Con la activación de Verifactu, la gestión de facturas se integra con la Agencia Tributaria (AEAT), permitiendo su envío automático conforme a la normativa.
En este artículo te explicamos cómo crear, emitir y enviar facturas correctamente, así como qué ocurre durante cada fase del proceso.
Creación de la factura
La creación de la factura es el primer paso dentro del proceso de facturación.
Desde AvaiBook, accede a:
Contabilidad > Facturas > + Crear factura
Desde el sistema, podrás generar una factura asociada a una reserva o cliente, completando los datos fiscales necesarios:
Datos del cliente
Concepto de la factura
Importe e impuestos aplicables
Una vez dentro de la página de creación de factura, deberás completar la información necesaria:
Datos del emisor: Selecciona el emisor que deseas que figure en la factura (gestor, propietario o tercero, según tu configuración).
Datos del receptor: Introduce los datos del cliente o entidad a la que se emitirá la factura.
Otros datos necesarios: Completa el resto de información requerida para la factura (conceptos, importes, impuestos, etc.).
⚠️Los campos obligatorios están marcados con un asterisco (*). Será necesario completarlos para poder emitir la factura.
Antes de finalizar la factura:
Revisa que todos los datos sean correctos
Verifica especialmente el emisor, los importes y los impuestos
Es importante verificar que toda la información sea correcta antes de continuar, ya que estos datos serán los que se envíen posteriormente a la AEAT
Una vez confirmado, haz clic en "Crear y enviar factura".
👉 Tras hacer clic, la factura quedará emitida y enviada automáticamente.
📝Factura simplificada: Por ahora no está disponible en AvaiBook, pero lo tenemos en cuenta y estamos trabajando para incorporarlo en futuras actualizaciones.
Emisión de la factura
Una vez creada, la factura debe ser emitida.
La emisión implica que la factura queda registrada de forma oficial dentro del sistema y preparada para su comunicación a la Agencia Tributaria.
En este punto:
La factura pasa a estado emitida
Se bloquea su edición (según normativa)
Queda lista para su envío mediante Verifactu
⚠️ Una vez emitida, la factura no podrá modificarse. En caso de detectar algún error, será necesario generar una factura rectificativa.
Por este motivo, es fundamental revisar todos los datos detenidamente antes de proceder a su emisión.
Envío de la factura a la AEAT (Verifactu)
Con Verifactu activado, el envío de la factura a la AEAT se realiza automáticamente tras su emisión.
El sistema se encarga de:
Transmitir la información de la factura
Registrar el envío conforme a los requisitos legales
Confirmar el estado del envío
Es importante tener en cuenta que:
El envío es inmediato o casi inmediato tras la emisión
El estado de la factura puede consultarse en el sistema
Cualquier incidencia en el envío será notificada
Esto implica que:
No necesitas realizar ninguna acción adicional
La factura se envía automáticamente a la AEAT a través de InvoPop
El proceso se gestiona de forma automática por el sistema
¿Cómo funciona el envío?
El envío se realiza de forma asíncrona.
Esto significa que:
La factura se emite en el momento
Pero la comunicación con la AEAT no es inmediata en tiempo real
El sistema envía la información y gestiona la respuesta automáticamente, sin que tengas que intervenir.
Consultar facturas emitidas y su estado
Una vez emitidas, puedes consultar todas tus facturas desde:
Contabilidad > Facturas > Buscar
Desde esta sección podrás:
Ver el listado de facturas emitidas
Consultar su estado
Acceder al detalle de cada factura
Filtros disponibles en el listado de facturas
A continuación, te explicamos el significado de los distintos campos disponibles en el filtro:
Periodo
Permite filtrar las facturas según diferentes tipos de fecha:
Fecha de operación: corresponde a la fecha que seleccionas manualmente al crear la factura en el sistema (a priori deberia de ser seleccionada la fecha en la que se ha prestado el servicio, pero hay muchas variantes que se pueden dar).
Fecha de emisión: es la fecha en la que la factura queda registrada tras su creación y envío. Se genera automáticamente cuando se completa el proceso.
Fecha de envío a Invopop: actualmente este campo se mantiene como referencia, aunque no se utiliza como criterio activo de filtrado.
Tipo de factura
Permite clasificar las facturas según su naturaleza:
Ordinaria: factura estándar generada en el sistema.
