🚨 É importante ter em consideração que a autoatribuição no perfil do utilizador "Check-in/Check-out" só será efetuada automaticamente para as reservas realizadas a partir da data de criação do utilizador.
Por conseguinte, as reservas efetuadas antes da criação do utilizador terão de ser autoatribuídas manualmente. Isto é necessário para que, caso tenha sido criado um perfil de "Check-in/Check-out" para esse utilizador, quer para a receção quer para a limpeza, a respetiva lista inclua também as reservas realizadas antes da criação do perfil.
Precisa de coordenar os horários de check-in, check-out e limpeza da sua equipa? O AvaiBook facilita-lhe essa tarefa.
Aceda à secção "Check-in/Check-out" no menu "Planeamento" e filtre as tarefas por tipo, período, alojamento, zona ou colaborador. Encontre rapidamente o que procura!
O AvaiBook organiza as suas tarefas de receção e limpeza em quatro colunas principais:
Receção: Apresenta as entradas (a verde) e as saídas (a vermelho), com a data, a hora e o colaborador atribuído.
Reserva: Mostra informações como o número de noites, o ID da reserva, o estado do Fast Check-in, os dados do hóspede e o alojamento.
Limpeza: Semelhante à receção, indica a data, a hora e o colaborador atribuído à tarefa de limpeza.
Ações: Permite enviar e-mails e editar tarefas para uma melhor organização.
Nesta secção, pode atribuir manualmente o colaborador, a data e a hora de cada tarefa.
📝 Os colaboradores apresentados dependem da configuração inicial do alojamento. Se a "Emília" estiver atribuída apenas a um alojamento, não aparecerá nos restantes. Para evitar esta situação, configure os seus colaboradores para "todos os alojamentos" ou apenas para os alojamentos relevantes.
Adicione notas às tarefas para incluir informações relevantes. Estas notas ficarão visíveis no ecrã principal ao clicar no ícone de informação (ver imagem).
Além disso, pode enviar um e-mail ao colaborador com os detalhes da tarefa, incluindo as notas e um resumo da reserva, utilizando o ícone de mensagens.
Se se esqueceu de enviar o e-mail ao editar a tarefa, não se preocupe. Pode enviá-lo mais tarde a partir do ecrã principal, clicando no ícone de e-mail junto da tarefa.
Lembre-se de que, para isso, é necessário criar previamente os colaboradores e adicionar o respetivo endereço de e-mail.
Como posso gerir a minha equipa?
Organize facilmente a sua equipa (receção e limpeza) e as respetivas tarefas (check-in/check-out) no AvaiBook.
Para criar ou editar colaboradores:
Aceda a "Planeamento" > "Check-in/Check-out".
Clique em "Gerir Equipa".
Funcionalidades:
Criar colaboradores: Adicione o nome, o e-mail (para notificações automáticas), a função (receção ou limpeza) e o(s) alojamento(s) atribuído(s).
Editar/Eliminar: Modifique ou elimine colaboradores existentes.
Notificações: Ative as notificações automáticas.
Autoatribuição: Automatize a atribuição de tarefas.
iCal: Opção para partilhar calendários.
O que é a autoatribuição?
A autoatribuição permite atribuir automaticamente as tarefas de receção e limpeza aos seus colaboradores.
Receção: Atribua rececionistas fixos a alojamentos específicos. Sempre que for recebida uma nova reserva, as tarefas de receção serão atribuídas automaticamente ao colaborador correspondente.
Limpeza: Programe as tarefas de limpeza de acordo com as suas necessidades. Por exemplo, pode definir que a limpeza seja realizada 2 horas após o check-out. Se o check-out estiver previsto para as 12:00, a tarefa de limpeza será automaticamente atribuída para as 14:00.
Pontos-chave sobre a autoatribuição e a gestão de colaboradores:
Limitações da autoatribuição:
Apenas é possível ter um colaborador de receção e um colaborador de limpeza com autoatribuição por alojamento.
O sistema evita atribuições duplicadas.
Configuração dos alojamentos:
Autoatribuição sem alojamentos selecionados: aplica-se a todos os alojamentos.
Autoatribuição com alojamentos selecionados: aplica-se apenas aos alojamentos selecionados.
Sem autoatribuição: selecione todos os alojamentos relevantes para permitir a atribuição manual das tarefas.
Recomendação:
Selecione todos os alojamentos onde um colaborador possa vir a trabalhar. Desta forma, será mais fácil atribuir manualmente as tarefas sempre que necessário.
📝
A função de autoatribuição tem algumas restrições para evitar conflitos.
A configuração dos alojamentos determina onde a autoatribuição é aplicada e em que alojamentos um colaborador fica disponível para atribuição manual.
