In questa guida troverai tutte le procedure relative alle tue prenotazioni
Come cerco una prenotazione?
Puoi accedere alle tue prenotazioni direttamente dal calendario oppure utilizzando la sezione Pianificazione --> Prenotazioni.
Puoi utilizzare diversi filtri per restringere le tue ricerche. Potrai accedere direttamente ai dettagli di ciascuna delle tue prenotazioni, dove potrai verificare gli importi addebitati, lo stato delle tariffe previste, i dati dei tuoi viaggiatori, tra le altre cose.
Come posso verificare lo stato del pagamento di una prenotazione?
Nel modulo di prenotazione è possibile visualizzare gli addebiti ad essa relativi e verificarne lo stato.
Nella colonna "Stato" puoi verificare se il pagamento è stato effettuato, fallito o in attesa.
Simbolo di spunta verde: il pagamento è stato effettuato correttamente
simbolo della clessidra:
il pagamento è previsto, proprio accanto si legge la data in cui verrà effettuato
Simbolo X rossa: il pagamento non è riuscito. In questo caso spostando il mouse accanto al punto interrogativo blu a destra possiamo sapere che tipo di errore lo ha causato.
Come posso aggiungere un pagamento a una prenotazione?
Nel scheda di prenotazione potrai visualizzare gli addebiti ad essa relativi e aggiungere altri pagamenti in base alle tue esigenze, anche se effettuati con un'altra piattaforma o metodo.
Nella sezione Pagamenti vedrai 2 righe:
Pagamenti online: quei pagamenti programmati che vengono effettuati automaticamente
Altri pagamenti: quei pagamenti effettuati con un altro mezzo (bonifico, contanti o altro) e che sono gestiti da te.
Per registrare un pagamento da te gestito, clicca sulla casella corrispondente come indicato in questa foto:
Potrai indicare tutti i dettagli del pagamento effettuato:
Ricordati SEMPRE DI SALVARE
Come modifico gli importi di una prenotazione?
AvaiBook ti permette di modificare o aggiornare gli importi di una prenotazione già confermata, indipendentemente dal fatto che sia stata creata manualmente o online.
Devi solo accedere alla scheda completa della prenotazione. Dal menu Pianificazione > Prenotazioni, cerca la prenotazione specifica e clicca sul suo ID per accedere al file.
Quando sei nel modulo di prenotazione completo, guarda la casella alla tua destra intitolata Importi.
Modifica gli importi e fai clic all'esterno della casella. Modificando i campi Anticipo e Resto, l'importo totale verrà ricalcolato.
Ricorda che se la prenotazione proviene da un portale dovrai riportare le modifiche anche sulla sua piattaforma.
Come posso modificare le date di una prenotazione?
AvaiBook ti permette di modificare le date di una prenotazione già confermata, indipendentemente dal fatto che sia stata creata manualmente o online. Ci sono 2 modi per farlo.
Dal calendario
Se vogliamo spostare una prenotazione, o un blocco, velocemente dal calendario ad un alloggio e alle date disponibili, basterà semplicemente cliccare e tenere premute le date e trascinare sul periodo e sull'alloggio corrispondenti.
Una volta inserita la prenotazione, pre-prenotazione o blocco nel calendario, apparirà una schermata informativa dove, in sintesi, indichiamo i dati attuali della prenotazione (1) e le informazioni finali (2) Se corrette, tu dovrà semplicemente fare clic sul pulsante Sposta nell'angolo in basso a destra dello schermo per confermare la modifica.
Dalla scheda di prenotazione
Devi solo accedere alla scheda completa della prenotazione. Dal menu Pianificazione > Prenotazioni, cerca la prenotazione specifica e clicca sul suo ID per accedere al file.
Dovrai solo far clic sulle Date, Ti apparirá una finestra dove potrai selezionare il nuovo periodo (1) e infine cliccare sul tasto Cambiare date (2).
*Ricorda che modificando le date della prenotazione, non verrá cambiato l'importo della stessa.
Ricorda che se la prenotazione proviene da un portale dovrai apportare la modifica anche nel portale.
Come posso cancellare una prenotazione del motore AvaiBook?
Le seguenti istruzioni riguarderanno le prenotazioni effettuate tramite il motore delle prenotazioni
(Sito web, Facebook, Instagram, pre-prenotazione, invito, Rentalia).