Complementaria: factura adicional que se emite para modificar o ampliar una factura previa (por ejemplo, añadir importes no incluidos inicialmente).
Anulación: factura utilizada para rectificar o anular una factura previamente emitida.
Estado de la factura
Indica la situación actual de la factura en su proceso de envío y validación:
Pendiente: la factura ha sido enviada, pero aún no se ha recibido respuesta de la Agencia Tributaria (proceso asíncrono).
Enviado: la factura ha sido transmitida correctamente a la Agencia Tributaria.
Registrado: la factura ha sido aceptada y registrada correctamente por la Agencia Tributaria.
Rechazado: la factura no ha sido aceptada. En este caso, se podrá consultar el motivo del rechazo para su corrección y el sistema enviará una notificación automatica para su conocimiento:
En caso de que una factura aparezca como rechazada, podrás consultar el motivo del error para realizar la corrección.
Para ello, sitúa el cursor sobre el icono de prohibido que aparece en la columna de estado junto a la factura correspondiente. El sistema mostrará un mensaje con el detalle del error, indicando qué dato es incorrecto para que puedas corregirlo.
💡Consulta periódicamente el estado de tus facturas para asegurarte de que todas han sido procesadas correctamente.
Consideraciones al emitir facturas con Verifactu
🚨Con Verifactu activado, es importante tener en cuenta que, al crear una factura, algunos campos aparecerán bloqueados y no podrán editarse.
Esto ocurre principalmente en:
Los datos del emisor
La numeración de las facturas
¿Por qué hay campos bloqueados?
Cuando se emite una factura a través de Verifactu, el emisor debe estar previamente validado mediante su CAE (Código de Autorización del Emisor).
Por este motivo:
Los datos del emisor no pueden modificarse manualmente
Solo podrás seleccionar emisores que ya estén correctamente validados
¿Qué ocurre si no aparece un emisor?
Si al intentar seleccionar un propietario o tercero como emisor no aparece en el listado, significa que: Su CAE en Verifactu aún no ha sido validado.
En este caso, será necesario que complete previamente el proceso de registro y validación en Verifactu antes de poder utilizarlo como emisor de facturas.
👉 Para ello, puedes seguir el paso a paso en este artículo: Verifactu: Cómo activarlo si emites facturas en nombre de tus propietarios.
Almacenamiento y descarga de PDFs
Los PDFs de las facturas se almacenan durante un período de 6 años para cumplir con la normativa vigente. Los clientes pueden descargarlos en cualquier momento desde la ubicación habitual de visualización y descarga dentro de la plataforma AvaiBook.
El PDF generado por Invopop reemplaza al PDF anterior, ofreciendo todas las funcionalidades necesarias para la facturación electrónica. Incluye un código QR que permite verificar automáticamente el registro de la factura en la AEAT. La descarga se realiza en la misma ubicación que el PDF anterior, facilitando la transición para los usuarios. Además, la conservación de las facturas está garantizada por un periodo obligatorio de 6 años.
Este documento proporciona una visión completa del ciclo de vida de las facturas en AvaiBook, desde su creación hasta su registro en la AEAT, incluyendo los estados intermedios y el manejo de errores.
Recomendaciones
Revisa siempre los datos antes de emitir la factura
Asegúrate de que el emisor esté correctamente validado en Verifactu
Verifica que la serie de facturación es la correcta
Emitir una factura implica su generación oficial y, con Verifactu activado, su envío automático a la AEAT.
💡Preguntas Frecuentes
¿Qué fechas aparecen en una factura y cuáles puedo editar?
¿Qué fechas aparecen en una factura y cuáles puedo editar?
Fecha de operación: Es editable por el cliente y puede ajustarse según sea necesario.
Fecha de emisión: asignada automáticamente al recibir la confirmación de la AEAT y no es editable
¿Cuánto tiempo se almacenan los PDFs de las facturas?
¿Cuánto tiempo se almacenan los PDFs de las facturas?
Los PDFs se almacenan 6 años para cumplir la normativa vigente. Se pueden descargar en cualquier momento desde la ubicación habitual en AvaiBook.
Los PDFs generados por Invopop reemplazan a los anteriores y contienen código QR para verificar el registro en la AEAT.
Aprende a tu ritmo y desde cualquier lugar. ¡Únete para crecer juntos!