Con il piano PRO o Leader, hai la possibilità di dare un accesso limitato ai tuoi impiegati di reception e pulizie, con una mail e una password proprie.
Con questo sistema di accessi personalizzati, ogni lavoratore potrà gestire esclusivamente le attività di sua competenza, mantenendo il tuo account sicuro, organizzato e senza esporre informazioni sensibili.
Come prima cosa, dovrai creare i profili dei tuoi dipendenti sella sezione check in / check out. Se vuoi sapere come fare clicca qui
Dopo aver creato i loro profili, potrai dar loro accesso dalla scheda dell'impiegato (1) o dalla sezione i miei utenti (2)
Come creare un dipendente per il Check-in / Check-out
Prima di concedere l’accesso ai tuoi dipendenti da I miei utenti, devi prima crearli nella sezione:
Planning > Check-in / Check-out > Gestisci personale
Clicca su Crea Impiegato.
Compila le informazioni richieste:
Nome del dipendente
Indirizzo e-mail (se desideri inviargli notifiche automatiche)
Ruolo: Reception o Pulizie
Struttura/e a cui sarà assegnato
Clicca su Creare impiegato per salvate le impostazioni
Opzioni aggiuntive
Assegnazione automatica: il sistema assegna automaticamente le attività al dipendente.
Esempio: se selezioni Pulizie + Assegnazione automatica, potrai indicare che la pulizia venga effettuata sempre, ad esempio, due ore dopo il Check-out.
Avvisare: il dipendente riceverà ogni mattina (alle 7:00) un’e-mail con le attività programmate per i successivi 3 giorni.
Se non desideri che vengano inviate automaticamente, puoi anche inviare le notifiche manualmente dalla schermata principale del Check-in / Check-out.
iCal condiviso: una volta creato il dipendente, copia il link del suo iCal e condividilo tramite e-mail, SMS o qualsiasi altro canale, così potrà visualizzare le proprie attività in formato calendario.
Importante:
Se hai creato più dipendenti all’interno di queste sezioni, non potranno condividere la stessa struttura per la medesima attività (sia reception che pulizie).
Concedere l’accesso da “I miei utenti”
Una volta creato il dipendente nel Check-in / Check-out, potrai concedergli l’accesso al sistema:
Dalla sua stessa scheda dipendente (1), oppure
Dalla sezione I miei utenti (2).
Una volta creato l’utente, questo apparirà nella sezione Utenti creati in I miei utenti.
Il sistema invierà automaticamente una password all’indirizzo e-mail registrato. Per accedere, sarà necessario entrare nella pagina Avaibook, cliccare sul pulsante “Entra” e inserire l’indirizzo e-mail insieme alla password ricevuta, così da poter accedere al proprio profilo Check-in / Check-out.
Tipi di accesso e funzionalità
Dipendente delle pulizie
Questo profilo avrà accesso limitato al menu:
Planning > Check-in / Check-out
✅ Accedendo all’attività assegnata, potrà visualizzare:
Dati dell’ospite principale: nome, cognome, e-mail e telefono
Numero di ospiti
Date di inizio e fine della prenotazione
Provenienza della prenotazione
Note aggiunte all’attività
Potrà effettuare le seguenti azioni:
Aggiornare le note
cliccare sul check di "incarico concluso"
Aggiornare l'ical
Impiegato reception
Oltre a tutto ciò che può vedere il dipendente delle pulizie, l’utente della reception potrà:
Visualizzare la carta crittografata dell’ospite
Visualizzare l’importo della prenotazione
Verificare se i pagamenti associati sono stati completati correttamente
Consultare i dati personali richiesti dalle forze dell’ordine
Richiedere nuovamente tali dati all’ospite via e-mail oppure compilarli manualmente in caso siano incompleti
Non potrà:
effettuare incassi
Richiedere cambio di carta di credito all'ospite
Assegnazione delle prenotazioni al nuovo utente
Una volta creato l’utente, dalla pagina principale della sezione Check-in / Check-out dovrai assegnare manualmente le prenotazioni esistenti.
Tieni presente che il sistema inizierà ad effettuare l’assegnazione automatica (se attivata) solo per le nuove prenotazioni che arrivano dopo la creazione dell’utente.
Per le prenotazioni già confermate nel sistema prima della creazione dell’utente, sarà necessario assegnarle manualmente.
Se l’utente segnala che non vede alcune prenotazioni nel suo profilo, significa che non sono state assegnate manualmente in precedenza. Una volta effettuata l’assegnazione, potrà visualizzarle correttamente nel suo accesso.
Impara con i tuoi tempi, ovunque tu sia. Insieme possiamo crescere!