Fast Check-in è una soluzione personalizzata, integrata per tutte le prenotazioni e progettata per farti risparmiare tempo durante la registrazione dei tuoi ospiti e il successivo invio al portale alloggiati della Polizia.

Con l'obbiettivo di semplificare la gestione di una delle attività più impegnative da svolgere, abbiamo implementato le seguenti funzionalità:

Potrai anticipare il check-in dei tuoi ospiti chiedendo loro di registrare automaticamente o manualmente i loro dati personali prima dell'arrivo. In questo modo dovrai solo verificare la loro identità il giorno del check-in e gli ospiti non dovranno attendere.

Le schedine alloggiati saranno generate automaticamente con i dati inseriti da ogni ospite. Sarà inoltre possibile stamparli, salvarli in formato PDF o riceverli via mail.

Non sarà più necessario stampare le schedine alloggiati. Gli ospiti potranno apporre la loro firma digitale direttamente sul tuo tablet, Pc o smartphone.

Potrai inviare le schedine alloggiati con un solo clic. Ti basterà inserire i tuoi dati d'accesso nella sezione della configurazione del Fast check-in e marcare il check-in come terminato nella scheda della prenotazione, prima di effettuare l'invio.

Per accelerare il processo di completamento dei dati dei viaggiatori, potrai scannerizzare i documenti d'identità in modo semplice e veloce. *Disponibile con il nostro piano Pro.

Lo troverai nella scheda del tuo alloggio, accedendo alla sezione Alloggi > Le mie strutture. Una volta scelto l'alloggio, in alto a destra apparirà la scheda Fast Check-in.

Dovrai configurare l'avviso che riceverà l'ospite principale della prenotazione e come i dati verranno mandati al portale alloggiati.

Nella prima parte della configurazione, potrai scegliere tra un template personalizzato o avvalerti di quelli già predefiniti su AvaiBook:

Successivamente potrai configurare come vuoi gestire l'invio della richiesta al tuo ospite:

Nella seconda parte della configurazione potrai indicare in quale organizzazione ufficiale sei registrato.

È necessario che la struttura sia registrata nel portale alloggiati Web. Nella sezione Ente di registrazione dovrete indicare Polizia di Stato.

Inserisci le credenziali d'accesso del Portale alloggiati:

Aggiungere User (ID di accesso ad Alloggiati Web), Password e WS Key.

Dovrai fare l'accesso nella vostra area personale di Alloggiati Web.

Una volta effettuato l'accesso tramite Codici, generare la Web Key è molto semplice

Clicca in alto a destra sull’icona del tuo profilo. Poi, clicca su Chiave Web Service. Nella schermata che si apre , clicca su Genera Nuovo Codice. Questo codice è la tua Web Key.

Non dovrai fare altro che copiarla e incollarla nella configurazione.

In base a come è stato registrato l'alloggio su Alloggiati Web, il codice dell'alloggio può essere configurato.

Potrai trovare il Codice dell'alloggio nella sezione Appartamenti > Elenco, sul portale alloggiati.

Scegliere l'indirizzo e-mail dove si desidera ricevere i moduli dei viaggiatori

Ogni volta che si indica di aver completato una registrazione, si riceverà una copia in formato PDF nell'e-mail che si fornisce. In questo modo, avrai sempre una copia di tutti i tuoi check-in.

È necessario compilare con gli stessi dati che sono stati inseriti presso l'ente in cui si è registrati.

È obbligatorio annotare i seguenti punti:

Quando hai finito tutto clicca sul pulsante SALVA in fondo alla pagina.

Il lettore di carte d'identità consente di ottenere automaticamente i dati personali dell'ospite utilizzando la fotocamera del dispositivo per completare più rapidamente il processo di check-in.

Dalla versione mobile, entra nella schermata dei dettagli della prenotazione e clicca sulla scheda del fast check-in , l'icona associata è una valigia. Quindi seleziona l'opzione per aggiungere un ospite.

Selezionare l'opzione Scansione del documento:

Selezionare il tipo di documento da scansionare:

Potrebbe essere richiesto il permesso di accedere alla telecamera:

Mostrare alla fotocamera il lato dell'ID contenente il codice MRZ.

​Verifica dei dati dei tuoi viaggiatori al loro arrivo

Verifica che abbiano compilato correttamente i loro dati. In caso di dati mancanti o inseriti in modo errato, è possibile modificarli dalla matita alla destra di ogni ospite.

I viaggiatori devono firmare il modulo di check-in.

I tuoi ospiti potranno firmare direttamente dal loro modulo di registro inviato previa configurazione.

Puoi realizzare il check in dal tuo computer oppure dal tuo cellulare o dal tuo tablet in modo presenziale. Potrai salvare il check in con formato PDF, riceverne una copia per e-mail e, naturalmente, stamparlo.

Dopo aver verificato l'identità dei tuoi viaggiatori e aver ricevuto le loro firme, dovrai informare le Forze dell'Ordine caricando il file nel Portale Alloggiati.

Ricorda di indicare Registrazione degli ospiti completata una volta ottenuti tutti i dati.

In questo modo, se precedentemente avevi configurato l'opzione "ricevere una mail" dalla schermata dell'alloggio, riceverai una copia dei moduli, e mostreremo il fast check in come completato nella lista delle prenotazioni accanto all'occupazione, segnandolo con una spunta verde (vedrai una clessidra se invece è incompleto).

