As mensagens automáticas permitem-lhe enviar e-mails aos seus hóspedes de forma automática ou manual durante as diferentes etapas de uma reserva.
📌 A gestão dos modelos está disponível exclusivamente na versão web do AvaiBook. Atualmente, esta funcionalidade não se encontra disponível na aplicação móvel.
Nesta secção poderá criar, editar e gerir os seus modelos, configurar as condições de envio e definir a que alojamentos, reservas e origens se aplicam.
Como aceder aos modelos
No menu lateral, aceda a Conversas > Mensagens automáticas.
Ao entrar nesta secção, acederá ao ecrã principal de gestão dos modelos, onde encontrará todas as opções necessárias para pesquisar, criar e gerir as suas mensagens automáticas.
Se ainda não criou nenhum modelo
Se esta for a primeira vez que acede a esta secção, a lista surgirá vazia e o sistema apresentará a seguinte mensagem:
"Não existem resultados que correspondam aos critérios selecionados."
Esta mensagem significa apenas que ainda não foi criado nenhum modelo na sua conta.
Se já existirem modelos
Depois de criar um ou vários modelos, estes passarão a ser apresentados automaticamente na lista principal.
A partir deste ecrã poderá consultar toda a informação de cada modelo e geri-los de forma rápida.
A partir do ecrã principal poderá:
Pesquisar modelos utilizando diferentes filtros.
Aceder à configuração geral das mensagens automáticas.
Criar um novo modelo.
Consultar todos os modelos existentes.
Ativar ou desativar um modelo.
Editar ou eliminar um modelo existente.
Filtros disponíveis
Para facilitar a localização dos modelos, pode utilizar os seguintes filtros.
Nome do modelo: Permite localizar um modelo introduzindo parte ou a totalidade do seu nome.
Evento associado: Mostra apenas os modelos associados a um evento específico.
Estado: Permite visualizar os modelos de acordo com o respetivo estado.
Origem da reserva: Filtra os modelos de acordo com a origem das reservas às quais se aplicam.
Canal: Mostra apenas os modelos associados a um canal específico. Este filtro é especialmente útil quando o mesmo modelo está configurado para vários portais.
Alojamentos: Permite localizar os modelos associados a um ou vários alojamentos específicos.
Ações disponíveis
Na parte superior do ecrã encontrará as seguintes opções:
Pesquisar: aplica os filtros selecionados e apresenta apenas os modelos que correspondem aos critérios definidos.
Limpar filtros: repor todos os filtros e voltar a apresentar a lista completa de modelos.
Configuração: permite aceder à configuração geral das mensagens automáticas. Esta opção é explicada na secção seguinte deste artigo.
+ Criar modelo: abre o editor para criar um novo modelo. O processo completo de criação é explicado mais à frente neste artigo.
Criar um novo modelo
Clique em + Criar modelo para abrir o editor.
O ecrã está dividido em duas colunas, onde poderá configurar tanto o conteúdo do e-mail como as respetivas condições de envio.
Coluna da esquerda: permite definir o conteúdo do modelo, os destinatários, o idioma, os anexos e o envio de um e-mail de teste.
Coluna da direita: permite configurar como, quando e para que reservas o modelo será enviado.
Configurar o conteúdo do modelo
Na coluna da esquerda deverá preencher as informações da mensagem.
Nome do modelo: introduza um nome que lhe permita identificar facilmente o modelo. Este campo é obrigatório.
Estado do modelo: Por predefinição, o modelo será criado com o estado Ativo. Poderá desativá-lo e voltar a ativá-lo sempre que necessário.
Destinatário: indique quem irá receber a mensagem. Pode introduzir um ou vários endereços de e-mail, separando-os por vírgulas, ou utilizar as variáveis disponíveis.
📝 Utilizar parâmetros no campo Destinatário
No campo Destinatário, também podes utilizar parâmetros para que o sistema preencha automaticamente o endereço de e-mail do destinatário correspondente.
Para os inserir, coloca o cursor dentro do campo e prime a tecla # (cardinal) no teu teclado. O sistema apresentará automaticamente os parâmetros disponíveis para que possas selecioná-los.
