Precisa avisar os seus empregados quando devem efectuar o Check-in ou o Check-out ou a que horas têm de limpar os alojamentos? AvaiBook permite essa possibilidade a partir da seção "Check in / out" que encontrará no menu principal de "Planning".
Uma vez dentro da seção "Check in / out", pode clicar no botão "Pesquisar" para ver todas as tarefas pendentes ou filtrar por tipo, período, alojamento, zona, ou por tarefas como mostrado na imagem. Neste exemplo, clicaremos em "Pesquisar" para mostrar-lhe todas as opções possíveis. É assim que vai aparecer:
A informação será mostrada em várias colunas. Podemos dividir-la em quatro áreas principais:
1 - A primeira corresponde à recepção, com a entrada de hóspedes (em verde) e a saída (em vermelho), a data e a hora em que a tarefa precisa ser realizada e o nome do empregado assignado.
2 - No meio, aparece a informação sobre a reserva: número de noites da estadia, o ID da reserva, o estado do Fast Check-in, o hóspede, número de pessoas e o alojamento.
3 - A terceira coluna refere-se à limpeza, com a mesma informação que a da receção: data, hora e nome do empregado que irá realizar a tarefa.
4 - Por último, encontramos uma última coluna que atua sobre as anteriores: envio de e-mails e edição. Clique em Editar para configurar a tarefa.
Aqui poderá indicar manualmente o empregado que realizará a tarefa, a data e a hora.
*Lembre-se que quiapenas os empregados que designou para cada alojamento na configuração inicial aparecerão aqui. Se, ao criar o empregado, marcou que "Ana" só vai trabalhar num dos seus alojamentos, ela não aparecerá como opção quando estiver a configurar as tarefas de outro. Portanto, recomendamos que quando configure um empregado, marque que ele irá trabalhar em "todos os alojamentos" ou em todos aqueles em que acredite que existe a possibilidade de ir.
Também pode adicionar notas. Estas apareceram na janela principal quando clicar no ícone de informação que pode ver na imagem a continuação. No ícone de mensagem, pode decidir se quer ou não lhes enviar um e-mail notificando a tarefa. Nesse e-mail serão incluídos, além dos dados básicos, as notas e um pequeno resumo da reserva.
*Não se preocupe caso esqueça de marcar a caixinha para enviar o e-mail quando editar a tarefa. Se quiser notificar o seu empregado, basta volvar à janela principal e clicar no ícone de e-mail, ao lado do de editar, e será enviado nesse momento.
Para isto, terá primeiro de criar os seus empregados e incluir o seu endereço de correio electrónico. Além disso, sabia que tem a possibilidade de automatizar a atribuição de tarefas para alguns deles?
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