AvaiBook ti offre la possibilità di configurare vari modelli di email personalizzate che si invieranno in modo automatico ai tuoi ospiti quando ne avrai bisogno. Potrai cosí offrire un'attenzione personalizzata e risparmierai tempo. Per fare ciò, accedi al menù Conversazioni > Emails e, una volta qui, fai clic su Crea modello.

Accederai alla seguente schermata:

1- Configura il nome al modello (1): sarà visibile solamente per te dalla piattaforma.

2- Attivare o disattivare il modello. Se disattivi un modello non si invierà anche se lasci configurate le sue regole di invio.

3-Oggetto: apparirà nell'email inviata.

4- Corpo del messaggio: ti suggeriamo di fare uso dei parametri che verranno sostituiti dalle informazioni reali della prenotazione. Digitando nel testo il simbolo #

vedrai una lista di parametri tra cui scegliere:

5- Potrai allegare un file in formato PDF di un massimo di 1 MB

6- Se hai un piano PRO potrai allegare inoltre un contratto di locazione.

⚠️ Ricorda che allegando un contratto, non sarà possibile inserire altri file e si elimineranno quelli eventualmente già allegati. Inoltre non è possibile inviare un contratto in allegato prima del check in: l'ospite dovrà firmare il check in e la firma apposta verrà utilizzata anche per il contratto. Per questa ragione ti consigliamo di configurare l'invio della mail automatica per una data posteriore al check in.

Ecco un esempio di mail con parametri:

È possibile personalizzare il messaggio in molti modi. Puoi modificare la tipografia, la dimensione, il colore, ecc. È possibile anche aggiungere immagini, come il tuo logo, facendo clic sull'icona del mosaico, in alto a destra (accanto al quella del link). Ti verrà chiesto di inserirle tramite URL, per questo è necessario che siano caricate su Internet (sul tuo sito, per esempio) per poterle includere nel messaggio.

⚠️Se le immagini di cui hai bisogno non sono presenti su internet e usi, per esempio, WordPress, sarà semplicissimo: dovrai accedere alla sezione di WordPress di Mezzi> Aggiungere nuovo. WordPress genera una URL per ogni contenuto caricato, indipendentemente dal fatto di pubblicarle o no. Carica l'immagine che desideri utilizzare, accedi ai dettagli e copia l'URL generata per poterla incollare nel modello *di email che stai preparando.  

⚠️ Ricorda che, per ridimensionare le immagini in base alla grandezza di cui hai bisogno, esistono strumenti online gratuiti che ti permettono di effettuare questa operazione.  

Se lo desideri, puoi anche aggiungere un allegato. Troverai questa opzione sotto la descrizione, alla voce Allegato (5).

Una volta terminato, clicca su Salva(6).

Dopo aver creato il messaggio, dovrai indicare quando desideri inviarlo. Fai click su Vedi regola che compare sulla destra del modello appena configurato. Si aprirà una scheda con le regole di invio da creare o che hai già creato.

Fai click su Creare regola. Configura quando inviare il messaggio ed il destinatario. ⚠️Ricorda che puoi usare i parametri: per esempio se desideri inviare la mail al tuo ospite userai il parametro #email_turista#. Con il Piano Pro è possibile usare il nostro sistema di email automatiche per comunicare anche con i proprietari dei tuoi alloggi o i tuoi collaboratori. Se ad esempio la mail da mandare è indirizzata al proprietario del tuo alloggio, userai il parametro #email_cliente#. Se invece il destinatario è il tuo dipendente, utilizzerai il parametro #email_usuario#.

⚠️ Se il tuo piano te lo permette, potrai scegliere anche per quali strutture inviare l'email e per quali prenotazioni, dipendendo dal portale

Puoi inviarti una anteprima della email. I parametri che hai utilizzato saranno fittizi e potrai così controllare che tutto sia come desideri. Ricorda che nell'anteprima non verrà mandato nessun allegato configurato.

Scopri di più:

Puoi consultare il nostro help center con tutte le nostre guide ordinate per collezione e conoscere cosa possono offrire i nostri piani.

Inoltre ti invitiamo a visitare il nostro blog e il nostro canale di youtube dove troverai webinars e altre notizie interessanti.

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