💡 Recomendação: seleciona sempre o parâmetro diretamente na lista apresentada pelo sistema, em vez de o copiar e colar manualmente. Desta forma, evitas espaços em branco antes ou depois do parâmetro, que poderão impedir a sua substituição correta no momento do envio da mensagem.
Os parâmetros disponíveis são:
#meu_proprietário_email# → endereço de e-mail do proprietário.
#email_viajante# → endereço de e-mail do viajante.
#colaboradores_email# → endereço de e-mail de todos os colaboradores associados ao alojamento.
#email_funcionário_check_in# → endereço de e-mail do utilizador responsável pelo check-in/check-out.
#email_funcionário_check_out# → endereço de e-mail do utilizador responsável pelo check-in/check-out.
#email_funcionário_limpeza# → endereço de e-mail do utilizador responsável pela limpeza.
Com conhecimento (CC): permite adicionar endereços de e-mail que receberão uma cópia da mensagem. Introduza cada endereço e prima Enter para o adicionar à lista.
Com conhecimento oculto (BCC): permite adicionar destinatários adicionais sem que os restantes destinatários possam visualizar os respetivos endereços de e-mail. Introduza cada endereço e prima Enter para o adicionar à lista.
Editar a mensagem
Na secção Edição do modelo poderá preparar o conteúdo que será enviado aos destinatários.
Idioma: por predefinição, o editor apresentará o idioma configurado no seu perfil de utilizador do AvaiBook. Se pretender disponibilizar o modelo noutros idiomas, selecione a bandeira correspondente e preencha o conteúdo para cada um deles.
⚠️ O sistema não traduz automaticamente o conteúdo do modelo. Deverá introduzir manualmente o assunto e a descrição em cada um dos idiomas que pretenda utilizar.
Assunto do e-mail: introduza o assunto da mensagem. Este campo é obrigatório.
Descrição: redija o corpo do e-mail utilizando o editor de texto enriquecido. Poderá formatar o texto, inserir ligações, imagens, vídeos, tabelas e outros elementos disponíveis.
Personalizar as mensagens com parâmetros
Para inserir informações dinâmicas no conteúdo do e-mail, escreva o carácter # no campo Descrição. O sistema apresentará automaticamente a lista de parâmetros disponíveis para que possa selecionar o pretendido.
Estes parâmetros serão substituídos automaticamente pelos dados correspondentes da reserva no momento do envio do e-mail.
Se pretender consultar a lista completa dos parâmetros disponíveis e o respetivo funcionamento, poderá fazê-lo no artigo Parâmetros para personalizar modelos de e-mail.
Adicionar anexos
Na secção Anexo, pode adicionar um ficheiro PDF que será enviado juntamente com o e-mail.
Formato permitido: PDF.
Tamanho máximo: 1 MB.
Também pode ativar a opção Anexar contratos de arrendamento para incluir automaticamente os contratos gerados pelo AvaiBook.
Efetuar um envio de teste
Antes de guardar e ativar o modelo, pode utilizar a secção Envio de teste do modelo.
Introduza um endereço de e-mail e prima Enter. Em seguida, clique em Enviar teste do modelo para verificar como serão apresentados o conteúdo e a formatação da mensagem.
📝 Se pretenderes enviar o teste para mais do que um endereço de e-mail, basta introduzir cada endereço no campo indicado e premir Enter.
À medida que os fores adicionando, o sistema irá incorporá-los automaticamente na lista de destinatários.
Depois, ao clicares em Enviar teste do modelo, o e-mail será enviado para todos os endereços que tiveres adicionado à lista.
Tenha em conta que:
O envio de teste será efetuado com o conteúdo existente, naquele momento, nos campos Assunto do e-mail e Descrição, e no idioma selecionado.
Os parâmetros incluídos no envio de teste conterão dados fictícios, para que possa verificar o resultado final.
Lembre-se de guardar o modelo; caso contrário, as alterações efetuadas serão perdidas.
Os anexos não são incluídos no envio de teste.
Configurar o envio do modelo
Depois de concluir o conteúdo da mensagem, deverá configurar as condições que determinam quando e para que reservas o modelo será enviado.
