Sabia que com AvaiBook pode organizar as suas tarefas de limpeza e receção?
Descubra como otimizar o seu tempo e os seus recursos.
Como posso gerir o check-in e o check-out das minhas reservas?
Precisa de coordenar os horários de check-in, check-out e limpeza da sua equipa? AvaiBook facilita-o.
Aceda à secção “Check-in/out” na secção “Planning” e filtre as tarefas por tipo, período, alojamento, zona ou empregado. Encontre rapidamente o que procura!
AvaiBook organiza as suas tarefas de receção e limpeza em quatro colunas:
Receção: apresenta os check-ins (verde) e os check-outs (vermelho), com data, hora e empregado atribuído.
Reserva: apresenta informações pormenorizadas, como o número de noites, a identificação da reserva, o estado do check-in rápido, os dados do viajante e o alojamento.
Limpeza: semelhante à Receção, indica a data, a hora e o empregado para a tarefa de limpeza.
Ações: permite-lhe enviar mensagens de correio eletrónico e editar tarefas para uma melhor organização.
Aqui pode atribuir manualmente o empregado, a data e a hora da tarefa.
Importante: os empregados apresentados dependem da configuração inicial do anfitrião. Se a “Emília” estiver limitada a um alojamento, não a verá noutros alojamentos. Para evitar esta situação, configure os seus colaboradores para “todos os alojamentos ou alojamentos relevantes”.
Adicione notas às tarefas para obter pormenores relevantes. Estas notas serão visíveis no ecrã principal quando clicar no ícone de informação (ver imagem). Além disso, pode enviar uma mensagem de correio eletrónico ao empregado com a tarefa, incluindo as notas e um resumo da marcação, utilizando o ícone de mensagens.
Se se esqueceu de enviar a mensagem de correio eletrónico ao editar a tarefa, não se preocupe. Pode fazê-lo mais tarde a partir do ecrã principal, clicando no ícone de correio eletrónico junto à tarefa. Lembre-se de que, para tal, tem de criar primeiro os empregados e incluir o respetivo endereço de correio eletrónico.
Como posso gerir a minha equipa?
Organize facilmente a sua equipa (receção, limpeza) e as suas tarefas (check-in/out) em AvaiBook.
Para criar ou editar os colaboradores:
Vê a “Planning” > “Check-in/out”
Clicar em “Gerir equipa”
Funcionalidades:
Criar colaboradores: adicionar nome, e-mail (para alertas automáticos), cargo (receção/limpeza) e alojamento.
Editar/eliminar: modificar ou eliminar empregados existentes.
Avisos: Ativar notificações automáticas.
Atribuição automática: automatiza a atribuição de tarefas.
iCal: opção para partilhar calendários.
O que é a auto-atribuir?
Atribuição automática: Atribua automaticamente tarefas de receção e limpeza ao seu pessoal.
Receção: Nomear rececionistas permanentes para alojamentos específicos. Quando as reservas são recebidas, as tarefas são atribuídas automaticamente.
Limpeza: Programe a limpeza conforme as suas necessidades. Por exemplo, 2 horas após o check-out. Se o check-out for às 12:00, a limpeza será atribuída às 14:00.
Pontos-chave sobre a auto-atribuir e a gestão dos trabalhadores:
Limitações da auto-atribuição:
Somente uma rececionista e uma empregada de limpeza auto-atribuídas por alojamento.
O sistema evita duplicações.
Configuração dos alojamentos:
“Auto-atribuído” sem alojamento marcado: aplica-se a todos.
“Auto-atribuído” com alojamentos marcados: aplica-se somente a esses alojamentos
Sem “Auto-atribuído”: marca todos os alojamentos relevantes para atribuição manual.
Recomendação:
Marcar os alojamentos onde um empregado pode trabalhar para facilitar a atribuição manual de tarefa
Resumindo:
A função de atribuição automática tem restrições para evitar conflitos.
A configuração de acomodação determina onde a atribuição automática é aplicada ou onde um empregado aparece para atribuição manual.
