Antes de poder começar a utilizar o módulo de faturação, é necessário configurar os seguintes elementos na sua conta:
1) CONFIGURAR DADOS DE EMISOR E DO RECEPTOR
Nas faturas, deve haver um campo para os dados do emitente da fatura e outro para os dados do destinatário da fatura.
Se o emitente for o GESTOR/AGENCIA, configuraremos os dados de faturação a partir de Contabilidade > Faturas > Configuração. Preencha os dados fiscais e clique em guardar.
Se o emissor for o proprietário do alojamento, configuraremos os dados de faturação a partir de Os meus dados > Os meus clientes > Seleccionar um cliente > Editar cliente > Dados de faturação. Nesta secção podemos incluir o logótipo do cliente para aparecer na fatura emitida e se quisermos que o PROPRIETÁRIO possa emitir faturas.
Se faturarmos um HÓSPEDE, só temos de ligar a reserva à fatura que emitimos e os dados do hóspede serão carregados automaticamente.
Se faturarmos um PROPRIETÁRIO, os dados que configurou no segundo ponto serão exibidos por defeito.
Se faturarmos outra pessoa, existe a opção "OUTROS", para que possamos incluir os dados de outra pessoa com informações que ainda não estão registadas.
2) CONFIGURAR IVA PARA GESTOR/AGÊNCIA E PROPRIETÁRIO
Se quem fatura é o GESTOR/AGÊNCIA:
Se o emissor for o gestor/agência (utilizador do AvaiBook) e o destinatário NÃO for o hóspede, o IVA que aparecerá na fatura será o que estiver configurado nos dados de faturação do módulo.
O IVA do GESTOR/AGÊNCIA é configurado através do acesso à Contabilidade > Faturas > Configuração > Dados fiscais.
Se quem fatura é o PROPRIETÁRIO:
Se o emissor for o proprietário (dono do alojamento) e o destinatário não é o hóspede, o IVA que aparecerá na fatura será aquele que configurámos nos dados de faturação do proprietário.
O IVA do PROPRIETÁRIO é configurado acedendo aos Meus dados > Meus clientes > Selecionar um cliente > Editar cliente > Dados de faturação.
Se o destinatário for o HÓSPEDE, independentemente de quem emite a fatura, o IVA que aparecerá na fatura será o configurado para o alojamento, independentemente de o emitente ser o proprietário (proprietário do alojamento) ou o gestor/agência (utilizador do AvaiBook). Porque, por defeito, o hóspede é faturado pela reserva, e por isso tem de estar associado ao IVA do alojamento. Caso pretenda faturar algo adicional, pode editar o IVA que aparece por defeito.
O IVA do ALOJAMENTO é configurado acedendo ao Alojamentos > Os Meus Alojamentos. Seleccione o que deseja editar e selecione a secção BDP *Se o alojamento estiver localizado em Portugal, este aparecerá como IGIC. Em Itália e Ilhas Canárias também aparecerá como IGIC.
3) CONFIGURAR SÉRIES DE FATURAÇÃO PARA GESTORES E TERCEIROS
Neste artigo explicamos como configurar as séries de faturação de acordo com o emissor da fatura. Cómo configurar series gerais e especiais
4) CONFIGURAR PRODUTOS PRÉ-DEFINIDOS PARA GESTORES E EXTERNOS
Os produtos predefinidos são concebidos para definir conceitos de bens ou serviços que são normalmente utilizados nas faturas (limpeza, extras...), para que possamos faturá-los mais fácil e rapidamente, pois aparecerão automaticamente quando criarmos uma nova fatura, exibindo o conceito da fatura a partir de Dados > Conceito.
5) CONFIGURAR EXTRAS
Se quiser configurar um EXTRA específico para apenas UM dos alojamentos, teremos de o configurar a partir de Alojamentos > Os meus alojamentos. Selecione o alojamento que deseja editar e clique em Tarifas. No final da página verá uma secção para EXTRAS. Isto significa que quando vai fazer uma fatura, só verá a opção de faturar o EXTRA no alojamento que configurou anteriormente.
Podemos também configurar extras para aparecerem em TODOS os alojamentos sem distinção. Para tal, utilizaremos os produtos pré-definidos mencionados no ponto anterior. Temos de ir a Contabilidade > Faturas > Configuração, para adicionar este extra como um produto predefinido, e desta forma aparecerá sempre quando criamos uma nova fatura, exibindo o conceito da fatura a partir de Dados > Conceito.
*Tenha em atenção que se, por exemplo, configurar um EXTRA de limpeza para um alojamento e depois configurar um Produto pré-definido para todos os alojamentos de LIMPEZA, este também aparecerá em duplicado quando for à fatura..
6) CONFIGURAR RODAPÉ DA FACTURA
Pode configurar um rodapé na fatura para agradecer os serviços, a estadia ou o que quiser. Se quiser um genérico, para todas as faturas que emitir, vá a Contabilidade > Faturas > Definições. O que aí escreve aparecerá por defeito cada vez que criar uma nova fatura..
Se desejar editar o rodapé de uma única fatura, pode fazê-lo quando a criar (Contabilidade > Faturas > Criar fatura). No fundo, verá que existe um campo que é preenchido com o rodapé genérico da fatura que configurou no ponto anterior. A partir daí pode mudá-lo. A nova será a que aparece na nova fatura que está a gerar.
Outros links de interesse:
Pode consultar toda a nossa base de conhecimentos organizada por colecção, e ver tudo o que os nossos planos lhe podem oferecer.
Convidamo-lo também a visitar o nosso blogue e o canal youtube onde encontrará webinars e notícias com conteúdos gerais sobre o sector.