Se tem o Plano Líder ou PRO no AvaiBook, pode não só trabalhar nela, como também pode dar acesso aos seus colaboradores, funcionários e clientes (proprietários). Podes criar acessos restritos com diferentes perfis. Desta forma, os colaboradores serão mais autónomos e poderão consultar ou realizar acções sem ter que te pedir.
Tipos de acessos e suas características:
👦 Proprietário:
Este utilizador pode ser qualquer um dos clientes que criou na secção A minha conta > Os meus clientes. Só tem acesso às secções que permite. Estes são: Calendário (períodos de bloqueio e desbloqueio que eles próprios como clientes tenham feito); Reservas e/ou Estatísticas, (apenas pode ver as informações relativas ao seu alojamento, e nunca poderá modificar as informações excepto no que diz respeito ao calendário).
👷Colaborador
Este utilizador tem acesso a todas as secções do AvaiBook, excepto aos seus dados pessoais e de facturação. Terá acesso à utilização de qualquer serviço contratado, mas não poderá contratar qualquer serviço ou levar a cabo qualquer acção que implique uma despesa.
💻Web designer
Este utilizador tem acesso a todo o menu "Motor de reservas", onde se encontram as ferramentas necessárias para integrar o motor de reservas no website.
💰Contabilista
Este utilizador tem habilitadas as secções de "BDP", "Movimentos", "Facturas e "Recibos", onde encontrará toda a informação necessária para gerir a contabilidade do alojamento.
🚪Check in / out
Este utilizador terá acesso ao menu "Check in / out" para ver o calendário das suas tarefas atribuídas. Não poderão modificá-las, mas poderão marcá-las como pendentes ou concluídas e escrever notas. Terão também acesso a um resumo da reserva em que têm de trabalhar.
Como se podem criar esses utilizadores?
Terá de aceder a partir do menu A minha conta > Os meus usuários. Aí pode escolher a que melhor se adapta às suas necessidades. AvaiBook enviará um e-mail automático com uma palavra-passe a cada um dos seus utilizadores para que estes possam aceder à sua conta e trabalhar consigo.
O primeiro passo é escolher o tipo de utilizador que se deseja registar.
Como criar um acesso de proprietário
O primeiro passo é criar o perfil do proprietário em A minha conta > Os meus proprietários.
Clique em Criar proprietário.
Será encaminhado para um ecrã com três secções: Dados do proprietário (1) onde terá de associar os alojamentos correspondentes, Dados de faturação (2) e Dados de pagamento e comissões (3). Preencha todas as secções que lhe sugerimos. Acima de tudo, não se esqueça de incluir as obrigatórias, acompanhadas pelo asterisco.
💾 Lembre-se de guardar as informações em cada separador.
Em seguida, pode dar acesso a ele na secção Os meus usuários:
Selecione o tipo de acesso Proprietário (1) terá que escolher o cliente (2) escolher o tipo de acesso que deseja dar-lhe (3), o próximo passo é inserir o seu e-mail (4) e finalmente clicar no botão Criar (5). O proprietário receberá um e-mail com a password de acesso a AvaiBook. Terá de aceder a partir do sítio web https://www.avaibook.com/
Como criar um Colaborador, Técnico, Contabilista
Selecione o tipo de acesso colaborador, técnico ou contabilista (1), terá de atribuir um nome (2) e inserir o seu e-mail (3), para terminar prima o botão Criar (4).
Como criar um colaborador de check-in/out
O primeiro passo é criar um perfil para este tipo de acesso na secção
Plannig > Check-in/out > Gerir equipa:
Clique em Criar colaborador
Pedir-lhe-emos o nome, o endereço de correio eletrónico para o caso de querer enviar-lhes mensagens, o cargo (receção ou limpeza) e o alojamento para onde devem ir. Terá também a opção de selecionar: “Avisar” e “Auto-atribuir ”. Explicamos de seguida cada uma destas opções.