Esta configuração é efetuada na coluna direita do editor.
Como pretende enviar o modelo?
Por predefinição, o sistema seleciona a opção Automático.
Pode escolher entre duas modalidades:
Automático: O modelo será enviado automaticamente quando forem cumpridas as condições configuradas. Além disso, também poderá ser enviado manualmente a partir da ficha de uma reserva.
Manual: O modelo não ficará associado a qualquer evento automático e apenas poderá ser enviado manualmente a partir da ficha de uma reserva.
⚠️ Se selecionar um modelo Manual, não será necessário configurar o evento, a programação do envio, os alojamentos nem a origem da reserva. Apenas terá de preencher o conteúdo do e-mail e guardar o modelo.
Que evento pretende utilizar para enviar o modelo?
Selecione o evento que irá desencadear o envio automático do modelo.
Pode escolher um dos seguintes eventos:
Ao receber ou criar uma reserva confirmada.
Quando uma reserva confirmada é cancelada.
No check-in da reserva.
No check-out da reserva.
Quando o registo dos hóspedes estiver concluído.
📌 Tenha em conta que:
Cada modelo automático só pode estar associado a um único evento.
As opções disponíveis na secção Quando deve ser enviado o modelo? variam consoante o evento selecionado.
Quando deve ser enviado o modelo?
Depois de selecionar o evento, deverá indicar quando pretende que o modelo seja enviado.
Por predefinição, o sistema seleciona a opção No momento do evento.
Se pretender configurar um envio mais específico, selecione a segunda opção. O sistema adaptará automaticamente as opções de configuração de acordo com o evento escolhido.
Eventos imediatos
Os três eventos seguintes partilham a mesma configuração de envio:
Ao receber ou criar uma reserva confirmada.
Quando uma reserva confirmada é cancelada.
Quando o registo dos hóspedes estiver concluído.
Nestes casos, poderá escolher entre:
No momento do evento (opção selecionada por predefinição).
X dias e X horas após o evento.
Eventos com días e hora programada
Os eventos Check-in e Check-out permitem uma programação mais flexível, uma vez que estão associados a uma data específica.
Nestes casos, poderá configurar:
No momento do evento.
X dias antes ou depois do evento e a hora aproximada do envio.
No caso do Check-in, poderá ainda ativar a opção Enviar mesmo que a reserva tenha sido efetuada com menor antecedência, para que as reservas de última hora também recebam a mensagem.
A que alojamentos será associado o modelo?
Nesta secção deverá indicar a que alojamentos será associado o modelo automático.
Pode escolher entre duas opções.
Todos os alojamentos
Selecione esta opção se pretender que o modelo fique disponível para todos os alojamentos da sua conta compatíveis com o evento selecionado.
Esta é a opção recomendada quando pretende utilizar a mesma mensagem de forma geral para todos os seus alojamentos.
Selecionar alojamentos
Se pretender utilizar o modelo apenas em determinados alojamentos, selecione esta opção.
Em seguida, clique na lista Selecionar alojamentos e escolha um ou vários alojamentos aos quais pretende associar o modelo. Pode selecionar tantos alojamentos quantos forem necessários.
📌 Um modelo só pode estar associado a um evento
Cada modelo automático só pode estar associado a um único evento. Não é possível utilizar o mesmo modelo para vários eventos em simultâneo.
Se pretenderes enviar o mesmo conteúdo em diferentes eventos (por exemplo, na Confirmação da reserva e no Check-in), terás de criar um modelo independente para cada um deles, selecionando o evento correspondente durante a respetiva configuração.
💡 Importante: atualmente não é possível duplicar um modelo. Se precisares de reutilizar o mesmo conteúdo, terás de criar um novo modelo desde o início. Podes copiar e colar o assunto e o conteúdo da mensagem para agilizar o processo, mas o restante da configuração terá de ser novamente preenchido manualmente.
Qual deve ser a origem da reserva?
Nesta secção deverá indicar a partir de que origem da reserva o modelo automático poderá ser enviado.
