Após ter criado uma fatura no AvaiBook, pode validá-la com o InvoiceXpress seguindo estes passos:
1. Aceder à lista das faturas
Aceda a Contabilidade > Faturas > Pesquisar.
Aquí, verá todas as facturas geradas por si. Na coluna Estado, poderá identificar se uma fatura está Pendente de validação ou se já foi validada.
2. Selecionar as faturas a validar
Assinale a caixa da primeira coluna da(s) fatura(s) que pretende validar.
Quando o fizer, o botão Validar a seleção aparecerá no canto inferior direito, indicando o número de faturas selecionadas.
3. Confirma a validação
Clique em Enviar seleção.
Aparecerá à esquerda um novo campo denominado Validar em InvoiceXpress.
Para terminar, clique novamente em Enviar seleção.
⚠️ Importante: InvoiceXpress exige que as faturas sejam validadas por ordem cronológica de data de criação.
Se tentar validar uma fatura com uma data anterior à da última fatura já validada, ocorrerá um erro de comunicação com a plataforma.
Nesse caso, será necessário cancelar a fatura e criar uma com a data correta para poder ser validada com sucesso.
Erros comuns ao validar faturas com InvoiceXpress
Ao tentar validar uma fatura com InvoiceXpress, podem surgir alguns erros. Abaixo, listamos os mais comuns, com a respetiva explicação e como resolvê-los:
1. Todos os itens devem ter IVA 0%, se a fatura for emitida com IVA 0%
Se uma fatura for criada com IVA 0%, todos os artigos nela incluídos também devem ter IVA 0%.
Caso algum artigo tenha uma taxa de IVA diferente, será necessário editar a fatura e ajustar todos os itens para IVA 0%.
2. Faturas com IVA 0% devem ter um motivo de isenção
Em Portugal, faturas com IVA 0% devem incluir obrigatoriamente um motivo de isenção de IVA, conforme previsto pela legislação.
Se não for indicado um motivo válido ao emitir a fatura, a validação será rejeitada. Certifique-se de selecionar o motivo correto no momento da criação.
3. A data da fatura não pode ser anterior à última fatura validada.
O InvoiceXpress exige que as faturas sejam validadas por ordem cronológica de data de criação.
Se tentar validar uma fatura com uma data anterior à da última fatura já validada, ocorrerá um erro de comunicação.
Nesse caso, será necessário cancelar a fatura e criar uma com uma data válida. Pode fazer uma nota de crédito desde a InvoiceXpress e após criá-la novamente desde AvaiBook para validá-la ou alterar a data da fatura para a atual desde AvaiBook e validá-la para a Invoice.
4. O PDF da fatura ainda não está disponível.
Às vezes, o InvoiceXpress pode demorar alguns minutos a gerar o ficheiro PDF da fatura.
Se esse for o caso, aguarde um pouco e tente validar novamente mais tarde.
5. Erro na criação da fatura pelo fornecedor.
Se ocorrer um erro genérico e a fatura não for criada com sucesso, pode tratar-se de um problema técnico.
Recomendamos que entre em contacto com a equipa de suporte da AvaiBook para obter ajuda.
Comunicação do ficheiro SAF-T e da Fatura Eletrónica
Uma vez validada a fatura no AvaiBook, o sistema comunica-a automaticamente ao InvoiceXpress. A partir da sua conta InvoiceXpress, pode:
Exportar o ficheiro SAF-T:
Ir a Definições > SAF-T PT, selecionar o mês e o ano, e clicar em Exportar SAF-T. Receberá um e-mail com o link de download.
Ativar a fatura eletrónica:
Aceda a Definições > Fatura Eletrónica e ative o serviço. Desta forma, irá adicionar uma assinatura digital às suas faturas, cumprindo os requisitos legais.
Aprenda ao seu próprio ritmo e de qualquer lugar. Junte-se a nós para crescermos juntos!