Le prenotazioni non processate sono quelle prenotazioni che, per i motivi che spiegheremo di seguito, non si sono potute sincronizzare correttamente.
Non preoccuparti se te ne arriva una, devi solo fare attenzione perché richiede

una gestione manuale.

Se ricevi una prenotazione non processata, ti arriverà una mail come questa:

Inoltre, vedrai un avviso nella home page del tuo account di AvaiBook:

Troverai queste prenotazioni non processate nel menu Planning > Prenotazioni, sotto la scheda Prenotazioni non processate.

Perché può accadere?

Il motivo più comune è perché nel portale il tuo annuncio è diviso per tipologie.
Alcuni portali come Booking ed Expedia vendono tutte le unità uguali nella stessa tipologia, mentre in AvaiBook esse vengono differenziate. Questo a volte può causare errori nel processo di chiusura e apertura date.

Ad esempio, hai 4 camere doppie create in AvaiBook e tutte sono assegnate alla stessa tipologia (stanza) in Booking / Expedia, per cui nel portale viene sommata la disponibilità delle 4 camere da vendere.

È possibile che, sommando la disponibilità di 4 stanze, il portale riceva una prenotazione per la tipologia in questione, ma in AvaiBook essa non può essere inserita in nessuna stanza perché la disponibilità non è concentrata nella stessa unità.

È possibile ricevere una prenotazione non processata anche per altri motivi. Ad esempio a causa dell'annullamento di una prenotazione in Booking / Expedia arrivata prima della sincronizzazione e quindi l'arrivo di un'altra prenotazione per quelle stesse date. In tal caso troverai un blocco o una prenotazione in AvaiBook corrispondente a quella annullata che è necessario cancellare a mano per poter assegnare la prenotazione non processata.

Come le gestisco?

Le prenotazioni non processate sono già confermate da Booking o Expedia, quindi è importante che vengano assegnate al tuo calendario. Di seguito spieghiamo la gestione manuale che dovrai fare in questi casi:

Esempio illustrativo:

Mi arriva una prenotazione non processata dal 30 giugno al 7 luglio per la mia camera tripla, ma nel calendario di AvaiBook non ho nessuna delle mie due camere triple libere per quelle date:

Ho un blocco nella prima stanza dal 27/06 al 03/07, quindi la non processata non può entrare nella stanza il 30 giugno. Anche la mia seconda camera tripla è bloccata dal 03/07 al 12/07. Quindi il mio ospite dovrebbe fare check out il 03/07.

Soluzione

Sposto i blocchi (o le prenotazioni) da una stanza all'altra per lasciare una delle triple con date libere in cui inserire la prenotazione non processata.
Dopo aver spostato i blocchi, dal menù Non processate posso assegnare la prenotazione al calendario all'alloggio corrispondente:

il risultato finale è questo:

Fatto! La prenotazione è inserita nel calendario.

Posso prevenire queste situazioni?

Certo. Il modo più ovvio ed efficace per evitare le prenotazioni non processate è non lavorare con tipologie, ma questa soluzione non sempre è possibile.
Se hai bisogno di mantenere i tuoi annunci divisi per tipologie, ti consigliamo due opzioni che ti aiuteranno a ridurre le prenotazioni non processate:

  • Non assegnare alla sincronizzazione tutte le unità di AvaiBook, lasciane qualcuna come jolly in cui è possibile spostare le prenotazioni.

  • Cerca di mantenere il tuo calendario organizzato. Sposta periodicamente le tue prenotazioni per cercare di lasciare le stanze con i periodi disponibili più lunghi possibili. Accumula la maggior parte delle prenotazioni in alcune unità e lascia le altre più libere. 

Precauzioni:

Se arriva una prenotazione non processata che puoi assegnare spostando le prenotazioni come abbiamo visto prima, ma al momento non hai tempo per farlo: blocca le date che corrispondono alla prenotazione nel calendario di AvaiBook,
anche se sono in stanze diverse, in modo da chiudere la disponibilità per il portale.
È molto importante farlo il prima possibile, altrimenti il portale continua a ricevere la disponibilità aperta e puoi ricevere altre prenotazioni per le stesse date.

Se nessuno dei casi citati si adatta al tuo, ti preghiamo di informare i nostri agenti in modo che possano fornirti ulteriori informazioni.

Informazioni aggiuntive:

Nel caso di Expedia, c'è da ricordare che le prenotazioni non processate devono essere assegnate in AvaiBook velocemente perché il tempo di assegnazione dipende dalla data di check in:

  • se la prenotazione arriva con 24 ore di anticipo o meno, avrai 30 minuti per assegnarla.

  • Se la prenotazione arriva con un anticipo tra 24 e 48 ore, avrai 1 ora per assegnarla

  • Se entra con un anticipo di più di 48 ore avrai 24 ore per assegnarla.

Scopri di più:

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