Una prenotazione non processata è una prenotazione confermata da Booking.com, Expedia o Airbnb che, per diverse ragioni, non è stata inserita in calendario in automatico.
In questo caso, dovrai realizzare una gestione manuale. In questa guida ti spieghiamo i dettagli della procedura.
Come sapere se hai una prenotazione non processata?
Riceverai un’email di avviso da AvaiBook.
Inoltre, vedrai un avviso nella home page del tuo account di AvaiBook:
Troverai queste prenotazioni non processate nel menu Planning > Prenotazioni, sotto la scheda Prenotazioni non processate.
Perché si verifica una prenotazione non elaborata?
1. Differenze nella gestione dei contingenti
Molti portali, come Booking.com ed Expedia, lavorano con contingenti condivisi per tipologia di camera. Ciò significa che raggruppano più unità sotto una stessa tipologia (es. “camera doppia”), mentre AvaiBook gestisce ogni unità singolarmente.
Esempio: se hai 4 camere doppie in AvaiBook collegate a una sola tipologia “camera doppia” in Booking.com, il portale mostrerà 4 camere disponibili. Ma al momento di ricevere una prenotazione, può succedere che nessuna camera specifica in AvaiBook sia completamente libera per quelle date. Questo impedisce l’assegnazione automatica, che dovrai quindi gestire manualmente.
2. Conflitti di inventario
Un altro caso frequente è quando:
Una prenotazione viene cancellata direttamente dal portale (Booking/Expedia).
Subito dopo si genera una nuova prenotazione per le stesse date.
In AvaiBook la disponibilità risulta ancora bloccata dalla prenotazione cancellata.
Questo impedisce l’assegnazione automatica della nuova, che rimane come non elaborata.
Come gestire una prenotazione non elaborata
Queste prenotazioni sono confermate dal portale, quindi devi assegnarle manualmente il prima possibile per rifletterle correttamente nel tuo calendario.
Passaggi per gestire una prenotazione non elaborata:
Controlla il calendario: individua in quali unità non è possibile inserire la prenotazione a causa di blocchi o altre prenotazioni.
Riorganizza prenotazioni o blocchi: sposta le prenotazioni o i blocchi tra le unità per liberarne una con disponibilità completa.
Assegna la prenotazione: vai alla scheda “Prenotazioni Non Elaborate” e assegnala manualmente all’unità che hai liberato.
Come prevenire queste situazioni
Anche se non sempre si possono evitare, puoi ridurre al minimo le prenotazioni non elaborate con alcuni accorgimenti:
Evita di lavorare con contingenti condivisi, se possibile.
Se devi usare contingenti, lascia un’unità in AvaiBook non collegata al portale come “jolly”.
Mantieni il calendario ordinato:
Raggruppa le prenotazioni in alcune unità.
Lascia altre più libere per avere maggiore flessibilità.
Questo migliora l’assegnazione automatica.
Precauzioni importanti
Se non puoi spostare subito le prenotazioni, ma sai che quella non elaborata potrebbe adattarsi:
Blocca manualmente le date nel calendario (anche in camere diverse).
In questo modo eviterai che il portale mantenga la disponibilità aperta e ti invii altre prenotazioni in conflitto.
E se non riesci a risolvere?
Se gli esempi precedenti non si applicano al tuo caso:
Contatta il team di supporto di AvaiBook. Ti aiuteranno a risolvere e ti indicheranno i prossimi passi.
Tempi limite a seconda del portale
Expedia
Le prenotazioni non elaborate devono essere gestite rapidamente, poiché i tempi dipendono dalla data di check-in:
Check-in entro 24h: hai 30 minuti per assegnarla.
Check-in tra 24 e 48h: hai 1 ora per assegnarla.
Check-in oltre 48h: hai fino a 24 ore per assegnarla.
Booking.com e Airbnb
La prenotazione non elaborata rimane fino al giorno del check-in.
Se non viene inserita nel calendario entro quella data, viene eliminata automaticamente.
Impara al tuo ritmo e da qualsiasi luogo, unisciti a noi per crescere insieme!