📌 Se vuoi canecellare una prenotazione di Booking, Airbnb o Expedia, dovrai farlo direttamente dalla piattaforma
Nel caso in cui l'ospite cancella
Se è il tuo ospite che vuole cancellare la prenotazione, puoi indicare che nella ricevuta di prenotazione che verrà inviata con la conferma, troverà anche le istruzioni per la cancellazione.
Altrimenti, puoi inviare nuovamente le istruzioni alla loro email. Dovrai semplicemente accedere ai dettagli della prenotazione da Pianificazione-->Prenotazioni, cercando la prenotazione specifica e cliccando sul suo ID per accedere alla scheda.
Nell'angolo in basso a destra dovrai selezionare il pulsante Annulla e selezionare l'opzione che l'ospite desidera annullare.
Se vuoi, puoi aggiungere qualche spiegazione nell'e-mail che ti invieremo, quindi inviarla da Invia istruzioni.
Una volta cancellata la prenotazione, l'importo che il cliente ha pagato in anticipo verrà restituito o meno, a seconda della politica di cancellazione esistente in AvaiBook al momento della conferma della prenotazione.
Se il rimborso non è dovuto, AvaiBook procederà ad accreditare l'importo corrispondente sul tuo conto bancario (se non fosse stato fatto prima).-
Se invece la cancellazione rientra nella politica di cancellazione che hai stabilito su AvaiBook, il nostro sistema restituirà automaticamente al viaggiatore l'anticipo pagato meno le commissioni generate.
Nel caso in cui sia necessario annullare a causa di Overbooking, errore nelle tariffe o simili
Quando ricevi una prenotazione attraverso il motore di prenotazione di AvaiBook, per 2 giorni dopo aver ricevuto la prenotazione, avrai a disposizione un'opzione per cancellare la tua prenotazione a causa di overbooking, errore nelle tariffe o altre situazioni, dopo quei giorni, questa opzione scomparirà.
Devi scegliere questa opzione se non puoi accettare la prenotazione perché ne avevi già un'altra o perché i prezzi associati alla prenotazione non sono corretti. La cancellazione in questo caso NON avrà penale ma dovrai effettuare un pagamento online con carta di credito su AvaiBook pari all'importo delle commissioni generate per effettuare il rimborso completo all'ospite.
In caso di annullamento per cause di forza maggiore
È necessario accedere alla scheda completa della prenotazione, dal menu Pianificazione -> Prenotazioni, cercando la prenotazione specifica e cliccando sul suo ID per accedere alla scheda.
Quando sei nella scheda completa della prenotazione vedrai nell'angolo in basso a destra il pulsante Annulla.
Se per qualche motivo non riesci ad accogliere i viaggiatori di una prenotazione, a causa di qualcosa di inaspettato come un guasto o un'interruzione dell'attività, puoi selezionare l'opzione di cancellazione per cause di forza maggiore.
Dovrai spiegare ai viaggiatori il motivo per cui annulli questa prenotazione. La cancellazione in questo caso NON avrà penale ma dovrai effettuare un pagamento online con carta di credito su AvaiBook pari all'importo delle commissioni generate per effettuare il rimborso completo all'ospite.
Nel caso in cui l'ospite non si presenti
Quando arriva la data di check-in di una prenotazione, apparirà una nuova opzione di cancellazione. Se il viaggiatore non si è presentato o ha lasciato l'alloggio prematuramente, è possibile procedere alla cancellazione della prenotazione selezionando l'opzione, Il viaggiatore non si è presentato.
La prenotazione sarà annullata e l'importo corrispondente all'anticipo della prenotazione corrisponde al proprietario dell'alloggio.
Cosa succede al denaro dopo aver cancellato una prenotazione?
A seconda del canale di ricezione della prenotazione, potremmo avere scenari diversi.
Booking Engine
Una prenotazione effettuata tramite il motore di prenotazione può essere cancellata dal proprietario o dal viaggiatore. L'importo dell'anticipo sarà gestito da AvaiBook in conformità con la politica di cancellazione e potrebbero verificarsi i seguenti casi:
Se la cancellazione viene effettuata dal viaggiatore entro le date indicate nella politica di cancellazione: AvaiBook restituirà al viaggiatore l'acconto, ad eccezione delle commissioni generate.
