AvaiBook ofrece un sistema automatizado para la gestión de pagos online. Esta herramienta de procesamiento de pagos te permite realizar cobros, pre autorizaciones y devoluciones de todas tus reservas sin necesidad de recurrir a servicios externos. Todo ello en un entorno 100% seguro: los datos de las tarjetas de los viajeros se almacenan encriptados, cumpliendo con los estándares PCI Compliance y todas las normativas vigentes.
Nuestra herramienta de Pagos online de AvaiBook permite aceptar pagos con las principales marcas de tarjetas, tanto nacionales como internacionales, facilitando la acogida de viajeros de cualquier parte del mundo. Con ella, puedes realizar cobros, pre autorizaciones y devoluciones para todas tus reservas sin necesidad de contratar este servicio con otra empresa. Se aceptan tarjetas de crédito, débito, virtuales y prepago de las marcas: Visa, Mastercard, American Express y UnionPay.
¿Cómo puedo configurar las reglas para el cobro?
Puedes hacerlo desde dos secciones:
1. Desde la ficha de tu alojamiento, clicando en el botón "Configuración pagos online"
2. Desde la sección Pagos online > Configuración, haz clic en buscar
Para cada alojamiento, verá una línea de reglas de cobro para las reservas de AvaiBook (motor de reservas). Además, si tiene sincronización con Booking, Expedia, Vrbo XML, HomeToGo y Google, aparecerá una línea separada para cada uno de estos portales.
En la columna 'Acciones', junto a cada alojamiento, encontrarás iconos para editar o copiar la regla. El icono del lápiz te permite editarla, y el otro, copiarla a otros alojamientos.
Haz clic en el icono de edición (lápiz) para acceder a la configuración. Verás dos secciones: Anticipo y Reglas de la reserva.
El sistema requiere la configuración de un anticipo para reservas realizadas desde el motor de AvaiBook, modificable mediante el botón Modificar. La configuración del cobro restante se realiza a través de Resto de la reserva o la edición mediante el icono de lápiz. La creación de cobros adicionales, tales como pre autorizaciones o servicios extra, se establece desde el botón Crear regla.
Elige: operación (cobro/pre autorización), cuando quieres que se ejecute, la cantidad (en € o en %) y el concepto de la operación (fianza, limpieza, etc.). Cuando hayas acabado dale al botón Crear regla:
¿Cómo puedo realizar un cobro manual?
Si no tienes reglas de cobro configuradas o si un cobro ha fallado, puedes realizar un nuevo cobro específico para una reserva. Esto te permitirá cobrar a tu viajero de forma segura mediante tarjeta, incluso en caso de gastos imprevistos.
Ve a la ficha completa de la reserva: Planning > Reservas, busca y clica en el ID de la reserva.
En la ficha de la reserva, sección Pagos, haz clic en Crear Operación. Configura los siguientes aspectos en el cuadro Nueva Operación.
Completa los siguientes aspectos en el cuadro Nueva Operación que se abrirá.
1. Importe: Indica la cantidad a cobrar.
2. Concepto: Describe la operación claramente para el viajero (ej., Anticipo 30% reserva [número] en [apartamento]).
3. Tipo: Selecciona cobro o pre autorización (recuerda que las pre autorizaciones tienen una validez de 10 días como máximo).
4. Si prefieres programar el cobro en una fecha específica, elige "Programar el" y selecciona la fecha de envío.
5. Seguridad: Activa 3D Secure para un cobro seguro con verificación bancaria. Esto significa que para que el cobro sea finalizado, el titular de la tarjeta deberá autorizar en su banco online.
⚠️Esta opción no está disponible para cobros programados, pre autorizaciones ni tarjetas virtuales (Booking virtual card, Expedia virtual card).
6. Para finalizar haz clic en el botón "Crear".
Aprende a tu ritmo y desde cualquier lugar. ¡Únete para crecer juntos!
💡Preguntas frecuentes
¿Qué sucede si hay un error al cobrar una reserva?
¿Qué sucede si hay un error al cobrar una reserva?
Si al momento de cobrar una reserva se presenta algún error, no te preocupes. Nuestro sistema se encargará de reintentar el cobro de forma automática. A continuación, te explicamos en detalle lo que sucederá:
Reintentos Automáticos: Si el primer intento de cobro falla, el sistema realizará dos reintentos: uno a las 3 horas y otro a las 24 horas del primer intento.
