Precisas de avisar os seus colaboradores quando têm de fazer o check-in ou o check-out ou a que horas têm de limpar os quartos? AvaiBook permite-lhe fazer isso através da secção “Check in / out” que se encontra na secção principal “Planning”.
Uma vez acedido à janela “Check in / out”, pode clicar no botão “Pesquisar” para ver todas as tarefas pendentes ou visualizá-las filtrando por tipo, período, alojamento, zona ou por tarefas, como mostra a imagem.
É assim que a sua pesquisa será apresentada:
A informação será mostrada em várias colunas. Podemos dividir-la em quatro áreas principais:
1 - A primeira corresponde à recepção, com a entrada de hóspedes (em verde) e a saída (em vermelho), a data e a hora em que a tarefa precisa ser realizada e o nome do empregado assignado.
2 - No meio, aparece a informação sobre a reserva: número de noites da estadia, o ID da reserva, o estado do Fast Check-in, o hóspede, número de pessoas e o alojamento.
3 - A terceira coluna refere-se à limpeza, com a mesma informação que a da receção: data, hora e nome do empregado que irá realizar a tarefa.
4 - Por último, encontramos uma última coluna que atua sobre as anteriores: envio de e-mails e edição. Clique em Editar para configurar a tarefa.
Aqui poderá indicar manualmente o empregado que realizará a tarefa, a data e a hora.
*Lembre-se que apenas os empregados que designou para cada alojamento na configuração inicial aparecerão aqui. Se, ao criar o empregado, marcou que "Ana" só vai trabalhar num dos seus alojamentos, ela não aparecerá como opção quando estiver a configurar as tarefas de outro. Portanto, recomendamos que quando configure um empregado, marque que ele irá trabalhar em "todos os alojamentos" ou em todos aqueles em que acredite que existe a possibilidade de ir.
Também pode adicionar notas. Estas apareceram na janela principal quando clicar no ícone de informação que pode ver na imagem a continuação. No ícone de mensagem, pode decidir se quer ou não lhes enviar um e-mail notificando a tarefa. Nesse e-mail serão incluídos, além dos dados básicos, as notas e um pequeno resumo da reserva.
*Não se preocupe caso esqueça de marcar a caixinha para enviar o e-mail quando editar a tarefa. Se quiser notificar o seu empregado, basta volvar à janela principal e clicar no ícone de e-mail, ao lado do de editar, e será enviado nesse momento.
Para isto, terá primeiro de criar os seus empregados e incluir o seu endereço de correio electrónico. Além disso, sabia que tem a possibilidade de automatizar a atribuição de tarefas para alguns deles?
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