É importante compreender a diferença entre a autoatribuição e a atribuição manual, bem como a forma como a configuração dos alojamentos influencia diretamente ambas as opções.
Também posso automatizar os e-mails?
Notificações automáticas e manuais para colaboradores:
Notificações automáticas:
Ative a opção "Notificar" para que os colaboradores recebam diariamente, às 07:00, um e-mail com as tarefas previstas para os três dias seguintes.
Notificações manuais:
Se preferir, pode enviar os e-mails individualmente a partir do ecrã principal de "Check-in/Check-out".
Como posso partilhar o meu calendário de tarefas?
Partilhe e sincronize as tarefas da sua equipa com calendários iCal.
Mantenha a sua equipa organizada:
Partilhe as tarefas de limpeza e receção com os seus colaboradores, permitindo-lhes consultar a agenda diária a partir dos seus dispositivos móveis ou computadores.
Sincronize as tarefas com calendários populares, como o Google Calendar, através do formato iCal.
Como obter o calendário iCal?
Aceda a: Planeamento > Check-in/Check-out > Gerir Equipa.
Gere uma ligação iCal para partilhar as tarefas dos seus colaboradores no Google Calendar:
Na coluna "Ações" da secção "A Minha Equipa", clique no ícone do calendário para copiar o URL iCal.
Esta ligação permite que os seus colaboradores importem diretamente para o Google Calendar as tarefas atribuídas no AvaiBook.
Envie a ligação iCal ao seu colaborador, que deverá importá-la seguindo estes passos:
Aceder ao Google Calendar.
Clicar na secção "Outros calendários".
Selecionar a opção "A partir do URL".
No ecrã seguinte, basta colar o URL do AvaiBook no campo disponibilizado pelo Google.
Clique no botão "Adicionar calendário" e já está!
Depois de sincronizado, o colaborador poderá visualizar as suas tarefas diretamente no calendário. O calendário apresentará as tarefas desde 7 dias antes até 28 dias após a data atual.
Como funciona o acesso de utilizador para Check-in, Check-out, receção e limpeza?
O AvaiBook também permite conceder aos seus colaboradores um acesso limitado à plataforma.
À semelhança dos perfis de utilizador Proprietário, Colaborador, Técnico e Contabilista, existe também o perfil Check-in/Check-out, para que a equipa de receção e limpeza possa consultar as suas tarefas diretamente no AvaiBook.
📌 Opção disponível apenas nos planos Líder e PRO.
Pode ativar esta funcionalidade de duas formas:
Aceda à ficha de um dos seus colaboradores em Planeamento > Check-in/Check-out > Gerir Equipa. Quer esteja a editar um colaborador existente ou a criar um novo, encontrará a opção de criar uma subconta no canto inferior direito.
Em alternativa, clique no último menu com o seu nome e selecione Os Meus Utilizadores.
Como pode ver, na parte inferior encontra a opção Check-in/Check-out, acompanhada de uma breve descrição deste tipo de acesso de utilizador.
Se ainda não tiver nenhum colaborador registado, a página irá sugerir que aceda à secção Check-in/Check-out para criar um. Caso já tenha colaboradores registados, basta selecionar aquele a quem pretende conceder acesso.
Depois de criar o acesso, o colaborador receberá um e-mail a informar que, a partir desse momento, poderá aceder ao AvaiBook com permissões limitadas.
A partir daí, sempre que lhe for atribuída uma tarefa, receberá um e-mail através do qual poderá aceder diretamente ao seguinte ecrã:
Como pode ver, cada colaborador apenas poderá visualizar as suas próprias tarefas de receção ou de limpeza, e não as dos restantes.
Também poderá consultar as notas adicionadas pelo proprietário, responder-lhes, se necessário, aceder a uma ficha-resumo da reserva e marcar a tarefa como Pendente ou Concluída.
Além disso, o pessoal responsável pelo Check-in/Check-out poderá completar os dados do Fast Check-in, caso seja necessário.
O proprietário pode optar por receber um e-mail de notificação sempre que um colaborador marcar uma tarefa como concluída. Esta opção está disponível no ecrã principal de Check-in/Check-out, no canto inferior esquerdo.
Além disso, quando uma tarefa é marcada como Concluída, passa a ser apresentada a verde no ecrã do proprietário. Se, pelo contrário, continuar pendente, será apresentada a vermelho, como pode ver em seguida.
Como eliminar colaboradores no Check-in/Check-out
Se pretender eliminar um colaborador criado na secção Check-in/Check-out (para tarefas de receção ou limpeza), pode fazê-lo através da opção Gerir Equipa.
Basta clicar no botão Gerir Equipa na última coluna do colaborador que pretende eliminar e, em seguida, clicar no ícone do caixote do lixo.
Aprenda ao seu ritmo e a partir de qualquer lugar. Junte-se a nós e continue a evoluir!