É importante esclarecer a diferença entre a utilização da atribuição automática e da atribuição manual e como a configuração de alojamento influencia diretamente ambas as opções.
Posso também automatizar o envio de correio?
Notificações automáticas e manuais para empregados:
Notificações automáticas:
Ativar a opção “Alerta” para os colaboradores receberem um correio diário às 7 horas da manhã com as suas tarefas para os três dias seguintes.
Notificações manuais:
Se preferir, envie e-mails individualmente a partir do ecrã principal “Check-in/out”.
Como posso partilhar o meu calendário de tarefas?
Partilhe e sincronize as tarefas da equipa com os calendários iCal:
Mantenha a sua equipa organizada:
Partilhe tarefas de limpeza e receção com os seus empregados, permitindo-lhes aceder ao seu horário diário a partir dos seus dispositivos móveis ou computadores.
Sincronize tarefas com calendários populares, como o Google Calendar, utilizando o formato iCal.
Como obter o calendário iCal?
Aceda a: Planning > Check-in/out > Gerir equipa.
Crie um link iCal para partilhar as tarefas dos seus funcionários no Google Calendar:
Na coluna “ações” da secção “A minha equipa”, clique no ícone do calendário para copiar o URL do iCal.
Este link permite aos seus colaboradores importar as suas tarefas AvaiBook diretamente para o Google Calendar.
Envie o link iCal ao seu empregado, que terá de a importar seguindo estes passos:
iniciar sessão no Google Calendar
clique na secção Outros calendários/agendas (1)
selecione a opção Do URL (2).
No ecrã seguinte, basta colar o URL do AvaiBook no campo fornecido pelo Google.
Clique em Adicionar calendário e já está!
Uma vez sincronizado, o seu empregado verá as suas tarefas no calendário. O calendário mostrará as tarefas desde 7 dias antes até 28 dias depois da data atual.
Como funciona o acesso dos utilizadores para o Check-in/out a receção e limpeza?
Em AvaiBook também oferecemos a possibilidade de dar acesso limitado à plataforma aos seus colaboradores. Da mesma forma que existem acessos de utilizador para proprietário, empregado, técnico e contabilista, adicionámos o Check-in e o Check-out, para que a sua equipa de receção e limpeza visualize as suas tarefas a partir de AvaiBook.
Opção disponível somente para os planos Líder e PRO
Pode ser ativado de duas formas:
Aceda ao separador de um da sua equipa: Planning > Check-in/out > Gerir equipa. Quer esteja a editar uma conta existente ou a criar uma, verá a opção de criar um utilizador no canto inferior direito.
Ou clique na última secção com o seu nome e clique em Os meus utilizadores.
Como pode ver, abaixo está a opção Check-in/out e acima dela uma breve descrição do acesso deste utilizador. Se ainda não tiver nenhum colaborador registado, a página aconselhá-lo-á a ir à secção Check-in/out para criar um. Se tiver, só tem de escolher a qual deles quer dar acesso.
Uma vez criado o acesso, o seu colaborador receberá um correio eletrónico notificando-o de que, a partir desse momento, poderá aceder a AvaiBook limitadamente. Assim, cada vez que lhe for atribuída uma tarefa, receberá um e-mail a partir do qual poderá passar diretamente ao ecrã seguinte:
Como pode ver, só poderá ver as suas próprias tarefas de receção ou de limpeza e não as de outros. Poderá ver as notas escritas pelo proprietário, responder, se necessário, aceder a uma folha de resumo da reserva e marcar a tarefa como pendente ou concluída. O pessoal do check-in e do check-out também poderá completar os dados do check-in rápido, se necessário:
O proprietário pode decidir se pretende receber um e-mail de aviso sempre que os seus colaboradores marcam uma tarefa como concluída. Esta opção está disponível no ecrã principal de registo de entrada/saída, no canto inferior esquerdo:
Além disso, se a tarefa estiver concluída, ficará verde no ecrã do proprietário. Se, pelo contrário, ainda estiver pendente, aparecerá a vermelho, como pode ver abaixo:
Aprenda ao seu próprio ritmo e de qualquer lugar. Junte-se a nós para crescermos juntos!