AvaiBook ti offre la possibilità di configurare vari modelli di email personalizzate che si invieranno in modo automatico ai tuoi ospiti quando ne avrai bisogno. Potrai cosí offrire un'attenzione personalizzata e risparmierai tempo.
Configurazione dei templates
Accedi al menù Conversazioni > Emails Automatiche
Clicca su Crea modello
Assegna un nome al modello
Completa l'oggetto della email e inserisci il contenuto della stessa.
Dettagli importanti per la configurazione:
Nome al modello: sarà visibile solamente per te dalla piattaforma.
Attivare o disattivare il modello. Se disattivi un modello non si invierà anche se lasci configurate le sue regole di invio.
Oggetto: apparirà nell'email inviata.
Corpo del messaggio: ti suggeriamo di fare uso dei parametri che verranno sostituiti dalle informazioni reali della prenotazione.
Digitando nel testo il simbolo # verranno mostrati tutti i parametri disponibili.
Allegato: Potrai allegare un file in formato PDF di un massimo di 1 MB. Con il Piano Pro, è possibile anche allegare il contratto di locazione. Gli allegati in PDF non verranno accettati da portali come Booking o Airbnb per restrizioni dei portali. Tuttavia, è possibile condividere un link al documento se questo è stato precedentemente caricato su una piattaforma di condivisione file come Google Drive, Dropbox, OneDrive o WeTransfer. Ti spieghiamo in che modo:
Come aggiungere link in un'e-mail?
Come aggiungere link in un'e-mail?
Inoltre, puoi inviare un’email di prova al tuo indirizzo per verificare il modello. Tieni presente che:
L’invio della prova verrà effettuato con il contenuto che hai inserito al momento nelle sezioni Oggetto dell’email, Descrizione e Allegato.
I parametri inclusi nell’invio di prova conterranno dati fittizi per permetterti di verificare il risultato finale.
Ricorda di salvare il modello, altrimenti le modifiche andranno perse.
Non verranno inclusi file allegati nell’invio di prova.
Ricorda che se alleghi un contratto, non potrai aggiungere altri file e gli eventuali allegati già presenti verranno eliminati. Inoltre, non è possibile inviare un contratto come allegato prima del check-in: l’ospite dovrà firmare al momento del check-in e la firma verrà utilizzata anche per il contratto. Per questo motivo, ti consigliamo di impostare l’invio automatico dell’email per una data successiva al check-in.
Come configurare le regole di invio delle email
Accedere al menu Conversazioni > Email.
In ogni modello, fare clic sull'icona dell'occhio nella colonna “Regole” per configurarle.
Si aprirà una finestra in cui è possibile aggiungere o modificare le regole. Ricordarsi di salvare le modifiche.
Per il destinatario,nel caso si tratti del viaggiatore, utilizzare il parametro #email_viajero#. È inoltre possibile aggiungere una copia o una copia nascosta.
Se si dispone del piano Pro, è possibile personalizzare ulteriormente i destinatari utilizzando #email_cliente# per il proprietario della struttura o #email_usuario# per il dipendente.
A seconda del vostro piano, selezionate gli host e i canali a cui applicare il modello.
Ciò consente di gestire l'invio di e-mail automatiche in modo più preciso e personalizzato.
Come impostare una lingua predefinita?
È possibile impostare una lingua predefinita e, nel caso in cui non ci sia un modello nella lingua di invio, verrà inviato il modello associato a questa lingua.
Parametri per la personalizzazione delle email
Quando si creano modelli di e-mail o contratti, è possibile personalizzarli con parametri. Questi parametri vengono automaticamente sostituiti dai dati della prenotazione quando vengono inviati. Per includere un parametro, digitare # e selezionare il parametro desiderato dall'elenco che appare.
Di seguito è riportato l'elenco di tutti i parametri disponibili
Clicca per conoscere i parametri disponibili
Clicca per conoscere i parametri disponibili
#anticipo#: importe pagato in anticipo della prenotazione
#c_identità_passaporto_turista#
#cap_turista#
#campo_aggiuntivo_1#
#campo_aggiuntivo_2#
#campo_aggiuntivo_3#
#campo_aggiuntivo_4#
#campo_aggiuntivo_5#
#citta_turista#
#cliente#: proprietario creato da te nella sezione i miei clienti
#codice_accesso#
#commissioni_definite#
#condizioni_di_prenotazione#
#collegamento_fastcheckin#: link al form per i dati del check in automatico
#d_arrivo#
#d_partenza#
#d_prenotazione#
#deposito#
#direccion_viajero#: indirizzo dell'ospite
#email_cliente#: email proprietario creato da te nella sezione i miei clienti
#email_turista#
#extra#
#id_prenotazione#
#importo_prenotazione#
#importo_saldo#
#indirizzo_struttura#
#lingua_prenotazione#
#localita#: locali`tà della struttura
#mappa_alloggio#
#metodo_pagamento#
#nome_alloggio#
#nome_turista#
#nome_unità#
#note_interne#
#numero_notti#
#occupazione#
#ora_check_in#
#ora_check_out#
#origine_prenotazione#
#osservazioni_turista#
#riferimento_id#: codice della prenotazione del portale di origine
#societa_turista#
#tel_turista#
#telefono_cliente#: telefono del proprietario creato da te nella sezione i miei clienti
#url_conversazione#
#url_ricevuta#: URL del voucher della prenotazione
#tassa_di_soggiorno#
#importo_in_sospeso#
#importo_programmato#
#importo_totale_riscosso#
Nei parametri dei campi aggiuntivi verranno visualizzate le informazioni aggiuntive richieste dal motore di prenotazione, configurate nella scheda Opzioni di prenotazione all'interno della scheda alloggio:
Le email inviate si salvano nella sezione Conversazioni > Pannello
ed anche nella scheda della prenotazione, all'interno della tendina dedicata alle Conversazioni
In questi link troverai qualche esempio di template a cui poterti ispirare.
Impara con i tuoi tempi, ovunque tu sia. Insieme possiamo crescere!