Con el módulo de facturación de AvaiBook podrás gestionar tus facturas de forma ágil, organizada y totalmente personalizada. Esta herramienta te permite generar facturas de manera rápida para huéspedes y clientes, incorporando con facilidad todos los extras que necesites, como tasas turísticas, servicios de limpieza u otros conceptos adicionales.
Podrás emitir facturas asociadas a reservas, crear facturas independientes por servicios adicionales y realizar rectificaciones cuando sea necesario, aplicando siempre los impuestos correspondientes según la naturaleza del servicio.
Antes de enviarlas, podrás previsualizar y editar cada factura para asegurarte de que toda la información sea correcta. También tendrás la opción de descargar los documentos en Excel para un seguimiento financiero más detallado y almacenarlos en PDF para enviarlos cómodamente a tus clientes.
El módulo de facturación es un asistente para la generación de borradores de facturas, no se trata de un ERP contable y no emite facturas de manera automática. La configuración del módulo y la emisión final de las facturas es responsabilidad exclusiva del cliente. Esta guía te llevará paso a paso a través de la configuración inicial, para que puedas emitir facturas adaptadas a tus necesidades y cumplir con las normativas fiscales.
Página de Configuración del Módulo de Facturación
Esta página permite configurar todos los datos necesarios para generar facturas correctamente desde AvaiBook. A continuación se detallan los apartados y campos principales:
Para empezar, accede a la sección Contabilidad > Facturas > Configuración:
1. Tus datos fiscales
Para poder emitir facturas, es fundamental completar los datos fiscales correctamente. Los campos obligatorios son:
Tipología: Selección del tipo de entidad (Particular, Autónomo, Empresa)
Razón Social: Nombre o denominación de la empresa o persona
Dirección: Domicilio fiscal completo
País: País de residencia fiscal
CP, Municipio (Provincia): Código postal y localidad
NIF/CIF: Número de identificación fiscal
IVA: Porcentaje aplicable en la facturación
Opcionalmente, puedes subir un logo para incluirlo en las facturas y añadir un pie de factura (eje: un mensaje de agradecimiento), que se incluirá automáticamente en todas las facturas que generes. Además, si por normativa legal estás obligado a incluir el número de licencia turística, marca la casilla "Incluir licencia turística en el pie de factura". La información que tengas configurada en nuestro gestor de contenido se trasladará automáticamente a la factura una vez que esta se genere.
2. Series de Factura
Permite definir diferentes series para tus facturas y su finalidad. En en ejemplo que mostramos en la siguiente captura las he denominado:
CREA (Reservas): Serie para facturas normales
ANUL (Anulación): Serie para facturas de anulación
Es obligatorio configurar una serie de Anulación porque Hacienda dice que para editar una factura que se ha emitido con algún error lo correcto es que esta factura original se anule y se vuelva a emitir con los datos correctos, realizando una factura rectificativa con el importe en negativo.
La serie numérica de la que se componen todas las facturas está dividida en tres partes: año, serie configurada y orden numérico consecutivo.
Se podrán configurar hasta un máximo de 100 series. Como mínimo, deberá existir una serie para emitir facturas y otra para anularlas.
La serie de anulación permite diferenciar las facturas de corrección de las facturas normales.
3. Productos Predefinidos
En esta sección puedes definir los conceptos o servicios que suelen aparecer habitualmente en las facturas, como “Desayuno, “Tasa turística” o “Late checkout”.
La ventaja de los productos predefinidos es que te permiten añadir automáticamente al cliente aquellos conceptos que este contrate, sin necesidad de editarlos manualmente cada vez. Basta con crearlos previamente y, al generar la factura, simplemente seleccionarlos para que se incluyan de forma rápida y consistente. Esto agiliza considerablemente la creación de facturas repetitivas.
Para finalizar y que el sistema guarde todos los datos completados, solo hay que hacer clic en Guardar al final de la página.
Emitir facturas con datos del propietario
Si el emisor de la factura es el propietario del alojamiento, primero debemos configurar sus datos de facturación. Para ello, accede a:
Mis propietarios > Selecciona un cliente > Editar > Datos de facturación
En esta sección es posible:
Incluir el logo del cliente, que aparecerá en las facturas emitidas.
Definir si el propietario podrá emitir facturas por sí mismo.
Cuando facturamos a un propietario, estos datos se completarán por defecto al generar la factura, agilizando así el proceso y evitando tener que editarlos manualmente.
📝 Es importante tener en cuenta que la configuración automática de datos del propietario solo está disponible en los planes PRO y Líder. Esto permite que todos los datos del propietario queden registrados en el sistema y se incluyan automáticamente al emitir las facturas.
Si dispones de otros planes, y deseas emitir una factura donde el emisor sea el propietario u otro usuario, tendrás que introducir manualmente los datos del emisor en el módulo de facturación para que aparezcan correctamente en la factura.
Aplicación del IVA según el emisor de la factura
Si el emisor es el Gestor/Agencia:
Cuando el emisor es un gestor o agencia y el receptor no es el viajero, se aplicará el IVA configurado en los datos de facturación del módulo.
Ruta de configuración:
Contabilidad > Facturas > Configuración > Tus datos Fiscales
Si el emisor es el Propietario:
Cuando el propietario emite una factura y el receptor no es el viajero, se aplicará el IVA definido en los datos de facturación del propietario.
Ruta de configuración:
Mis propietarios > Selecciona un Cliente > Editar > Datos de Facturación
Configuración del IVA cuando el receptor es el viajero
IVA Aplicado: Si el receptor de la factura es el viajero, el IVA que se aplicará será el configurado para el alojamiento, independientemente de si el emisor es el propietario (dueño del alojamiento) o el gestor/agencia (usuario de AvaiBook). Esto se debe a que, por defecto, la factura al viajero corresponde al concepto de la reserva, que debe ir asociado al IVA del alojamiento.
Edición del IVA: Si deseas facturar conceptos adicionales al viajero, puedes modificar manualmente el IVA predeterminado que aparece en la factura.
Configuración del IVA del Alojamiento: Ajusta el IVA del alojamiento en Alojamientos > Mis Alojamientos, seleccionando el alojamiento deseado y accediendo al apartado Configuración de pagos online.
Casos Especiales: En alojamientos ubicados en Canarias, el impuesto aparecerá como IGIC; en Italia y Portugal, se mostrará el impuesto local correspondiente.
Aprende a tu ritmo y desde cualquier lugar. ¡Únete para crecer juntos!