Antes de comenzar a utilizar el módulo de facturación, debes configurarte los siguientes elementos en tu cuenta:
1) CONFIGURAR DATOS DE EMISOR Y RECEPTOR
En las facturas tiene que haber obligatoriamente un campo destinado a los datos del emisor de las facturas y otro destinado al receptor de la factura.
Si el emisor es el GESTOR/AGENCIA, configuraremos los datos de facturación desde Contabilidad > Facturas > Configuración. Rellenaremos los datos fiscales y le daremos a guardar.
Si el emisor es el PROPIETARIO del alojamiento, configuraremos los datos de facturación desde Mis datos > Mis clientes > Selecciona un cliente > Editar cliente > Datos de facturación. En esta sección podemos incluir el logo del cliente para que aparezca en la factura emitida y si queremos que el PROPIETARIO pueda emitir facturas.
Si facturamos a un VIAJERO, solo tenemos que vincular la reserva a la factura que estamos emitiendo y se cargarán los datos del viajero automáticamente.
Si facturamos a un PROPIETARIO saldrán por defecto los datos que hayas configurado en el segundo punto.
Si facturamos a otra persona, existe la opción de "OTRO”, para que se pueda incluir los datos de otra persona con información que todavía no esté registrada.
2) CONFIGURAR IVA PARA GESTOR/AGENCIA Y PROPIETARIO.
Si el que factura es el GESTOR/AGENCIA:
Si el emisor es el gestor/agencia (usuario de AvaiBook) y el receptor NO es el viajero, el IVA que aparecerá en la factura será el que tengamos configurado en los datos de facturación del módulo.
El IVA del GESTOR/AGENCIA se configura accediendo a Contabilidad > Facturas > Configuración > Datos fiscales.
Si el que factura es el PROPIETARIO:
Si el emisor es el propietario (dueño del alojamiento) y el receptor no es el viajero, el IVA que aparecerá en la factura será el que tengamos configurado en los datos de facturación del propietario.
El IVA DEL PROPIETARIO se configura accediendo a Mis datos > Mis clientes > Selecciona un cliente > Editar cliente > Datos de facturación.
Si el receptor es el VIAJERO, independientemente de quien emita la factura, el IVA que aparecerá en la factura será el que tiene configurado el alojamiento, independientemente de si el emisor es el propietario (dueño del alojamiento) o gestor/agencia (usuario de AvaiBook). Porque, por defecto, al viajero lo que se le factura es en concepto de la reserva, y por tanto tiene que ir asociado al IVA del alojamiento. En caso de que se quiera facturar algo adicional se puede editar el IVA que aparece por defecto.
El IVA del ALOJAMIENTO se configura accediendo a Alojamientos > Mis Alojamientos. Selecciona el que desees editar y selecciona el apartado de BDP.
*Si el alojamiento tiene domicilio en Canarias, este aparecerá como IGIC. En Italia y Portugal también aparecerá el correspondiente.
3) CONFIGURAR SERIES DE FACTURACIÓN PARA GESTORES Y EXTERNOS.
En este artículo te explicamos como configurar las series de facturación según el emisor de la factura. Cómo configurar series generales y especiales
4) CONFIGURAR PRODUCTOS PREDEFINIDOS PARA GESTORES Y EXTERNOS.
Los productos predefinidos están pensados para definir conceptos de bienes o servicios que se utilicen habitualmente en las facturas (limpieza, extras…), así podremos facturarlos de manera más fácil y ágil, pues aparecerán automáticamente cuando creemos una nueva factura desplegando el concepto de la factura desde Detalle > Concepto.
5) CONFIGURAR EXTRAS
Si quieres configurar un EXTRA específico para solo UNO de los alojamientos, tendremos que configurarlos desde Alojamientos > Mis alojamientos. Seleccionamos el alojamiento que deseemos editar y pulsamos en Tarifas. Al final de la página verás un apartado destinado a EXTRAS. Esto significa que cuando vayas a realizar una factura, solo te aparecerá la opción de facturar el EXTRA en el alojamiento que lo hayas configurado previamente.
También podremos configurar extras para que aparezcan en TODOS los alojamientos sin distinción. Para eso utilizaremos los Productos predefinidos mencionados en el punto anterior. Tenemos que ir a Contabilidad > Facturas > Configuración, para añadir este extra como producto predefinido, y así te aparecerá siempre cuando creemos una nueva factura desplegando el concepto de la factura desde Detalle > Concepto.
*Ten en cuenta que si, por ejemplo, configuras un EXTRA de limpieza para un alojamiento y luego configuras un Producto predefinido para todos los alojamientos de LIMPIEZA también aparecerá por duplicado cuando vayas a realizar la factura.
6) CONFIGURAR PIE DE FACTURA
Podemos configurar un pie de factura para agradecer los servicios, la estancia o lo que más nos apetezca. Si quieres uno genérico, para todas las facturas que emitas, acude a Contabilidad > Facturas > Configuración. Lo que escribas allí aparecerá por defecto cada vez que crees una nueva factura.
Si deseas editar el pie de una sola factura, puedes hacerlo cuando la estés creando (Contabilidad > Facturas > Crear factura). En la parte de abajo, verás que hay un campo que queda rellenado con el pie de factura genérico que configuraste en el punto anterior. Desde ahí puedes cambiarlo. El nuevo será el que aparezca en esa nueva factura que estés generando.
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