Se la cancellazione viene effettuata dal viaggiatore al di fuori delle date indicate nella politica di cancellazione, il viaggiatore potrà cancellare la prenotazione ma nessun importo sarà rimborsato. In questo caso l'importo riscosso a titolo di anticipo spetta al proprietario dell'alloggio.
Se la cancellazione viene effettuata dal proprietario, l'intero acconto verrà restituito al viaggiatore. In questo caso, le commissioni sono a carico del proprietario e questi dovrà effettuare un pagamento con la sua carta per l'importo delle commissioni per effettuare un rimborso completo al viaggiatore.
AvaiBook sarà regolato da queste basi per effettuare i rimborsi automaticamente, il che non significa che si possa raggiungere un accordo diverso tra la struttura ricettiva e il viaggiatore e si decide di effettuare il rimborso al viaggiatore con mezzi diversi da AvaiBook.
Se la prenotazione è stata effettuata tramite Rentalia, tieni presente che dovrai assumerti anche la commissione del portale per rimborsare l'intero importo al viaggiatore.
Prenotazioni Booking
Sincronizzazione limitata con Booking:
Se addebiti le prenotazioni Booking tramite AvaiBook, puoi scegliere tra 2 opzioni:
gestire automaticamente la politica di cancellazione tramite AvaiBook oppure non farlo.
- Se gestisci la politica di cancellazione automaticamente tramite AvaiBook (opzione che consigliamo) Se il viaggiatore cancella entro il periodo di cancellazione gratuita previsto (secondo la politica di cancellazione che hai configurato su AvaiBook) il sistema rimborserà automaticamente l'importo dell'anticipo pagamento riscosso, senza bisogno di alcun intervento da parte tua (la politica che hai configurato in Booking deve corrispondere a quella che definisci in AvaiBook)
-Se NON gestisci la politica di cancellazione automaticamente tramite AvaiBook (opzione che NON consigliamo), se è necessario effettuare un rimborso dovrai gestirlo direttamente dal modulo di prenotazione in AvaiBook.
Sincronizzazione completa con Booking :
Con questa versione di sincronizzazione, la gestione automatica della politica di cancellazione tramite AvaiBook è obbligatoria (a condizione che si addebitino le prenotazioni Booking con AvaiBook).
Se l'ospite cancella entro il periodo di cancellazione gratuita previsto (secondo la politica di cancellazione che hai configurato in AvaiBook), il sistema restituirà automaticamente l'importo dell'anticipo riscosso, senza bisogno di alcuna azione da parte tua.
Prenotazioni XML Expedia e Vrbo
In caso di prenotazioni da questi due portali, i rimborsi non possono essere effettuati automaticamente da AvaiBook, quindi sarà il proprietario ad effettuare manualmente il rimborso dai dettagli della prenotazione.
Come posso effettuare un rimborso manuale?
Se desideri rimborsare parte o tutto l'importo addebitato per una prenotazione, puoi farlo dai dettagli della prenotazione.
Vai al menu Pianificazione > Prenotazioni e cerca la prenotazione specifica.
Se si desidera restituire l'acconto per una prenotazione AvaiBook Engine, la prenotazione dovrà essere cancellata, non sarà possibile farlo per le prenotazioni ancora confermate;
Accedi alla prenotazione cliccando sull'ID corrispondente:
Clicca sull' ID della prenotazione per visualizzare la scheda della stessa, ti troverai nella sezione "Riscossioni BDP".
Vedrai una linea per ogni operazione realizzata. A destra troverai la sezione Azioni.
Clicca sulla freccina rossa Restituisci. Si aprirà la schermata in cui leggerai "Restituisci":
cegli l’importo che desideri rimborsare e clicca sul tasto Restituisci.
In questa schermata troverai la carta di credito con cui il tuo ospite effettuò la prenotazione e alla quale si farà il rimborso. Potrai scegliere l'importo da rimborsare, in modo completo o parziale (ad esempio se volessi rimborsare tutto meno le commissioni) e cliccare su Restituisci.
Se il tuo saldo disponibile in AvaiBook è sufficiente per il rimborso, ti informeremo che è andato a buon fine.