Por predefinição, ao criar um novo modelo, o sistema mantém selecionadas as três opções disponíveis:
Reservas manuais
Motor de reservas
Canais
Isto significa que o modelo poderá ser enviado para reservas provenientes de qualquer uma destas origens, desde que também sejam cumpridas as restantes condições configuradas.
Se pretender que o modelo seja enviado apenas para uma origem específica, basta desmarcar as opções que não pretende utilizar e manter selecionada apenas a opção correspondente.
Canais
Se mantiver selecionada a opção Canais, poderá indicar, através da lista disponível, se o modelo deverá ser aplicado a:
Todos os canais, ou
Apenas um ou vários canais específicos.
📝 El origen de la reserva actúa como un filtro adicional. La plantilla solo se enviará cuando la reserva proceda del origen seleccionado y, además, se cumplan el evento y el resto de condiciones configuradas.
💡 Perguntas frequentes
Posso criar um modelo em vários idiomas?
Posso criar um modelo em vários idiomas?
Sim. O editor disponibiliza bandeiras de idioma que lhe permitem redigir o assunto e o corpo do e-mail de forma independente para cada idioma.
Posso duplicar um modelo?
Posso duplicar um modelo?
Não. Atualmente, a nova funcionalidade de mensagens automáticas não permite duplicar modelos.
Se necessitar de criar um modelo semelhante, terá de criar um novo e configurar novamente o respetivo conteúdo.
Como posso disponibilizar o mesmo modelo em vários idiomas?
Como posso disponibilizar o mesmo modelo em vários idiomas?
Se pretender que um modelo esteja disponível em vários idiomas, deverá preencher manualmente o conteúdo correspondente a cada um deles.
Para isso, clique na bandeira do idioma pretendido e complete as informações do modelo nesse idioma.
Os únicos campos que terá de traduzir externamente são:
Assunto do e-mail.
Descrição ou corpo da mensagem.
A restante configuração do modelo será comum a todos os idiomas.
📌 Importante: Pode preencher apenas os idiomas de que necessita ou todos os idiomas disponíveis no sistema.Posso converter um modelo automático em manual ou um modelo manual em automático?
Posso converter um modelo automático em manual ou um modelo manual em automático?
Posso converter um modelo automático em manual ou um modelo manual em automático?
Sim. Pode alterar o tipo de um modelo a qualquer momento.
Ao efetuar esta alteração, o sistema manterá toda a informação relacionada com a edição do modelo, como, por exemplo:
o assunto do e-mail;
o corpo da mensagem;
as traduções realizadas para os diferentes idiomas.
No entanto, a configuração do envio automático não é preservada.
Isto significa que, se converter um modelo manual em automático, terá de configurar novamente todas as definições relacionadas com o envio, tais como:
o evento que desencadeia o envio;
quando o modelo deverá ser enviado;
os alojamentos aos quais ficará associado;
a origem das reservas;
e as restantes condições de envio.
Por outro lado, se converter um modelo automático em manual, o conteúdo do modelo será mantido, mas todas as configurações relacionadas com o envio automático deixarão de ser aplicadas.
O que acontece se uma reserva de última hora for criada dentro da janela de envio configurada?
O que acontece se uma reserva de última hora for criada dentro da janela de envio configurada?
Se o envio estiver programado para antes do check-in e não tiver ativado a opção Enviar mesmo que a reserva tenha sido efetuada com menor antecedência, essa reserva não receberá o e-mail.
Ative essa opção para garantir que as reservas de última hora também recebem a mensagem.
Posso enviar manualmente um modelo automático?
Posso enviar manualmente um modelo automático?
Sim. Os modelos do tipo Automático também podem ser enviados manualmente a partir da ficha de qualquer reserva.
O que acontece se eu modificar um modelo automático?
O que acontece se eu modificar um modelo automático?
Qualquer alteração que guardar num modelo automático será aplicada aos futuros envios que cumpram as condições configuradas.
As reservas ou os e-mails que já tenham sido enviados anteriormente não serão alterados.
Aprenda ao seu próprio ritmo e de qualquer lugar. Junte-se a nós para crescermos juntos!