativa dove verranno riassunti i cambi realizzati: la situazione iniziale della prenotazione (1) e quella finale (2), se è tutto corretto dovrai unicamente fare clic sul tasto Spostare che apparirà in basso a destra,
Quando si sposta la prenotazione il sistema non verifica le seguenti restrizioni: la capacità del nuovo alloggio, il prezzo e le condizioni della prenotazione.
Ricorda che se la prenotazione proviene da un portale dovrai apportare la modifica anche nel portale.
Come posso creare un blocco di date?
Se hai bisogno di creare un blocco nel tuo calendario senza bisogno di introdurre i dati del viaggiatore, o perché il tuo alloggio non è disponibile in quelle date per altri motivi, puoi farlo in modo semplice dal calendario.
Esistono due possibilità :
Clicca sulla data d'inizio e trascina il mouse fino alla data di fine. Si aprirà un
riquadro in cui dovrai selezionare l'opzione blocco. Potrai aggiungere un commento nel caso un cui lo desiderassi. Cliccando su Creare, il blocco apparirà sul tuo calendario.
2. Seleziona le date da bloccare:
Clicca sulla data di inizio del blocco. Apparirà un riquadro in cui dovrai indicare la data di fine. Potrai quindi scegliere se creare una prenotazione, una pre-prenotazione o un blocco.
Scegli l'opzione Blocco e, se vuoi, aggiungi un commento. Infine, clicca sul tasto Crea affinché il tuo blocco venga registrato sul calendario, lo vedrai in colore grigio
Come elimino un blocco?
Se hai delle date bloccate nel tuo calendario e vuoi renderle disponibili, puoi sbloccarle direttamente dal blocco creato sul calendario o puoi utilizzare le azioni avanzate per aggiornare uno o più calendari alla volta.
Dal menù Pianificazione > Calendario.
La prima cosa da fare è selezionare le date che vuoi che tornino a essere disponibili.
Si aprirà una schermata in cui potrai selezionare l'opzione Sbloccare.
In questo modo, le date saranno nuovamente disponibili sul calendario.
Come creo una prenotazione?
A volte può accadere che tu riceva una richiesta di prenotazione da piattaforme che non hai sincronizzato o connesso con AvaiBook. In questi casi è possibile registrare la prenotazione manualmente. Per farlo, accedi al menu Pianificazione > Calendario.
Puoi farlo in due modi:
Fai clic sulla data d'inizio e trascina il mouse fino alla data di fine.
2.Seleziona le date che si desideri visualizzare come non disponibili a causa di questa prenotazione. Per farlo, fai clic sul calendario sulla giorno di entrata. Ti apparirà un riquadro dove, nello stesso modo, dovrai indicare il giorno di uscita.
Una volta selezionate le date, potrai scegliere se creare una prenotazione,
pre prenotazione o un blocco. Per creare una prenotazione, dovrai scegliere l'opzione Prenotazione (2). Completa i dati richiesti, come per esempio dati del turista (3).
L'importo della prenotazione verrà definito per default con le tariffe che hai inserito in AvaiBook, però se desideri applicare altre tariffe dovrai solo togliere il check di "Prezzi in base alle tariffe definite su AvaiBook" (4) e inserire il nuovo prezzo.
Se lo desideri potrai anche aggiungere i dati della carta del turista (5) per realizzare riscossioni in un secondo momento.
Per terminare clicca sul tasto Crea (6), affinché la prenotazione sia registrata nel calendario in colore verde.
Una volta creata una prenotazione confermata su AvaiBook, potrai accedere ed effettuare le modifiche necessarie (cambio di prezzi, cambio di alloggio, cambio di date...). Ricorda che se si modifica il periodo, il prezzo totale della prenotazione non verrà aggiornato automaticamente, quindi è necessario modificarlo manualmente.
Come creo una pre-prenotazione in attesa di pagamento?
Puoi creare una pre prenotazione in attesa di riscossione che si confermi automaticamente quando il viaggiatore paga l'importo dell'anticipo definito o quando tu stesso la confermi. Per farlo, vai su Pianificazione > Calendario.
Puoi farlo in due modi:
Fai clic sulla data d'inizio e trascina il mouse fino alla data di fine.
2. Seleziona le date da occupare, facendo clic sulla data di inizio della pre-prenotazione. Ti apparirà un riquadro dove dovrai indicare il giorno di uscita.
Una volta selezionate le date, potrai scegliere se creare una prenotazione,
pre prenotazione o un blocco. Dovrai scegliere l'opzione Pre Prenotazione (1) e definire una scadenza (2), ossia periodo durante il quale le date non saranno disponibili in attesa che tu o il viaggiatore confermiate. Passato questo periodo, se la pre prenotazione non è stata confermata, le date saranno nuovamente disponibili.
Potrai inserire i dati del turista e cambiare l'importo della prenotazione se lo desideri, togliendo il check nell'opzione prezzi in base alle tariffe definite su AvaiBook (3).
Infine, poiché non si tratta di una prenotazione confermata, dovrai selezionare un'opzione di conferma, dovrai scegliere quindi se sarà il turista a confermare la prenotazione o se sarai tu a farlo:
Il turista conferma la sua prenotazione con AvaiBook: la riscossione dell'anticipo che hai configurato nella pre - prenotazione sarà effettuata da AvaiBook e la prenotazione quindi resterà in attesa finché non sarà effettuato questo pagamento. Se il turista non effettua il pagamento e passano i giorni che hai indicato come scadenza, le date verranno liberate nuovamente.
Se vuoi puoi configurare una politica di cancellazione particolare per questa prenotazione cliccando sul link configura.
Confermerò io la prenotazione: AvaiBook non si occuperà della riscossione dell'anticipo (a meno che posteriormente tu non voglia farlo) e sarai tu a confermare la prenotazione quando lo riterrai opportuno. Anche in questo caso, se non confermi la prenotazione e passando i giorni indicati come scadenza, le date verranno liberate nuovamente.
Infine, clicca su Crea e vedrai come le date selezionate si coloreranno di arancione sul calendario.
Come invio un invito di prenotazione?
Un invito di prenotazione ti permette di mandare ai tuoi vecchi clienti un preventivo senza impegno. Se lo accettano, il tuo invito si trasformerà in una nuova prenotazione.
Puoi creare un invito in modo facile, dal menù iniziare, dagli accessi diretti situati a destra.
Fai clic su Invito prenotazione
Completa i dati principali del viaggiatore come il suo nome e la sua email.
Puoi anche inviare un messaggio se lo desideri. Quando avrai finito clicca su Invia offerta.
Scegli una delle due opzioni, in base alle tue preferenze. Con la prima non si bloccherà il calendario, mentre con la seconda sí.
Adesso basta solo selezionare l'alloggio relativo a questo preventivo, le date proposte e, se lo desideri, puoi applicare alcune delle offerte precedentemente create (se non scegli tariffe speciali, si applicherà il prezzo della stagione corrispondente).
Una volta completato, clicca su Inviare invito.
Impara con i tuoi tempi, ovunque tu sia. Insieme possiamo crescere!