Avisar: Ao selecionar esta opção, o colaborador receberá todas as manhãs, às 7h, um e-mail com as tarefas atribuídas para os próximos três dias. Se não quiser que isto seja feito automaticamente, lembre-se de que pode enviar os e-mails manualmente a partir do ecrã principal Check in / out.
2. Auto-atribuir: ativa a atribuição automática de tarefas ao colaborador. No caso de selecionar “Limpeza” e “Auto-atribuir”, esta programação obrigá-lo-á a indicar quando pretende que seja feita. Por exemplo, se eu tiver o hábito de mandar fazer a limpeza duas horas depois do check-out dos viajantes, selecciono o seguinte:
Pode partilhar um iCal com os seus colaboradores para que estes possam ver as suas tarefas como um calendário. Assim que o colaborador tiver sido criado, copie a hiperligação, como mostra a fotografía:
Isto irá gerar uma ligação que pode partilhar com os seus colaboradores por correio, SMS ou qualquer outro canal que considere adequado.
O que os meus utilizadores verão ao aceder ao AvaiBook?
Acesso proprietário
✔️ O utilizador “proprietário” tem vários tipos de acesso. Pode selecionar qualquer um deles ou todos:
Calendário (bloquear e desbloquear períodos que só ele próprio bloqueou)
Reservas
Estatísticas
Comissões: Se lhes deu acesso às reservas, pode selecionar que também podem ver o montante da comissão que marcou como “comissão de agência” no registo do cliente.
Só pode ver as informações relativas ao seu alojamento e nunca pode modificar as informações (exceto o calendário).
❌Não terá acesso:
Desbloquear datas bloqueadas por si (utilizador principal da conta AvaiBook).
Informações internas da reserva. Se lhe der acesso às reservas, só poderá ver os dados que mostramos na lista, não tem acesso a informações adicionais da reserva. O utilizador não poderá criar ou cancelar reservas.
Comissões geradas pelo canal de origem da reserva ou AvaiBook
Caso o Proprietário pretenda aceder a uma das secções restritas, o sistema apresentará esta mensagem:
Como é que o proprietário verá as suas comissões pelo seu acesso?
Acesso colaborador
Este tipo de utilizador poderá acessar e utilizar qualquer serviço contratado, mas não estará autorizado a contratar novos serviços ou realizar ações que gerem custos adicionais.
✔️Por exemplo, é possível gerir
O calendário 📆 e as reservas (criar, mover ou apagar reservas, bloquear ou desbloquear datas, marcar reservas, gerir o check-in, etc.). Pode desbloquear datas que tenha bloqueado.
As conversas ✉️ (criar modelos de correio eletrónico automáticos, enviar mensagens de correio eletrónico aos hóspedes, etc.);
Terás acesso à configuração do alojamento 🏠 (modificar tarifas e opções de configuração, criar ofertas, gerir fotos, descrições e características).
Poderás entrar na seção de contabilidade 📒 (criar faturas e recibos, consultar os movimentos da tua conta, etc.);
Terás acesso à seção de sincronizações 🔄
Terás acesso à seção dedicada ao motor de reservas 🌐
Além disso:
Terá acesso às facturas recebidas 🧾
A secção “Os meus clientes”🧍♂️, onde pode encontrar os dados do proprietário do alojamento que gere. Não poderá modificar estes dados, mas poderá vê-los.
❌ Não terás acesso.
Às suas informações fiscais e à sua conta corrente💶, não poderá alterar o limiar de cobrança.
Também não poderá ver os acessos que criou para outros colaboradores, nem efetuar modificações no seu plano contratado.
Não será possível validar o alojamento com um dos métodos de pagamento,
Nem contratar o módulo SMS 📩.
Caso o colaborador pretenda entrar numa das secções restritas, o sistema apresentará esta mensagem:
Acesso Colaborador de limpeza
Este tipo de colaborador terá acesso restrito ao menu Planning > check in/out:
✔️ Ao clicar na tarefa atribuída, o responsável pela limpeza só pode visualizar determinados dados.
