In Italia, chi gestisce una struttura ricettiva deve identificare gli ospiti e comunicare i relativi dati alle autorità di Pubblica Sicurezza tramite il portale Alloggiati Web, nel rispetto della normativa vigente.
Anche il trattamento dei dati personali degli ospiti deve essere effettuato in conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) e alla normativa italiana in materia di privacy.
Quali dati posso raccogliere dagli ospiti?
Devi raccogliere solo i dati necessari per le finalità previste dalla legge e per la gestione del soggiorno.
Per gli obblighi di pubblica sicurezza, l'identità degli ospiti deve essere verificata tramite un documento valido e i relativi dati devono essere comunicati alla Questura attraverso il portale Alloggiati Web, secondo quanto previsto dall'art. 109 del TULPS.
Le ricevute di comunicazione devono essere conservate almeno cinque anni.
Posso conservare una copia del documento d'identità dell'ospite?
No.
Il Garante per la protezione dei dati personali ha chiarito che alberghi, B&B, affittacamere e altre strutture ricettive non possono conservare copie, cartacee o digitali, dei documenti d'identità degli ospiti oltre il tempo strettamente necessario per effettuare la comunicazione dei dati alle autorità di pubblica sicurezza.
Una volta effettuata la comunicazione prevista dalla legge, le eventuali copie del documento devono essere distrutte o cancellate.
Entro quando devo comunicare i dati degli ospiti?
I dati devono essere comunicati tramite Alloggiati Web entro 24 ore dall'arrivo dell'ospite.
Per soggiorni inferiori alle 24 ore, la comunicazione deve essere effettuata all'arrivo stesso.
Per quanto tempo devo conservare i dati?
Il periodo di conservazione dipende dal tipo di dato e dalla finalità del trattamento e deve rispettare gli obblighi previsti dalla normativa applicabile.
Per quanto riguarda le ricevute delle comunicazioni effettuate tramite Alloggiati Web, queste devono essere conservate digitalmente per 5 anni.
Il GDPR non stabilisce un unico periodo di conservazione valido per tutti i dati degli ospiti.
Devo informare gli ospiti sul trattamento dei loro dati?
Sì. In qualità di titolare del trattamento, devi fornire agli ospiti un'informativa privacy che spieghi in modo chiaro come vengono trattati i loro dati personali, per quali finalità, su quale base giuridica e quali sono i loro diritti.
L'utilizzo di un Channel Manager non sostituisce l'obbligo del gestore di fornire la propria informativa privacy.
Chi è responsabile del trattamento se utilizzo un Channel Manager?
Tu, in qualità di gestore della struttura, sei il titolare del trattamento.
Il fornitore del PMS può agire come responsabile del trattamento quando tratta i dati personali per tuo conto e secondo le tue istruzioni. In questo caso, il rapporto deve essere disciplinato secondo quanto previsto dal GDPR.
Impara con i tuoi tempi, ovunque tu sia. Insieme possiamo crescere!