Se non hai saldo disponibile o esso non è sufficiente per effettuare il rimborso, il sistema mostrerà una schermata per effettuare la ricarica del tuo saldo in AvaiBook. Vedrai l'importo che dovrai ricaricare con la tua carta di credito (1). Per default si mostra la carta di credito che hai già registrato nella sezione I miei dati in AvaiBook, ma potrai scegliere di aggiungerne un'altra per questa operazione in concreto dove effettueremo l'addebito dell'importo da rimborsare al tuo ospite (2). Infine dovrai cliccare su Pagamento sicuro con carta di credito
Una volta terminato, il sistema ti indicherà se l'operazione è stata realizzata con successo. Inoltre potrai controllare l'operazione nel menù Contabilità > Movimenti
Cosa faccio se il rimborso mi dà errore?
Se l'errore che viene mostrato è "Errore 102: operazione non consentita dalla banca" dovrai verificare se la carta di credito che stai utilizzando per effettuare il rimborso al tuo ospite abbia saldo sufficiente, sia attiva e che sia abilitata per pagamenti online.
Se viene mostrato un altro tipo di errore è possibile si tratti di un problema puntuale di Redsys. Non riprovare a effettuare l'operazione varie volte.
Se l'errore persiste contattaci e ti aiuteremo a risolvere
Come posso assegnare i colori alle mie prenotazioni?
Con questo strumento potrai etichettare tutte le tue prenotazioni in modo da poter controllare visivamente tramite colori se una prenotazione, ad esempio, è addebitata, o in attesa di pagamento, se ha un'attività contrattata, o qualsiasi nota che velocizzi visivamente la tua gestione. Potrai configurare fino a otto etichette con le informazioni che più ti interessano. Questa funzionalità sarà disponibile per i piani Premium, Leader e Pro.
Come configuro le etichette?
Per iniziare ad utilizzare questa funzionalità dovrai assegnare un nome alle diverse etichette colorate entrando in Pianificazione > Calendario, e facendo clic sul tasto Colori nella parte superiore destra.
Una volta configurata la legenda dei colori, dovrai semplicemente assegnare a ciascuna delle tue prenotazioni un'etichetta per identificarle. Si può fare in due modi diversi:
Inserire l'etichetta nella scheda di prenotazione
Da Pianificazione-->Prenotazioni, puoi accedere ai dettagli della tua prenotazione, e nell'area destra dello schermo, sopra le date e l'alloggio, puoi etichettare la prenotazione con un colore.
Inserire le etichette dal calendario:
Da Pianificazione > Calendario facendo clic su una prenotazione apparirà una finestra con le informazioni principali della prenotazione e nella parte destra troverai un tasto con una etichetta, semplicemente assegna il colore che desideri.
Potrai inoltre filtrare le tue prenotazioni per colore da Pianificazione > Prenotazioni e scegliere come criterio di ricerca la voce Colori.
Come modifico o aggiungo i dati dei miei ospiti?
Se desideri modificare o aggiornare i dati dei tuoi viaggiatori su una prenotazione confermata, sia che tu l'abbia creata manualmente o che l'abbia ricevuta online, puoi farlo accedendo ai suoi dettagli. dal menu Pianificazione -> Prenotazioni, ricercando la prenotazione specifica e cliccando sul suo ID per accedere alla scheda.
È possibile modificare nome, cognome, email, telefono e occupazione
Alla fine clicca su Salva.
Puoi anche creare la schedina degli alloggiati per il posteriore invio alla Polizia.
È possibile compilare i dati mediante 3 opzioni:
Condividendo un link con i tuoi ospiti dal quale potranno inserire tutti i loro dati(1)
Richiedendo i dati via mail, per cui l'ospite che ha effettuato la prenotazione riceverà una mail dalla quale potrà compilare i suoi dati e quelli di tutti gli altri componenti (2)
Compilando tu stesso manualmente i dati degli ospiti (3).
Come posso inviare il codice di accesso all'alloggio?
Se i tuoi ospiti possono accedere all'alloggio mediante un codice 🔢 o hai una serratura elettronica per sostituire le serrature tradizionali, dovrai condividere un codice numerico con loro.
Dovrai configurare questo codice per ogni prenotazione: per fare ciò dovrai accedere ai dettagli della stessa dalla sezione Pianificazione > Prenotazioni. Ti basterà cliccare sulla terza opzione che trovi nella parte superiore della schermata "Fast check in" e aggiungere il codice di accesso.
Per condividere i codici di accesso in modo automatico con i tuoi ospiti delle prenotazioni confermate, dovrai configurare delle email automatiche o SMS in cui inserire il parametro #codice_accesso# affinché si completi automaticamente con questa informazione.