Se nella configurazione Fast check-in a livello di alloggio hai configurato l'opzione di invio automatico, al termine della giornata di check-in, il sistema invierà automaticamente gli ospiti registrati e contrassegnerà il check-in degli ospiti come completato

Dalla sezione Pianificazione>Prenotazioni>Cerca è possibile vedere il riepilogo e lo stato del file:

Se non hai configurato l'invio automatico alla Polizia, hai la possibilità di inviarlo manualmente o di esportare il file da caricare sul portale alloggiati. lo troverai nella schermata dei dettagli della prenotazione una volta attivato il pulsante di "Registrazione degli ospiti completata"

Questo è un esempio della scheda Fast Check-in da cui è possibile gestire il check-in dei propri ospiti.

1. Dati del viaggiatore principale, sarà colui che riceverà le richieste per completare le informazioni di check-in e condividerle con gli altri viaggiatori.

2. Gli ospiti, mostreremo i dati del viaggiatore man mano li sta inserendo

3. Richiedi informazioni ai tuoi ospiti, attraverso questi pulsanti invieremo delle richieste al viaggiatore principale per completare i dettagli del check-in.

4. Aggiungi ospite, è sempre possibile aggiungere manualmente i dati di ogni ospite

5. Modifica, cancella o firma i dati di un singolo ospite

6. Attiva il pulsante "Registrazione degli ospiti completata" cliccalo solo dopo aver completato il check-in, riceverai un'e-mail con i moduli di check-in.

Utilizzando il Fast Check-in di AvaiBook sia automaticamente che manualmente, potrai richiedere ai tuoi ospiti di completare in anticipo, rispetto alla data di arrivo, i dati necessari per il check-in.

​Vuoi vedere come lo fanno?

I tuoi viaggiatori riceveranno un'e-mail con un link diretto alla loro scheda di check-in, come si vede di seguito:

In questo esempio si può vedere il modulo con tutti i dati ancora da compilare.

In questo esempio il modulo e già compilato con tutta l'informazione necessaria per l'invio , serve; come ospite, cliccare sul pulsante "Salva" per poter concludere la registrazione dei dati.

Uno degli ospiti dovrà essere l'intestatario (normalmente è la persona che ha realizzato e pagato la prenotazione). Ognuno degli ospiti* dovrà completare i dati principali:

I dati possono essere salvati in ogni momento, senza necessariamente aver completato tutti i campi. In questo modo, il viaggiatore potrà scegliere il momento più idoneo per continuare a completare le informazioni, senza dover perdere quelle già inserite.

È possibile condividere facilmente il modulo da compilare con tutti gli ospiti:

In questo modo, ogni ospite potrà compilare i propri dati, agilizzando il processo.

In più, ognuno dei viaggiatori sarà in grado di inserire i propri dati, rendendo il processo molto più veloce.

Una volta completati i dettagli di tutti i partecipanti, è possibile marcare il processo come TERMINATO e inviare il modulo.

Dopo che l'ospite avrà eseguito questa azione, si riceverà un avviso e i dati saranno registrati in AvaiBook.

Se si fossero confusi, nessun problema, potranno modificare questi dati entrando nuovamente nel link che avevano precedentemente utilizzato, e rinviare i dati corretti-.

1️⃣ Quali sono i passi da seguire in un check-in?

2️⃣ Tutti i dati devono essere completi?

3️⃣ Perché il link da cui i miei viaggiatori inseriscono i loro dati non funziona?

4️⃣ Il modulo di registrazione è stato inviato?

5️⃣ Come faccio a capire qual è stato l'errore di invio?

6️⃣ Come posso inviare nuovamente la registrazione una volta che l'errore è stato corretto?

1- Registrazione degli ospiti automatica: Configurato in automatico, l'invio avviene ogni ora dopo il check in della prenotazione.

2- Registrazione degli ospiti semiautomatica: Dovrai Attivare il pulsante per la Registrazione degli ospiti completata (il processo di invio viene eseguito ogni ora dopo il check in).

3- Invio registro alla polizia: Puoi scaricare il registro e anche cliccare sul pulsante per inviare direttamente alla Polizia.
​

Quando i viaggiatori arriveranno e controllerete i dettagli, dovrete assicurarvi che tutti i dati richiesti dalla vostra forza di sicurezza siano completi.

Quando si invia l'e-mail di richiesta di registrazione da AvaiBook, alcuni portali non leggono correttamente le informazioni. Se il vostro viaggiatore clicca sul link e la pagina non funziona, ditegli di copiare l'intero URL e incollarlo nel suo browser e sarà in grado di completare i dati.

È possibile controllare globalmente i record inviati dalla sezione Pianificazione-->Prenotazioni utilizzando i filtri di ricerca o la ricerca rapida:

Dal filtro di prenotazione, quando si passa il mouse sulla X rossa, viene visualizzato un messaggio che specifica l'errore di invio. Allo stesso modo si può vedere entrando nella sezione corrispondente “Ospiti e check in” della prenotazione.

Una volta che l'invio è fallito, è necessario rivedere il motivo e correggerlo:

Deselezionare la opzione "Registrazione degli ospiti completata"

Modificare le informazioni errate o completare quelle mancanti

Selezionare nuovamente la opzione "Registrazione degli ospiti completata"

Rinvio al portale della polizia, se applicabile (configurazione manuale)