En este artículo te explicamos cómo gestionar una reserva de Vrbo desde AvaiBook, ya sea para cancelar una estancia, modificar las fechas o cambiar el alojamiento.
A través de Vrbo pueden presentarse diferentes situaciones en la gestión de reservas: el huésped puede decidir cancelar su estancia, o bien tú, como propietario o gestor, podrías necesitar modificarla o anularla por algún motivo.
Ten en cuenta que, si realizas una cancelación sin haber recibido esta solicitud formal, Vrbo reflejará la acción de forma negativa en tus métricas de posicionamiento, independientemente del motivo que selecciones.
A continuación, te mostramos cómo proceder en cada caso para evitar incidencias y mantener un buen rendimiento en tus métricas dentro de la plataforma.
Cancelación de una reserva de Vrbo
Es posible que el huésped decida cancelar su reserva o que tú, como propietario o gestor, necesites hacerlo por algún motivo.
Si un viajero se pone en contacto contigo directamente para cancelar una reserva, recuerda indicarle que debe enviar una solicitud formal de cancelación desde su cuenta de viajero en Vrbo.
Ten en cuenta que, si realizas una cancelación sin haber recibido esta solicitud formal, Vrbo podría penalizarte y esto afectará negativamente tus métricas de posicionamiento, independientemente del motivo que selecciones.
A continuación, te mostramos cómo actuar en cada caso.
Cancelación solicitada por el huésped
Si un viajero decide cancelar una reserva ya confirmada en Vrbo, el primer paso será que solicite la cancelación directamente desde su cuenta de viajero en el portal.
Una vez recibas la solicitud, deberás procesarla desde AvaiBook siguiendo estos pasos:
Accede a la ficha de la reserva a través de Planning > Reservas > ID de reserva > Buscar.
Haz clic en el botón Anular, ubicado en la parte inferior derecha.
Selecciona la opción “El viajero quiere anular”, que debe utilizarse únicamente si el viajero ha solicitado formalmente la anulación.
Al seleccionar la opción "El viajero quiere anular", accederás a una segunda pantalla donde deberás validar la cancelación de la reserva, haciendo clic en el botón "Anular reserva".
⚠️ Si realizas una cancelación sin una solicitud previa del viajero, Vrbo podría penalizarte y afectar tus métricas de posicionamiento.
Cancelación iniciada por el propietario o gestor
En caso de que tú, como propietario o gestor, necesites cancelar la reserva por un motivo de fuerza mayor, deberás seleccionar la opción “Anularé yo mismo”.
Esta alternativa debe utilizarse solo cuando no sea posible alojar al viajero, ya que las cancelaciones iniciadas por el propietario pueden conllevar penalizaciones o tarifas adicionales.
Te recomendamos consultar previamente con Vrbo antes de proceder.
Si seleccionas esta opción, accederás a una segunda pantalla donde deberás confirmar la cancelación de la reserva.
Una vez confirmes la cancelación, esta quedará registrada en el sistema, enviando a Vrbo el nuevo estado de la reserva para que el portal pueda actualizarse en su plataforma.
📌Si, según la política de cancelación, el viajero tiene derecho a una devolución, esta no se procesará de forma automática.
En ese caso, deberás realizar el reembolso manualmente desde la ficha de la reserva. En este artículo puedes ver cómo gestionar devoluciones paso a paso.
Modificación de una reserva de Vrbo
Además de las cancelaciones, es posible que un viajero o el propietario necesiten realizar cambios en una reserva existente. A continuación, te mostramos cómo proceder según el tipo de modificación.
Cambio de fechas de la reserva
Si un huésped desea modificar las fechas de su estancia (por ejemplo, adelantar la llegada o prolongar la estancia):
El viajero deberá solicitar la modificación desde su cuenta de Vrbo, indicando las nuevas fechas.
Una vez recibida la solicitud, deberás acceder a la ficha de la reserva en AvaiBook y realizar los cambios de fechas de forma manual.
Si las nuevas fechas tienen un precio o condiciones diferentes, estos también deberán actualizarse manualmente en la ficha de la reserva en AvaiBook, y deberás informar al viajero sobre los cambios y confirmarlos.
Cambio de alojamiento
En determinadas circunstancias, puede ser necesario cambiar al huésped a otro alojamiento. Esto puede darse en dos situaciones:
Cambio iniciado por el propietario o gestor:
Por ejemplo, debido a mantenimiento, obras o sobreocupación accidental. Para gestionarlo:Informa al huésped sobre la situación y ofrece una alternativa equivalente o de categoría superior.
Consulta con Vrbo si el cambio puede realizarse sin penalización o si es necesario cancelar la reserva actual y crear una nueva.
Si el huésped acepta, actualiza la información en AvaiBook y confirma la modificación en el portal.
Cambio solicitado por el viajero:
El huésped deberá solicitar el cambio de alojamiento desde su cuenta de Vrbo.
Una vez recibida la solicitud, deberás acceder a la ficha de la reserva en AvaiBook y realizar el cambio de alojamiento de forma manual.
Si el nuevo alojamiento tiene un precio o condiciones diferentes, estos deberán actualizarse manualmente en la ficha de la reserva en AvaiBook, y deberás informar al viajero de los cambios y confirmarlos. En este artículo puedes ver cómo gestionar los cambios paso a paso.
⚠️ No realices cambios de alojamiento directamente en la reserva sin el consentimiento del huésped, ya que podría generar incidencias o reclamaciones en Vrbo.
Recomendaciones
Evita realizar cancelaciones o cambios fuera del flujo oficial de Vrbo, ya que esto puede afectar negativamente tu rendimiento.
Comunica siempre por escrito con el viajero dentro del sistema de mensajería de Vrbo para mantener un registro de las gestiones.
Consulta las políticas de Vrbo antes de cancelar o modificar reservas para asegurarte de cumplir con sus condiciones.
Aprende a tu ritmo y desde cualquier lugar. ¡Únete para crecer juntos!