Notificación al Huésped: El huésped será notificado del error para que pueda resolverlo.
Reporte de Tarjeta No Válida: Si después de tres intentos el pago no se completa, la tarjeta se reportará como no válida y se solicitará al viajero que proporcione una nueva tarjeta.
Actualizaciones por Email: Recibirás notificaciones por email sobre el estado del pago de la reserva.
¡Así que no te preocupes! Puedes estar tranquilo sabiendo que nuestro sistema se encargará de la situación y te mantendremos informado en todo momento. Si tienes alguna duda o necesitas ayuda adicional, no dudes en contactar a nuestro equipo de soporte. Estamos aquí para ayudarte en todo lo que necesites.
¿Puedo ver qué reservas se han cobrado o han dado error?
¿Puedo ver qué reservas se han cobrado o han dado error?
Desde el menú Planning > Reservas, tendrás la posibilidad de acceder al listado completo de todas tus reservas dándole al botón Buscar. El sistema te dirá si se ha cobrado, si ha sido fallido o si tienes pagos pendientes.
En el listado resultante aparecerán varias columnas, tendrás que fijarte en la llamada "Tarjeta". Explicamos a continuación qué significa cada color en el que puedes encontrar el símbolo de la tarjeta:
Verde: Reserva con pagos online realizados
Gris: Reserva sin pagos online
Naranja: Reserva con pagos online pendientes
Rojo: Reserva con pagos online fallidos
Si tenemos una X en color rojo es que no hay datos de tarjetas asociados a la reserva.
¿Puedo descargar un listado de cobros?
¿Puedo descargar un listado de cobros?
Desde el menú Pagos Online > Historial de pagos, tendrás la posibilidad de acceder al listado completo de todos los pagos que se han realizado por nuestro sistema. Puedes utilizar los filtros si así lo deseas y luego clicar en el botón Buscar.
Al final del listado de operaciones que te mostraremos, tienes la opción Exportar.
¿Cómo saber si un importe esta cobrado?
¿Cómo saber si un importe esta cobrado?
Si ves un check de color verde, el importe está cobrado.
Si quieres hacer una devolución de este importe, tendrás que hacer clic en flecha roja de la sección acciones.
¿Cómo saber si un importe esta programado?
¿Cómo saber si un importe esta programado?
Un cobro está programado cuándo veas un reloj de arena en el estado.
Podrás ver la fecha en la que se ejecutará este cobro.
¿Cómo saber si un importe ha sido fallido/rechazado?
¿Cómo saber si un importe ha sido fallido/rechazado?
Un cobro ha sido fallido cuándo veas una X roja en la sección estado.
Si deslizas el ratón por encima de la interrogación en la sección + info, podrás ver cuál ha sido el error:
¿Cómo saber si una preautorización ha sido bloqueada?
¿Cómo saber si una preautorización ha sido bloqueada?
Una preautorización estará bloqueada cuándo veas un reloj de arena y el mensaje de pendiente de cobrar por ti, además aparecerá la fecha límite hasta que puedes cobrar ese importe. Pasado ese momento el importe volverá a estar disponible en la cuenta de tu viajero.
Durante los 10 días que dura la preautorización puedes anular o cobrar total o parcialmente esta preautorización con la X o el check verde en la sección de la derecha.
¿Cómo saber si una preautorización se ha caducado/liberado?
¿Cómo saber si una preautorización se ha caducado/liberado?
Una preautorización estará caducada cuándo veas una X roja. La preautorización caduca pasados los 10 días desde que se bloqueó el importe en un inicio.
¿Cómo puedo saber si un cobro ha sido devuelto?
¿Cómo puedo saber si un cobro ha sido devuelto?
Un cobro estará devuelto cuándo veas una flecha de color rojo en la sección Estado.
Si deslizas el ratón por encima de la interrogación de la sección +info podrás consultar el importe original y el importe devuelto.
¿Cómo puedo saber si un cobro ha sido devuelto parcialmente?
¿Cómo puedo saber si un cobro ha sido devuelto parcialmente?
Un cobro estará devuelvo parcialmente cuándo veas veas una flecha de color naranja en la sección estados.
Si deslizas el ratón por encima de la interrogación podrás consultar el importe original y el importe devuelto.
