Fast Check-in é uma solução própria, integrada em todas as tuas reservas e projetada para te poupar uma grande quantidade de tempo durante o registo dos teus hóspedes e o posterior envio para o SEF

Com o objetivo de facilitar a tua gestão numa das tarefas mais exigentes que deves realizar, oferecemos-te as seguintes funcionalidades:

Poderás antecipar o Check-in dos teus hóspedes solicitando-lhes de forma automática, ou manual, o registo dos seus dados pessoais. Desta forma, no dia de entrada, só terás de verificar a sua identidade e os teus hóspedes não terão de esperar.

Os partes de entrada serão gerados automaticamente com os dados de cada hóspede. Além disso, poderás imprimi-los, guardá-los em formato PDF ou recebê-los no e-mail que escolheres.

Já não será necessário ter os Boletins de Alojamento impressos para obteres a assinatura. De forma simples, a partir do teu telemóvel, tablet ou PC, os hóspedes poderão assinar digitalmente o seu Check-in.

Os Boletins de Alojamento serão enviados automaticamente para o SEF. Só terás de indicar os teus dados de acesso na configuração desta secção e o envio será realizado assim que marques a caixa ¨Registo dos hóspedes finalizado¨ dentro da reserva.

Para agilizar o processo de completar os dados dos teus hóspedes, poderás escanear os documentos de identidade de forma ágil e simples. Disponível com o nosso plano Pro.

Acede à secção: Meus alojamentos. Após escolher o alojamento, aparecerá no canto superior direito a aba Fast Check-in.

Para solicitar os dados dos teus hóspedes, podes escolher entre várias opções.

Em primeiro lugar, deves configurar o Aviso para o hóspede principal. Isto implica decidir como solicitar ao hóspede principal que complete a informação requerida. Tens a opção de criar um e-mail personalizado ou utilizar os avisos predefinidos oferecidos pelo Avaibook.

Na segunda linha, podes decidir como será feito o envio dos Boletins de Alojamento ao SEF:

O próximo passo é inserir os dados de acesso à página do SIBA/SEF onde desejas que enviemos a informação das tuas reservas.

1- Em Portugal o lugar para registar o alojamento é o SIBA/SEF.

2/3- Terás de inserir o utilizador e a palavra-passe com os quais te registaste.

4- Terás também de inserir o código do teu estabelecimento, fornecido uma vez que tenhas registado o teu estabelecimento na entidade competente. Em alguns casos, este código coincide com 0 ou 1...

*No caso de se tratar de um alojamento parcial, deves selecionar se todas as unidades de alojamento têm o mesmo código ou, pelo contrário, se cada uma tem o seu próprio:

No caso de cada unidade ter um código diferente, deves indicar o código da unidade hoteleira de cama uma das unidades:

5- Idade mínima do hóspede. Idade a partir da qual é obrigatório o registo e assinatura dos boletins de alojamento dos hóspedes.

6- Se deseja receber os boletins de alojamento em PDF no seu e-mail, indique o seu endereço de e-mail neste campo.

7- Ao assinalar esta opção, poderá criar e utilizar um contrato de arrendamento de férias associado a uma reserva. Pode criar um contrato a partir do zero ou escolher entre um dos nossos modelos.

8- Indica os dados da sua empresa ou pessoais. É necessário que estes dados da empresa sejam os mesmos que constam na Entidade Oficial onde registou o seu estabelecimento

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Verifica se os hóspedes completaram corretamente os seus dados. Se faltar algum dado ou se estiver incorreto, podes editá-lo através do ícone de lápis situado à direita na linha de cada hóspede.

Os teus hóspedes poderão assinar cada um dos seus boletins. Apenas terás de clicar no lápis para isso.

Os hóspedes podem assinar enquanto estão a completar as informações ou fazê-lo de forma digital através do teu móvel ou tablet. Podes guardar em formato PDF, receber uma cópia do check-in no teu correio eletrónico e, claro, imprimi-la.

Após verificar a identidade dos teus hóspedes e recolher as suas assinaturas deves enviar os dados ao SEF.

Lembra-te de indicar "Registo de Hóspedes terminado" quando tiveres todos os dados dos teus hóspedes.

Desta forma, receberás uma cópia dos Boletins de Alojamento (se previamente configuraste a opção de "receber e-mail" na ficha do alojamento), e será mostrado como completado na lista de reservas, junto à ocupação, com um visto verde (verás um relógio de areia se estiver pendente de completar).

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Poderás ver o resumo e o estado do envio do ficheiro a partir daqui:

Se não configuraste o envio automático para o SEF, também terás a opção de enviá-lo manualmente ou de descarregar o registo para carregá-lo na página da entidade correspondente:

Este é um exemplo da ficha de Fast Check-in a partir da qual gerenciarás o Check-in dos teus hóspedes.

Os teus hóspedes receberão um e-mail com um link direto para a folha de Check-in, como apresentado abaixo:

Todos os hóspedes da reserva devem preencher os dados solicitados e assinar. Estes dados podem variar consoante o corpo de segurança onde serão registados.

Além disso, podem partilhar facilmente o link da folha de Check-in com todos os seus acompanhantes.

Quando todos os hóspedes tiverem completado os dados, poderão indicar que terminaram e enviar a folha de admissão.
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Nesse momento, receberás uma notificação e os dados serão registados no AvaiBook. Se ocorrer algum erro, não há problema. Podem corrigir os dados entrando novamente através do link fornecido e enviá-los novamente após a revisão.

O leitor de documentos de identidade permite obter os dados do hóspede de forma automática para completar de maneira mais ágil o fast check-in. Está incluído nos planos PRO.

Na versão móvel, acede à ficha da reserva, clica no ícone da mala (fast check-in) e seleciona a opção de adicionar hóspede.

Seleciona escanear documento:

E seleciona o tipo de documento que desejas escanear:

Pode ser que te seja solicitado permissão para aceder à câmara:

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