Para dar cumprimento às normas de verificação de identidade (KYC) e garantir a segurança das operações, a AvaiBook solicita determinada documentação, que varia consoante o tipo de utilizador.
Existem três perfis possíveis:
Particular
Autônomo/Empreendedor Individual
Empresa
A seguir, detalha-se a documentação necessária para cada um.
Se é Particular
A documentação que deve fornecer é:
1. Fotografia do Cartão de Cidadão ou BI (frente e verso) válido. Exemplo: Cartão de Cidadão Português.
No caso de ser estrangeiro, deve apresentar um dos seguintes documentos:
Título de residência + Passaporte
Título de residência + Passaporte
Nota:
Temos conhecimento de que, em alguns locais, as marcações para a renovação estão a ser dadas com várias semanas de antecedência. Nesse caso, solicitamos que entre em contacto connosco e nos envie o comprovativo da marcação prévia, com o Cartão de Cidadão caducado, para podermos deixar o processo tratado de forma provisória até teres o documento atualizado.
2. Conta bancária: Certificado bancário assinado pelo banco (documento gratuito) que indique o IBAN completo e o nome do titular da conta. As capturas de ecrã não serão aceites como válidas. Documento necessário para validar a conta bancária.
3. Documentação Reforçada: Para completar a documentação reforçada, deve fornecer o último recibo do IMI (Imposto Municipal sobre Imóveis) ou do IRS de um dos alojamentos.
Caso não possua este documento, poderá apresentar um dos seguintes:
Documento de registo do número do alojamento local (AL) ou equivalente à Licença turística do alojamento que gere.
Inscrição no cadastro da Câmara Municipal do alojamento em questão.
Fatura de serviços do alojamento que administra.
É muito importante que o titular do documento coincida com o titular dos seus dados de faturação no AvaiBook.
O que acontece se o gestor do alojamento não for o proprietário?
Nos casos onde o proprietário do alojamento não coincide com o gestor, deve ser preenchido e assinado um documento de declaração de responsabilidade, no qual constem os dados mútuo (proprietário e gestor), declarando que o gestor é a pessoa responsável pela administração do alojamento.
Esta declaração deve ser sempre acompanhada por um dos documentos referidos no ponto “Documentação Reforçada”. Ou seja, o documento de declaração, por si só, não é considerado válido: terá obrigatoriamente de ser apresentado em conjunto, por exemplo, com uma fatura de serviços, um recibo do IMI ou qualquer um dos documentos listados anteriormente.
Se é Autônomo/Empreendedor Individual
A documentação que deve fornecer é:
1. Fotografia do Cartão de Cidadão ou BI (frente e verso) válido. Exemplo: Cartão de Cidadão Português.
No caso de ser estrangeiro, deve apresentar um dos seguintes documentos:
Título de residência + Passaporte
Título de residência + Passaporte
2. Conta bancária: Certificado bancário assinado pelo banco (documento gratuito) que indique o IBAN completo e o nome do titular da conta. As capturas de ecrã não serão aceites como válidas. Documento necessário para validar a conta bancária.
3. Atividade Económica:
Anexe um documento que comprove a sua atividade económica. Pode ser:
O último recibo da Segurança Social no regime de trabalhadores independentes; ou
Um dos seguintes modelos fiscais: Modelo 036 ou Modelo 037.
4. Documentação Reforçada: Para completar a documentação reforçada, deve fornecer o último recibo do IMI (Imposto Municipal sobre Imóveis) ou do IRS de um dos alojamentos.
Caso não possua este documento, poderá apresentar um dos seguintes:
Última declaração de imposto IRS
Última declaração do IVA
Certidão de não dívida: para fazer o download da certidão de não dívida, clique aqui.
E se é um trabalhador independente que gere alojamentos de terceiros?
Nos casos onde a titularidade não coincida, por se tratar de um gestor diferente do proprietário do alojamento, deve ser apresentado o contrato de cessão de gestão do alojamento, ou seja, o contrato celebrado entre o proprietário do alojamento e o trabalhador independente responsável pela sua gestão.
Este documento deve ser enviado num único ficheiro acompanhado de um dos documentos referidos na secção “Documentação Reforçada”. Ou seja, o contrato por si só não é considerado válido; deverá ser acompanhado, por exemplo, pela última declaração de IVA ou IRS do proprietário do alojamento.
Se é Empresa
A documentação que deve fornecer é:
1. Atividade Económica
Anexe um documento que comprove a atividade económica da empresa, como:
Cartão da empresa (Exemplo: Cartão da empresa)
Certidão Permanente
2. Conta bancária
Certificado bancário assinado pelo banco (documento gratuito) que indique o IBAN completo e o nome do titular da conta. As capturas de ecrã não serão aceites como válidas. Documento necessário para validar a conta bancária.
3. Escritura de Constituição da Sociedade
Inclua a Certidão Permanente ou a escritura completa da sociedade, onde constem:
Data de constituição da sociedade
Informação sobre os sócios e administradores
Exemplos: Certidão Permanente, Atos Constitutivos da sociedade
4. Estrutura Empresarial
Nesta secção, deve completar a estrutura empresarial da empresa, fornecendo informações de pelo menos um dos sócios ou procuradores (dados pessoais, cartão de identificação e respetiva data de validade).
Deve escolher qual das seguintes estruturas corresponde à sua empresa:
Possuo 100% da empresa.
A empresa tem vários proprietários com participação maioritária ou que direta/indiretamente possuem mais de 25% da empresa.
A empresa tem vários proprietários que não têm participação maioritária ou não possuem mais de 25% da empresa.
Se houver alguma alteração na estrutura da empresa, esta deve ser apresentada com os artigos originais de constituição.
5. Documentação Reforçada
Para completar a documentação reforçada, deve fornecer um dos seguintes documentos:
Último recibo do IMI
Última declaração de imposto IRS
Última declaração de IVA
Certidão de não dívida: Para fazer o download da certidão de não dívida
Última declaração de Imposto sobre o Rendimento das Sociedades
É muito importante que o titular do documento coincida com o titular dos seus dados de faturação no AvaiBook.
E se é uma empresa que gere alojamentos de terceiros?
Nos casos no qual a titularidade não coincida, por se tratar de um gestor diferente do proprietário do alojamento, deve ser apresentado o contrato de cessão de gestão do alojamento, ou seja, o contrato celebrado entre o proprietário do alojamento e a empresa responsável pela sua gestão.
Este documento deve ser enviado num único ficheiro, acompanhado de um dos documentos referidos na secção “Documentação Reforçada”.
Ou seja, o contrato não é considerado válido por si só; deverá ser acompanhado, por exemplo, pela última declaração de IVA ou IRS do proprietário do alojamento.
O que acontece se houver alterações na estrutura da empresa ou modificações organizativas?
Se tiver ocorrido alguma modificação na estrutura da sociedade ou qualquer mudança organizativa relevante na propriedade, ou na gestão da empresa, será necessário apresentar os documentos que comprovem essas alterações.
Se encontrar dificuldades em carregar os ficheiros na plataforma devido ao tamanho ou formato, recomendamos utilizar a ferramenta I LOVE PDF, que permite converter ou comprimir documentos de forma simples e rápida, facilitando o seu envio para a plataforma.
Caso necessites de assistência adicional para concluir este procedimento, pode contactar o nosso departamento de backoffice através do email backoffice@avaibook.com. Indique-nos a sua situação e anexa os documentos relevantes; a nossa equipa ajudará a completar o processo de forma segura e eficiente.
Aprenda ao seu próprio ritmo e de qualquer lugar. Junte-se a nós para crescermos juntos!