Dados do hóspede principal: nome, apelido, e-mail, número de telefone (1)
Quantos hóspedes estão hospedados (2)
Datas de início/fim da reserva (3)
Origem da reserva (4)
Ver as notas contidas nesta tarefa (5)
É possível executar as seguintes acções:
Atualizar as notas (5)
Marcar a tarefa como concluída (6)
Atualizar as informações ao nível ical (7)
Acesso colaborador de receção
Este tipo de colaborador terá acesso restrito ao menu Planning > check in/out:
✔️ Ao clicar na tarefa atribuída, o colaborador da receção, para além de aceder a todas as informações de que dispõe o colaborador da limpeza, pode ver mais alguns dados:
Ver o cartão encriptado do hóspede
Pode verificar se as cobranças associadas foram efectuadas com êxito.
Pode verificar os dados pessoais para envio ao SEF. Se não estiverem preenchidos, pode solicitá-los novamente enviando um e-mail ou preenchendo-os à mão.
❌ No poderá:
Efetuar cobranças.
Pedir uma alteração do cartão do hóspede.
Acesso Contabilista
Este utilizador tem as secções “Movimentos” (1) e “Facturas” (2) activadas, onde encontrará todas as informações necessárias para gerir a contabilidade do alojamento.
✔️ Na seção Movimentos, o contabilista poderá visualizar os movimentos de cada reserva. Poderá utilizar vários filtros, conforme suas necessidades (se não usar nenhum filtro, clicando em "buscar", verá todos os movimentos).
Uma vez pesquisado o movimento, o contabilista poderá verificar se o valor foi liquidado na conta do proprietário e revisar as comissões de cada movimento.
Além disso, na parte superior direita, poderá ver se existe um saldo disponível (que está pronto para ser liquidado) (1) ou um saldo em custódia (ainda por liquidar) (2).
❌ Não poderá:
Exportar para Excel
Ver comprovativo da reserva
✔️ Na seção Faturas, poderá utilizar os filtros de acordo com as necessidades (se não utiliza nenhum filtro, clicando em "buscar", verá todas as faturas).
Depois de o contabilista ter selecionado as facturas que lhe interessam, tem ao seu dispor várias acções:
Poderá visualizar a fatura clicando no ícone do olho e imprimi-la clicando no ícone da impressora. Além disso, poderá eliminar uma fatura com o ícone da lixeira.
❌ Não poderás:
Editar faturas
Criar faturas
Exportar para Excel
Para finalizar, na seção Meus dados > Minhas faturas, o contabilista poderá encontrar as faturas das comissões do AvaiBook ou da contratação de serviços. Não será possível exportá-las.
Acesso Web designer
Este tipo de utilizador terá acesso a todo o menu Motor de reservas, onde encontrará as ferramentas necessárias para integrar o motor de reservas no site ou nas tuas redes sociais.
✔️ O Web designer poderá:
Gerar links e iframe do motor de reservas;
Criar widgets (botão, calendário, formulário, widget de consulta, widget de tarifas);
Aceder à seção API e gerenciá-las;
❌ Não poderá:
Aceder à seção de personalização do motor de reservas e dos alojamentos;
Gerar cupons;
Ordenar os alojamentos;
Aceder a qualquer outra seção do sistema.
💡Perguntas Frequentes
Como posso compartilhar o meu calendário de tarefas?
Podes obter o calendário em formato iCal a partir de Planning > Check in/out > Gerir equipa. Clica no ícone do calendário e envia o link ao teu colaborador.
Como configurar o iCal no calendário do Google do meu colaborador ou proprietário?
Aceder ao Google Calendar
Clicar na seção Outros calendários (1)
Seleciona a A partir de URL (2).
Na tela seguinte, apenas tens de colar a URL do AvaiBook no campo que o Google te fornece.
Uma vez sincronizado, o empregado poderá ver no seu calendário as tarefas que tiver atribuídas. O período que será exibido no calendário será o seguinte: desde 7 dias antes até 28 dias depois do dia atual.